Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
§ входящие (поступившие в организацию);
§ исходящие (отправляемые из организации);
§ внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
§ Совокупность этих документов образует документооборот организации.
Виды документов по числу затронутых вопросов:
§ простые;
§ сложные.
По ограничению доступа документы разделяются на:
§ секретные;
§ для служебного пользования;
§ несекретные (простые).
Виды документов по способу изложения текста:
§ индивидуальные;
§ трафаретные;
По степени подлинности документы делятся на:
§ подлинники (оригиналы);
§ копии;
§ дубликаты.
По срокам хранения документы делятся на:
§ документы постоянного;
§ долговременного (свыше 10 лет);
§ временного (до 10 лет) хранения.
По способу передачи документов различают:
§ письма;
§ телеграммы;
§ телефонограммы;
§ телексы;
§ факсограммы;
§ электронные сообщения.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
81.Особенности проектирования форм первичных документов. Особенности проектирования форм документов результатной информации.
1)Первичные документыпредназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полнота информации для решения задач, высокая достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.
При проектировании форм первичных документов (рис.5.2) должны учитываться следующие принципы:
- отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
- отсутствие дублирования показателей в документах;
- выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;
- выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов - оснований;
- логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия ╝наименование цеха ╝номер участка);
- согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.
2)В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:
- полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
- своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
- достоверность предоставляемой информации;
- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);
- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.
Можно выделить следующие принципыпостроения результатных документов (рис. 5.4):
- выделение трех зон в документе;
- разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;
- выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
- выделение реквизитов -оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований ─ к результатным, а среди результатных ─ размещение их в порядке возрастания старшинства итога);
- если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).
Проектирование экранных форм электронных документов: экранная форма документа (ЭД), электронная (безбумажная) технология, достоинства и недостатки ЭД, возможности программ обработки электронных документов; шаги проектирования форм электронных документов.
Электронная форма документа (ЭД)─ это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.
Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях:
• переход от бумажных форм документов к электронным;
• применение более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.
Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.
Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню и списки выбора.
После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.
Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:
• формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей обработки (заполнение и сбор по электронной почте или через формы, размещенные на Web-серверах);
• формы, предназначенные для сбора информации внутри и вне предприятия, требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).
Электронная (безбумажная) технология подразумевает работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).
Основные достоинства электронных форм:
• доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию;
• легко модифицируются благодаря графическим инструментам проектирования форм;
• не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков;
• включают интеллектуальные элементы, в т. ч. проверку правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников;
• могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяются количество и размер полей и т. д.)
Недостаток ЭД - неполная юридическая проработка процесса <подписи формы> - использование электронной подписи или различных видов биометрических подписей (от снятия уникальных характеристик обычной подписи до отпечатков пальцев и изображения лица).
К средствам создания ЭД можно отнести средстваMSOffice. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать процессы заполнения и вычисления полей, отсылку по электронной почте. Помимо них в настоящее время используются специализированные программные продукты, например "1C. Документооборот", которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота. К наиболее мощным разработкам такого рода относится системаJetForm (разработанная компанией JetForm). Она обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений.
Проектирование форм ЭД, т.е. создание шаблона формы с помощью ПО, включает в себя выполнение следующих шагов:
• создание структуры ЭД - рисование линий, создание графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
• определение содержания формы ЭД - выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут заполнены вручную или посредством выбора значений из списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.