Информационное хранилище — предметно-ориентированная, интегрированная, содержащая данные, накошенные за большой интервал времени, автоматизированная система, предназначенная для поддержки принятия управленческих решений.
Применение технологии «клиент-сервер» не дает желаемого результата для анализа данных и построения систем поддержки и принятия решений. Это связано с тем, что базы данных, которые являются основой технологии «клиент-сервер», ориентированы на автоматизацию рутинных операций: выписки счетов, оформления договоров, проверки состояния склада и т. д., и предназначены, в основном, для линейного персонала.
Для менеджеров и аналитиков требуются системы, которые бы позволяли:
• анализировать информацию во временном аспекте;
формировать произвольные запросы к системе;
обрабатывать большие объемы данных;
интегрировать данные из различных регистрирующих систем.
Решением данной проблемы стала реализация технологии информационных хранилищ (складов данных).
Основное назначение информационного хранилища — информационная поддержка принятия решений, а не оперативная обработка данных. Технология информационного хранилища обеспечивает сбор данных из существующих внутренних баз предприятия и внешних источников, формирование, хранение и эксплуатацию информации как единой, хранение аналитических данных в форме, удобной для анализа и принятия управленческих решений.
Принцип, положенный в основу технологии информационного хранилища, заключается в том, что все необходимые для анализа данные извлекаются из нескольких локальных баз, преобразуются посредством статистических методов в аналитические данные, которые помещаются в один источник данных — информационное хранилище.
В процессе перемещения данных из локальной базы данных в информационное хранилище выполняются следующие преобразования:
очищение данных — устранение ненужной для анализа информации (адреса, почтовые индексы, идентификаторы записей и т. д.);
агрегирование данных — вычисление суммарных, средних, минимальных, максимальных и других статистических показателей;
преобразование в единый формат — производится в том случае, если одинаковые по наименованию данные, взятые из разных внешних и внутренних источников, имеют разный формат представления (например, даты).
Системы электронного документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные принципы электронного документооборота:
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Примеры: Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".