Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются: ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В области документационного обеспечения в работе с персоналом важно оформление форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Это документы: ТД-1; Т-1; Т-1а; Т-2; Т-2ГС; Т-3; Т-4; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-ба; Т-7; Т-8; Т-8а;
Т-9; Т-9а; Т-10; Т-10а; Т-11; Т-11а; Т-12; Т-13; Т-49; Т-51; Т-53; Т-53а; Т-54; Т-54а; Т-60;
Т-61; Т-73 (формы введены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Документы по персоналу:
1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. приказы по личному составу;
3. штатное расписание;
4. личная карточка;
5. табель учёта рабочего времени;
6. трудовая книжка;
7. график отпусков;
8. должностные инструкции;
9. положение об аттестации персонала.
Информационное обеспечение
Информационное обеспечение – это системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Управление персоналом это информационный процесс, который функционально включает получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации для того, чтобы обеспечить эффективное достижение цели организации. Информационное обеспечение включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Информационное обеспечение выполняет следующие функции:
1. ведение учёта и статистики персонала;
2. информационное обеспечение;
3. обеспечение персонала научно-технической информацией;
4. организация работы фирмы со средствами массовой информации;
5. проведение патентно-лицензионной деятельности.
Информационное обеспечение системы управления персоналом можно разделить на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное обеспечение обеспечивает прямую и обратные связи в процессе управления в виде приказов, распоряжений, плановых заданий, планов-графиков, бухгалтерских и кадровых документов.
Внутримашинное содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов
Техническое обеспечение
Техническое обеспечение системы управления персоналом выполняет сбор, регистрацию, кодирование, накопление, преобразование, передачу, хранение, обработку и отображение информации с помощью технических средств и средств оргтехники.
Важно знать классификацию технических средств:
1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотоплёнка и д.р.); микроносители визуальной информации (плёнки); звуконосители; видеоносители информации (видео-кассеты); магнитные носители для записи кодированной информации (USB).
2. Средства составления и изготовления документов: диктофоны, печатающие устройства персональных компьютеров, специализированные программные продукты для персональных компьютеров..
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования.
4. Средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); машины для трафаретной (ротаторной печати).
5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи
6. Средства электросвязи: средства и система стационарной и мобильной телефонной связи; средства и система факсимильной передачи информации; электронная почта; внутрифирменная компьютерная связь.
7. Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.
Правовое обеспечение
Правовое обеспечение – руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы государственных органов.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом – правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
В организации должны выполняться документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера. К ним относятся:
1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон «О занятости населения в РФ»;
2. Указы президента РФ, постановления и распоряжения Правительства по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.д. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы» Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов»;
3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы государственных органов: Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих» Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства»;
4. Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и другие документы министерства, Федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация Инструкции Министерства экономического развития и торговли РФ об улучшении условий труда работников, занятых на тяжёлых и вредных производствах;
5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.
6. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих» Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства».
Законодательные акты, регламентирующие трудовые отношения:
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Гражданский кодекс РФ;
3. Закон «О занятости населения в Российской Федерации»;
4. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы»;
5. Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» и др.
Контрольные вопросы по теме:
1. Что такое документационное обеспечение системы управления персоналом?
2. Назовите десять распространённых документов в кадровом делопроизводстве.
3. Дайте определение понятию «информационное обеспечение системы управления персоналом».
4. Какие технические средства помогают менеджеру по кадрам в работе?
5. Назовите основную задачу правового обеспечения системы управления персоналом.
6. Что такое правовое обеспечение системы управления персоналом?
7. Назовите законодательные акты, регулирующие трудовое взаимоотношение работодателя и работника.
КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
1. Цели, задачи и виды кадрового планирования.
2. Этапы планирования. Выбор метода планирования и прогнозирования.
3. Определение основных внешних и внутренних долгосрочных и краткосрочных факторов, влияющих на потребности в персонале.
4. Оперативные план работы с персоналом
5. Планирование потребности в персонале.
7.1. Цели, задачи и виды кадрового планирования
Кадровое планирование – целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявленными требованиями.
Цели кадрового планирования:
1. удовлетворение потребности в квалифицированном персонале;
2. максимальное сближение целей организации и отдельных работников;
3. повышение производительности труда.
Кадровые задачи состоят в обеспечение организации персоналом, который необходим для достижения ее целей, в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией.
Виды кадрового планирования
1. долгосрочное – на период более 3 лет;
2. среднесрочное – от 1 до 3 лет;
3. краткосрочное – до одного года.
В зависимости от поставленных целей планирование может быть стратегическое, тактическое и оперативное. При стратегическом планировании речь идёт о проблемно-ориентированном, долгосрочном планировании на период от 3 до десяти лет. Стратегическое кадровое планирование является составной частью стратегического планирования организации, причем оно может быть более детализированным, чем остальные части плана. Под тактическим планированием можно понимать среднеориентированный перенос кадровых стратегий на конкретные проблемы управления персоналом (сроком от 1 до 3 лет). Оно должно строго ориентироваться на цели, поставленные стратегическим планом. В тактическом плане по сравнению со стратегическим кадровым планированием значительно детальнее и дифференцированье фиксируются подробности кадровых мероприятий. Оперативное кадровое планирование может быть охарактеризовано как краткосрочное. Оперативный план содержит точно обозначенные цели и конкретные мероприятия, направленные на достижение этих целей, а также выделенные материальные средства с указанием их вида, количества и времени. Оперативные планы отличаются детальной проработкой подробностей, которые лучше поддаются контролю, чем глобальные стратегические планы.
7.2. Этапы планирования. Выбор метода планирования и прогнозирования
Рис. 9. Схема кадрового планирования
7.3. Оперативный план работы с персоналом
Оперативный план работы с персоналом –это детализированный по временному (год, месяц, смена), объективному (потребность, наём, обучение, переподготовка, расходы на персонал, высвобождение) и структурному (организация, цех, участок, рабочее место) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкреплённых необходимыми расчётами и обоснованиями, схема оперативного плана в Приложении 2.
Для его разработки необходимо с помощью специально составленных анкет собрать информацию:
1. о постоянном составе сотрудников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.);
2. о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих и т.д.);
3. о текучести кадров;
4. о потере времени из-за простоев, по болезни;
5. о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько смен или ночную смену, продолжительность отпусков);
6. о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);
7. об услугах социального характера, представляемых государством и организациями.
Требования к информации о персонале:
1. простота;
2. наглядность;
3. однозначность;
4. сопоставимость;
5. преемственность;
6. актуальность.
Планирование потребности в персонале является начальной ступенью процесса кадрового планирования. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.
Планирование привлечение персонала
Это планирование мероприятий по найму и приёму персонала в целях удовлетворения в перспективе потребности организации в кадрах за счёт внутренних (дополнительная работа, перераспределение заданий или перемещение работников) и внешних (наём новых работников и лизинг персонала) источников. Каждый источник имеет преимущества и недостатки, организация выбирает источник в зависимости от имеющихся средств и кадровой политики организации.
Планирование высвобождения или сокращения персонала
Планирование высвобождения персонала позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных работников и создание для этого персонала социальных трудностей. Этот вид деятельности базируется на видах увольнения:
1. по инициативе работника, т.е. по собственному желанию;
2. по инициативе работодателя или администрации;
3. в связи с выходом на пенсию.
Главной задачей служб управления персоналом при работе с увольняющимися работниками является максимально возможное смягчение перехода в иную производственную, социальную, личностную ситуацию.
Планирование использования персонала
Планирование использования персонала осуществляется с помощью разработки плана замещения штатных должностей. Наряду с учётом квалифицированных признаков при определении места работы необходимо учитывать психические и физические нагрузки на человека и возможности претендента в этой области. При планировании использования персонала следует предъявлять к нему такие требования, чтобы избежать в дальнейшем профессиональных заболеваний, наступления ранней инвалидности, производственного травматизма. Необходимо обеспечить условия труда, которые являются достойными человека. Особое внимание при планировании использования кадров следует уделять вопросам занятости молодёжи, женщин, пожилых работников, лиц с ограниченными физическими и психическими возможностями. Эти категории работников особенно важно использовать в соответствии с их квалификацией и возможностями. С этой целью необходимо резервировать в организации соответствующие рабочие места.
Обучение персонала
В организациях существует потребность в обучении, включающем переподготовку и повышение квалификации работников. Планирование и обучения персонала охватывает мероприятия по обучению внутри и вне организаций и самоподготовке. Планирование обучения персонала позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высоко квалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, такое планирование создаёт условия для мобильности, мотивации и саморегуляции работника. Оно ускоряет процесс адаптации работника к изменяющимся условиям производства на том же самом рабочем месте. В практике сложилось две формы обучения персонала организации: на рабочем месте и вне рабочего места.
Обучение на рабочем месте дешевле и оперативнее, характеризуется тесной связью с повседневной работой и облегчает вхождение работников, не привыкших к обучению в аудиториях, в учебный процесс.
Обучение вне рабочего места более эффективно, но связано с дополнительными финансовыми затратами и отвлечением работника от его служебных обязанностей. При этом сознательно меняется среда и работник отрывается от повседневной работы.
Планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения
Планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения состоит в том, что, начиная с момента принятия работника в организацию и заканчивая предполагаемым увольнением с работы, необходимо организовать планомерное горизонтальное и вертикальное его продвижение по системе должностей или рабочих мест. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный периоды, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе. В плане должны быть указаны сотрудники, которые могут занять более высокие должности.
Планирование безопасности персонала и заботы о нем
Планирование безопасности персонала и заботы о нем осуществляется в целях сохранения хорошего психофизического состояния, а также профессиональных качеств сотрудников организации. Создание и расширение гуманных условий для производства и труда требует, к примеру, соответствующей подготовки работника к выполнению производственного задания, обустройства рабочего места, соблюдение техники безопасности, производственной медицины, физиологии и психологии труда, диетологии, использования услуг учебных заведений, социально-гигиенических учреждений и многого другого.
Поскольку мероприятия и учреждения в сфере обеспечения необходимых условий труда (производственно-социальная инфраструктура: учебные учреждения, медицинская служба, служба психологии труда, предприятия общественного питания и т.д.), а также чисто личные и социальные условия для работающих (продолжительность рабочего дня, образование неформальных групп, установление принципов и систем вознаграждения за труд, создание оценочных критериев, урегулирование вопросов, связанных с перерывом в работе и т.д.) касаются, как правило, широкого круга работающих, то целесообразно заниматься этой составной частью кадрового планирования отдельно.
Расходы на персонал
В первую очередь следует иметь в виду следующие статьи затрат:
1. основная и дополнительная заработная плата;
2. отчисления на социальные страхования;
3. расходы на социальное страхование;
4. расходы на командировки и служебные разъезды;
5. расходы на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров;
6. расходы, связанные с доплатой на общественное питание, культурным и физическим воспитанием, здравоохранением и отдыхом, приобретением спецодежды.
Следует также планировать расходы на охрану труда и окружающей среды, на создание более благоприятных условий труда (создание требований психофизиологии и эргономики труда, технической эстетики), здорового психологического климата в организации, расходы на создание новых рабочих мест.
Если текучесть кадров большая, то появляются дополнительные расходы, связанные с поисками новой рабочей силы, её инструктажём и освоением работ. При высокой текучести кадров растёт размер оплаты сверхурочных работ, увеличиваются брак и простои, повышается уровень заболеваемости, производственного травматизма, наступает ранняя инвалидность. Всё это повышает расходы, связанные с персоналом, приводит к росту себестоимости продукции и снижению её конкурентоспособности. Доля расходов на персонал в себестоимости продукции имеет тенденции к росту.
Контроль
В оперативном плане следует предусмотреть контроль и развитие отдельных видов планов. Оперативные планы отличаются детальной проработкой подробностей, которые лучше поддаются контролю, чем глобальные стратегические планы. Оперативное планирование осуществляется начальником отдела кадров или менеджером по персоналу.
Контрольные вопросы по теме:
1. Что такое кадровое планирование?
2. Какие виды планов вы знаете?
3. Из каких этапов состоит кадровое планирование?
4. Какую структуру имеет типовой оперативный плана работы с персоналом?
5. Раскройте содержание раздела «спланировать привлечение персонала».