Руководство каждого крупного отечественного предприятия перманентно сталкивается с проблемой получения достоверной, полной и оперативной информации о ситуации на возглавляемом им объекте. Решить эту проблему можно только путем использования информационных технологий, в частности, благодаря внедрению корпоративной информационной системы (КИС). Для многих предприятий, осознавших необходимость внедрения подобной системы, жизненно важными становятся вопросы: с какими проблемами они могут столкнуться в ходе проекта внедрения, каковы ключевые факторы успеха проекта, каковы этапы проекта внедрения и как им управлять для того, чтобы внедренная система отвечала поставленным перед нею задачам и целям.
Данная статья содержит описание тех особенностей, которые присущи проектам внедрения корпоративных информационных систем. Здесь мы постараемся ответить на ряд вопросов практического характера, а именно:
- каковы особенности проектов внедрения управленческих информационных систем;
- каково значение целей внедрения управленческой системы для реализации компанией своей стратегии;
- каковы ключевые факторы успехов и неудач.
- каковы основные этапы проекта внедрения;
- с какими трудностями может столкнуться предприятие, реализующее подобный проект; как правильно организовать внедрение
Особенности проектов внедрения управленческих информационных систем
Проекты внедрения КИС имеют ряд особенностей, отличающих их от других типов проектов. Они вытекают из того факта, что любой такой проект — это по сути дела реорганизация системы управления предприятием. Подобная реорганизация может выглядеть по-разному — от радикальных преобразований до «мягких» вариантов, однако в любом случае проект требует большого внимания, ответственности и тщательности проведения отдельных работ.
Одна из особенностей проектов внедрения КИС — недостаточная ясность всего перечня работ, которые предстоит выполнить в ходе проекта. Безусловно, начиная проект, следует стремиться к как можно более четкому и ясному пониманию структуры работ по проекту. Но, как показывает практика, есть моменты, относящиеся, как правило, к тактическим задачам, которые не могут быть оценены и спланированы однозначным образом до начало проекта.
Отсюда вытекает другая особенность — так называемое «управление изменениями» в ходе проекта. Это означает, что каждый последующий этап довольно сильно зависит от результатов предыдущего. Результаты каждого этапа должны оцениваться и анализироваться, а результаты анализа — использоваться для корректировки плана последующих этапов.
Еще одна особенность — командный подход к реализации проекта. Основную роль в реализации проекта играет проектная группа, состоящая как из сотрудников предприятия, на котором внедряется КИС (из разных подразделений), так и внешних консультантов. Нельзя упускать из виду и роль тех сотрудников, которые не входят в проектную группу (конечных пользователей). Как уже отмечалось, в ходе проекта происходит реорганизация (в той или иной мере) системы управления, и эти изменения затрагивают практически всех работников управленческого аппарата. Люди должны быть готовыми к таким изменениям.
Говоря иными словами, проект внедрения управленческой информационной системы — это не просто внедрение компьютерной программы, а внедрение управленческой концепции, реализация которой стала возможной благодаря вычислительной технике и программному обеспечению, а главное — квалифицированному персоналу.
О целях внедрения
Пожалуй, самым важным моментом, позволяющим предприятию не ошибиться в выборе КИС, является четкое осознание предприятием того, для чего ему нужна такая система. Этот вопрос не так прост, как может показаться на первый взгляд, и поэтому неудивительно, что ответ на него часто вызывает затруднения. В данном случае уместно привести диалог двух персонажей известной сказки Льюиса Кэрролла:
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? — спросила Алиса.
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно... — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
Подобно Алисе многие предприятия на самом деле достаточно плохо (недостаточно четко) представляют чего они хотят достичь в результате внедрения КИС. В связи с этим вполне объяснимы многочисленные дискуссии, какой проект стоит считать успешным. Ибо, как правило, в начале проекта цели определяются не четко и в последствии крайне трудно определить, был ли проект успешным, поскольку нет четких критериев, по которым результат внедрения можно было бы объективно оценить.
То, что иногда выдается за цели, в действительности ими не является, а оказывается лишь небольшими шагами по пути к их достижению. Некоторые консалтинговые компании при обсуждении вопроса о целях проекта внедрения, приводят примеры целей, которые звучат следующим образом "Получать своевременно отчетность". Такая цель, на самом деле, целью не является, причем сразу по двумя причинам. Во-первых, она не является измеримой ни в количественных, ни в качественных показателях. Во-вторых, нет четких критериев ее достижения, включая срок, в течение которого предполагается достижение этой цели.
Перед стартом проекта внедрения КИС, прежде всего, необходимо сформулировать глобальные цели предприятия и определить, куда предприятие хочет прийти как в самое ближайшее время, так и в более далекой перспективе. В соответствии с этим следует спрогнозировать размер компании, объем продаж (в натуральном и стоимостном выражении), численность ее персонала, необходимое оборудование. Эти оценки послужат основой для проработки структуры предприятия (или группы предприятий). Затем следует определить цели на более детальном уровне, после чего станет возможным начать планирование ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей. Далее нужно реально оценить текущее состояние предприятия. Полезно также составить список ключевых параметров, характеризующих достижение поставленных целей.
Как можно заметить, по сути дела речь идет о разработке полномасштабного плана стратегического развития предприятия. Именно на основе такого плана можно смоделировать то, за счет чего будущая система управления сделает работу предприятия более четкой и прозрачной, повысит ее эффективность, сэкономит ресурсы и, в конечном счете, выведет бизнес на качественно новый уровень.
К сожалению, здесь нужно помнить о нестабильности законодательства, непродуманной налоговой системе и других явлениях, затрудняющих стратегическое планирование. Тем не менее, даже в нынешних непростых условиях именно стратегические цели должны стать отправной точкой в выборе корпоративной информационной системы, а сама система должна со временем превратиться в инструмент для достижения этих целей. Основные требования к целям проекта внедрения КИС могут быть сформулированы следующим образом: цели проекта должны соответствовать стратегии компании; цели должны быть измеряемыми; цели должны быть достижимы; цели должны быть распределены во времени.