Ввод и просмотр данных посредством формы

Форма - это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму.

Создать форму можно несколькими способами. Конструктор позволит Вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер формдает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Наиболее оптимальным является создание формы в режиме Мастера, а корректировка в режиме Конструктора. Режимы работы с формой:

1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.

3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм.

Формирование отчетов

В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений,
а также поместить в него рисунки и диаграммы. Отчет может быть создан как на базе
таблицы, так и на базе запроса. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно (в режиме Конструктора) или создать отчет с помощью Мастера. Мастер по разработке отчетоввыполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим Конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Режимы работы с отчетом:

1. Режим просмотра. Используется для просмотра данных в том виде, в котором будет выведен на печать.

2. Режим конструктора. Используется для изменения структуры или шаблона отчета, добавления новых полей.

Формирование запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно (в режиме Конструктора) и с помощью Мастеров. Мастера запросовавтоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. В Access чаще всего используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Конструктор запросов позволит Вам самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Создание запроса на выборку с помощью Мастера - наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей.

ВAccess можно создавать следующие типы запросов:

- запрос на выборку;

- запрос с параметрами;

- перекрестный запрос;

- запрос на изменение;

- запросы SQL.

Запрос на выборку используется особенно часто. При выполнении запроса на выборку Access извлекает записи из таблиц и форми­рует результирующий набор данных. Он выглядит как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным)набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количества записей, средних значений), выполненных по данным из одного поля таблицы.

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменение в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление, добавление записей и создание таблицы.

Запрос SQL – это запрос, создаваемый с помощью инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных.

При сохранении запроса остается только структура запроса - перечень таблиц, спи­сок полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, то запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

При работе с запросом возможны режимы:

1. Таблицы;

2. Запроса;

3. Конструктора.

Организация данных

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что Вы може­те хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Связь между таблицами можно установить с помощью пункта меню Сервис - Схема данных. В Access используется три типа межтабличных связей: один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

Связь Один-ко-многим - наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таб­лице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не мо­жет иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать не­сколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в табли-
це А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ
кото­рой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В, и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одномуприме­няют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защи­ты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

- связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;

- связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

- связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многимчерез третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access, для поддер­жания связей между записями в связанных таблицах (таблиц, объединенных с помощью связи), а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

- связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы яв­ляется ключевым полем или имеет уникальный индекс;

- связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчи­ка может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое;

- обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связан­ными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных ба­за данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ
ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫДАННЫХ

þ Задание 1. Создание базы данных

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу для базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с таблицей 2.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица 2 - Описание полей таблицы Студент