Результаты подбора значений заработной платы

 

Фонд заработ­ной платы, р.

Долж­ность

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Курьер

?

?

?

?

?

?

Млад­ший ме­неджер

')

?

?

?

?

?

1 фонд заработ­ной платы, р-

Долж­ность

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Зарплата сотруд­ника

Менед­жер

?

?

?

?

?

?

?

Зав. от­делом

?

?

?

?

?

?

Главный бухгал­тер

?

?

?

?

?

Прог­раммист

?

?

?

?

Систем­ный анали­тик

?

?

?

?

Ген. ди­ректор

?

?

?

?

 

Рис. 4. Специальная вставка значений данных

Защита практического занятия: задачи 1. 2, 3.

По результатам расчетов сформулируйте выводы

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 5

Тема: СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И КОНСОЛИДАЦИЯ

ДАННЫХ В MS EXCEL

Цель занятия. Изучение технологии связей между файлами и консолидации данных в MS Excel.

Перед началом занятия необходимо знать: теорию работы с файлами в программе MS Excel..

После окончания занятия необходимо уметь: осуществлять связи между файлами и консолидацию данных в MS EXCEL.

Оборудование: ПК, программа MS EXCEL.

Постановка задачи: изучить создание связей между файлами и консолидацию данных в MS Excel.

Порядок работы

Задание 1. Задание связей между файлами.

 

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.

2. Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу (рис. 1). Введите исходные данные (Доходы и Расходы):

Доходы = 234,58 р.;

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыли: Прибыль = Доходы - Расходы. Со­храните файл под именем «1 квартал».

3. Создайте таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу (см. рис. 1) в виде нового файла. Для этого создайте новый до­кумент (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок таблицы и измените исходные данные:

Доходы = 452,6 р.; Расходы = 125,8 р.

Обратите внимание, как изменился расчет прибыли. Сохрани­те этот файл под именем «2 квартал».

4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образ­цу (см. рис. 1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать) и скопируйте таблицу отчета о прода­же за первый квартал, после чего подправьте заголовок таблицы _и в колонке «В» удалите все значения исходных данных и резуль­таты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

 

 

Рис. 1. Задание связей между файлами

 

5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал» и «2 квартал».

 

Краткая справка. Для связи формулами файлов Excel вы­полните следующие действия: откройте все три файла; начните ввод формулы в файле-клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета «Доход за полугодие»).

формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или диапазона ячеек из другого файла (файла-источника), щелкните мышью по этим ячейкам, при этом расположите окна файлов на экране так, что­бы они не перекрывали друг друга.

Полный адрес ячейки состоит из названия рабочей книги в квадратных скобках, имени листа, восклицательного знака и ад­реса ячейки на листе.

В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для расчета полугодо­вого дохода имеет вид:

= '[1 квартал.хк]Лист1'!$В$3 + '[2 квартал.хк]Лист1'!$В$3.

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли, используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы представлены на рис. 28.1. Сохраните текущие результаты расчетов.

Примечание. Если файл-источник данных закрыт, в фор­муле, которая на него ссылается, будет указан весь путь до этого файла.

Задание 2. Обновление связей между файлами.

 

Порядок работы

1. Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

2. Измените значение «Доходы» в файлах первого и второго Квартала, увеличив значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 334,58 р.;

Доходы 2 квартала = 552,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

3. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием Файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увели­читься на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновле­ния связи, вам приходится выполнять это действие вручную.

 

Рис. 2. Ручное обновление связей между файлами

4. Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

5. Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и измените исходные данные «Доходы», увеличив еще раз значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 434,58 р.;

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

6. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи, нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка выбе­рите команду Связи, появится окно (рис. 2), в котором пере­числены все файлы, данные из которых используются в активном файле «Полугодие».

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полу­годие», выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и проследите, как изменились данные файла «Полугодие». Анало­гично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить. Проследите, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание. При изменении данных в нескольких исход­ных файлах обновление связи производится для каждого файла.

Задание 3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммиро­вание, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц и все формулы Excel строятся автоматически.

 

 

Рис. 3. Консолидация данных

 

Порядок работы

1. Откройте все три файла Задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке «В» удалите все численные значения тайных. Установи­те курсор в ячейку ВЗ.

2. Выполните команду Данные/Консолидация (рис. 3). В появив­шемся окне Консолидация выберите функцию — «Сумма».

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диа­пазон ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2 квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис. 3). В списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное сум­мирование данных за первой и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 4.

 

 

Рис. 4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Дополнительное задание

Задание 4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Порядок работы

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал по образцу (рис. 5). Произведите расчеты и со­храните файл с именем «3 квартал».

2. Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отде­лам за четвертый квартал по образцу (рис. 6). Произведите рас­четы и сохраните файл с именем «4 квартал».

3. Создайте новую электронную книгу. Наберите название таб­лицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите курсор в ячейку A3 и проведите консолидацию за третий и чет­вертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните ко­манду Данные/Консолидация. В появившемся окне Консолидация данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квар­тал» и A3:D6 файла «4 квартал» (рис. 7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает в себя имена столбцов и строк таб­лицы.

 

 

Рис. 5. Исходные данные для третьего квартала Задания 4

 

 

Рис. 6. Исходные данные для четвертого квартала Задания 4

 

 

Рис. 7. Консолидация неоднородных таблиц

 

В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте галочку): подписи верхней строки; значения левого столбца;

создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

Рис. 8. Результаты консолидации неоднородных таблиц

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных (рис. 8). Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки управления контуром (иерархической струк­турой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.