Понятие «нормативные документы»: нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативным документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.
Информационно-документационное обслуживание является наиболее ответственной частью работы и обычно занимает большую часть рабочего времени секретаря. Чтобы документовед или секретарь работали профессионально, прежде всего, ему необходимо создать отдельную папку с законодательно-нормативными актами и нормативно-методическими документами, регламентирующими как процесс создания документов, так и работу с ними.
В настоящее время регламентация документирования организации и технологии ДОУ ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации:
Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом».
Гражданский кодекс Российской Федерациирегулирует гражданские взаимоотношения, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.
Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне" (в нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90.
6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (№ 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п.1 стоят «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях».
Вопросам защиты персональных данных посвящена, и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 – «Защита персональных данных работника»).
Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Как видно из дефиниций, в Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспеченияустанавливает принципы и правила, единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Цель ГСДОУ: упорядочение документооборота организации, сокращение количества и улучшение качества документов, создание благоприятных условий для использования технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершение аппарата управления в целом.
Табель унифицированных форм документов учреждения - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс РоссийскойФедерации, устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также таких документов, как трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявления работника, приказы работодателя, издаваемые в случаях оформления приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Трудовой кодекс закрепляет такую норму документирования, как обязанность работодателя выдавать работнику не позднее трех дней со дня подачи заявления копии документов, связанные с его работой (копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.).
Устав НМДТ РТ им. В. Кок-оола. Театр возглавляет на основе единоначалия директор, являющийся руководителем Театра, назначаемый на должность министром культуры, осуществляющий свою деятельность на основании трудового договора.
Полномочия директора:
· осуществляет текущее руководство театром;
· осуществляет прием и увольнение работников Театра;
· заключает трудовые и гражданско – правовые договоры от имени Театра
· выдает доверенности для представления интересов Театра перед третьими лицами;
· открывает в банках и других кредитных организациях расчетный и иные счета Театра;
· утверждает штатное расписание Театра;
· издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Театра;
· представляет в установленные сроки все виды отчетности.
Директор обязан соблюдать действующее законодательство, а также обеспечивать его соблюдение при осуществлении театром своей деятельности.
Коллективный договор НМДТ РТ им. В. Кок-оола заключен в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее ТК), Закона РФ «О коллективных договорах и соглашениях» Уставом учреждения и другими нормативными актами Российской Федерации с целью эффективного регулирования социально-трудовых отношений в ГБУ «Национальный музыкально-драматическом театре Республики Тыва им. В. Кок-оола» (далее Театр), предоставления всем участникам трудовых отношений равных возможностей в защите своих интересов, обеспечения социальной стабильности в коллективе и создания условий для нормальной деятельности, творческого и экономического развития театра.
Работники реализуют право на труд путем заключения трудового договора о работе в Тувинском государственном музыкально-драматическом театре им. В. Кок-оола.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, настоящим договором, соглашениями, локальными нормативными актами и Трудовым договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную соглашением трудовую функцию, соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовые отношения при поступлении на работу закрепляются письменным трудовым договором. Трудовой договор может быть заключен как на неопределенный, так и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается с работниками в случаях, предусмотренных ст. 59 ТК РФ, в том числе с творческими работниками Театра, согласно постановления Правительства Российской Федерации от 28.04.2007г. №252, на срок от одного театрального сезона до пяти лет. С совместителями срочный договор заключается в обязательном порядке сроком на один театральный сезон. При приеме на работу Работодатель обязан ознакомить Работника, а Работник обязан ознакомиться с настоящим коллективным договором, а также действующими в Театре Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции Работника.
Должностная инструкция работника отдела кадров. Она как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. №9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
· ведение учета личного состава театра;
· оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя театра;
· разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций и инструкций;
· заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
· выдача необходимых справок для работников;
· ведение учета предоставления отпусков работникам;
· составление отчета о работе с кадрами;
· представление поименного списка застрахованных лиц в Пенсионный Фонд РТ;
· подача сведений о вакансиях и трудоустройстве инвалидов по установленной форме в Центр занятости население г. Кызыла;
· руководство работой архивариуса и зав. канцелярией;
· ведение табеля учета административно – управленческого персонала.
Начальник отдела кадров должен знать:
· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела кадров;
· нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
· основы экономики, организации труда и управления;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Ведение трудовых книжек. Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановление Министерства труда России от 10 октября 2003 г. №69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.
Таким образом, существующая нормативно-законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. На всех этапах работы с документами делопроизводителю и работнику отдела кадров помогут нормативно-методические документы и нормативы времени, в которых описан порядок рациональной организации каждого этапа. Выполнение требований нормативно-методических - это гарантия правильной работы с документами.