Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей представленных на рисунке 4:
Рис. 4. График эффективности внедрения СЭД
К первой группе эффектов относятся:
· Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).
· Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
· Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
· Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
· Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступна более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
· Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
· Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.
Вывод
В этой главе был произведен анализ рынка и обоснование выбора СЭД, а так же описана эффективность автоматизации документооборота. Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу.
Заключение
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Целью данной курсовой работы являлось выявление эффективности автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Изучение понятия "системы электронного управления документами" помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, "системы электронного документирования", "системы электронного документооборота", "корпоративные системы электронного управления документами".
Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.
Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.
Список литературы
1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. - №7. – С.57-59
2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40-47
3. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2008. - №9. – С.92-95
4. Корюкин Ю. // Управление компанией. – 2009. - №12. – С.63-66
5. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006.- №3– С.63-69
6. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №10. – С.20-21
7. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. - №3. – С.26-27
8. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №11. – С.44-46
9. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №8. – С.87-91
10. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.–2008.- №12. – С.26-28
11. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. – М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.
12. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. - №1. – С30-43
13. Якобсон, И. "Локальное" решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – 2008. - №4. – С52
14. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59
15. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47
16. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. - 2008. - №9. - С.92-95
17. Корюкин Ю. // Управление компанией. - 2009. - №12. - С.63-66
18. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006.- №3- С.63-69
19. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №10. - С.20-21
20. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27
21. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46
22. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91
23. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.-2008.- №12. - С.26-28
24. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.
25. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43
Размещено на Allbest.ru