По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использование средств вычислительной техники).
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней страницы книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно.
Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета. Однако, в последнее время, в связи с резким увеличением информационного потока процесс его обработки замедляется: привлечь несколько бухгалтеров для регистрации и обработки информации в одной книги невозможно, как невозможно сделать записи в книги с помощью ЭВМ. Это значительно сужает сферу применения данного вида учетных регистров на крупных и средних предприятиях.
Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.
В отличие от бухгалтерских книг карточки не скреплены между собой, поэтому записи в карточках могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ПЭВМ.
В зависимости от нужд управления и учета карточки позволяют «механически» перегруппировывать находящуюся в картотеке информацию (например карточки могут быть расставлены в алфавитном порядке, по видам продукции (материалов) и так далее.
Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистра. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждый вновь открываемой карточки присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.
Сводные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что храниться в папках. Достоинства и недостатки – те же, что и у карточек.
Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ПЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.
По назначению (видам записи) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Записи в хронологических регистрах производятся в календарной последовательности. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет. К хронологическим регистрам относят например, кассовая книга, ведомость отгрузки и реализации продукции, журнал по учету расчетов с поставщиками, журнал регистрации хозяйственных операций.
В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета.
В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операции с помощью системы счетов.
Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнале №1 по счету «Касса») или его отдельно составляющим (например, в журналах ордерах регистрации и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов.
В комбинированных учетных регистрах хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса». Кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счета 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счета (расход).
В журнале-ордере №6 регистрируются не только поступления материальных ценностей и услуг от подрядчиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности (услуги) записывают в дебет определенных счетов (07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство») с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
По степени обобщения информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.
Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Записи в таких регистрах делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом (например Главная книга, журнал-ордер №1).
Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета, лицевой счет работника).
Комбинированные или комплексные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели.
Поэтому отпадает необходимость сверки итогов по аналитическому и синтетическому счету.
К комбинированным регистрам относятся, например, журнал-ордер №6, где по строкам приводятся аналитические данные в разрезе отдельных поставщиков по каждой поставке, по графам и итоговым строкам – данные по дебету синтетических счетов07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство» с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналогичными комбинированными регистрами являются журнал-ордер №7 по расчета с подотчетными лицами (счет 71), журнал-ордер № 8 по расчетам с разными дебиторами и кредиторами (счета 68,75,76).
По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двухсторонние и многографные.
В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как например, в кассовой книги, в журнале регистрации хозяйственных операций).
В двухсторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).
Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении избранной строки и столбца. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.
По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и на месяц (журналы-ордера).
По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.
Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.
Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля итак далее.
Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.
Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов Республики Беларусь, Министерством статистики и анализа Республики Беларусь, отраслевыми министерствами.
В Республике Беларусь активно ведется работа по унификации учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных направления: разработку стандартов по требованиям к форме и содержанию учетных регистров, построение новых форм учетных регистров.