План лекции:
1. Понятие электронного офиса. Характеристика ТС реализации КИТФМ в офисе, критерии их выбора с учетом особенностей предметной области.
2. Выбор форм и конфигурации технических средств (индивидуальное использование ПЭВМ, локальная вычислительная сеть, глобальная вычислительная сеть, АРМ).
3. Характеристика и критерии выбора программных средств: операционных систем, ППП, коммуникационных систем.
4. Характеристика типовых комплекс ППП автоматизации офисной деятельности на базе ПЭВМ.
1 вопрос. Понятие электронного офиса. Характеристика ТС реализации КИТФМ в офисе, критерии их выбора с учетом особенностей предметной области.
Электронный офис – это система автоматизации офисной деятельности в организациях и учреждениях.
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет коммуникационного объединения отдельных автоматизированных рабочих мест специалистов финансового менеджмента.
Организация работы электронных офисов, на базе структурных подразделений в целом и его технологических частей строится на едином принципе коллективной работы с объектами – электронными документами, являющимися полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке информации.
Основными функциями электронного офиса в финансовом менеджменте является организация совместного формирования электронного документа различными специалистами на своих автоматизированных рабочих местах, что требует оптимизации маршрутов прохождения документов и четкой организации электронного документооборота в финансовом менеджменте.
Эффективное функционирование ИТФМ базируется на комплексном использовании современных технических и программных средств обработки информации в совокупности с современными организационными формами размещения техники.
Выбор организационных форм использования программно – технических средств целесообразно осуществлять с учетом их рассредоточения по уровням иерархии управления в соответствии с организационной структурой автоматизируемого объекта. При этом основным принципом выбора является коллективное обслуживание пользователей, отвечающее структуре экономического объекта.
С учетом современной функциональной структуры предприятия совокупность программно – технических средств должна образовывать по меньшей мере трехуровневую систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня.
Первый уровень – центральная вычислительная система территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ или мэйнфреймов. Ее главная функция – общий, экономический и финансовый контроль, информационное обслуживание работников управления.
Второй уровень – вычислительные системы предприятий (объединений), организаций и фирм, которые включают мэйнфреймы, мощные ПЭВМ, обеспечивают обработку данных и управление в рамках структурной единицы.
Третий уровень – локально распределенные вычислительные сети на базе ПЭВМ, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственной ПЭВМ, которая обеспечивает комплекс работ по первичному учету, учету потребности и распределения ресурсов. В принципе это может быть автоматизированное рабочее место (АРМ), выполняющее функциональные вычислительные процедуры в рамках определенной предметной области.
В то же время на каждом уровне иерархии управления имеют место три способа организации технических средств: централизованный, децентрализованный и иерархически распределенный.
Первый способ предполагает выполнение всех работ по обработке данных, начиная со сбора и регистрации данных, в одном центре обработки; второй предусматривает предварительную обработку информации, которая не требует создания очень крупных массивов данных, на периферийном оборудовании удаленного пользователя в низовых звеньях экономического объекта; при третьем способе техника и технология обработки оптимально распределены по уровням управления системы.
Дальнейшее развитие ИТФМ во всех отраслях экономики выдвинуло актуальную задачу децентрализации обработки информации с первичной децентрализацией подготовки исходных данных на рабочих местах пользователей. Самый экономичный путь реализации этого варианта – использование в качестве главного структурного элемента ИТФМ терминальных устройств ввода – вывода данных с периферийных пунктов непосредственно в ЭВМ. Причем в качестве, как терминальных устройств, так и ЭВМ могут быть использованы компьютеры.
Децентрализованные ИТФМ предполагают рассредоточение вычислительных ресурсов и их приближение к местам возникновения и потребления информации.
Развитие организационных форм использования вычислительной техники строится на сочетании централизованной и децентрализованной (смешанной) форм. Предпосылкой появления смешанной формы явилось создание сетей ЭВМ на основе развития современных средств связи. Сети ЭВМ предполагают объединение с помощью каналов связи вычислительных средств, программных и информационных ресурсов, причем каждый абонент имеет возможность доступа не только к своим, но и к ресурсам всех остальных абонентов.
По размерам и функциональным возможностям применяемые в управленческой деятельности компьютеры подразделяются на сверхбольшие (мэйнфреймы), большие, малые, сверхмалые (микрокомпьютеры).
Функциональные возможности современных компьютеров отличают:
· быстродействие, измеряемое усредненным количеством операций, выполняемых машиной за единицу времени;
· разрядность и формы представления чисел, с которыми оперирует вычислительная система;
· номенклатура, емкость и быстродействие всех запоминающих устройств;
· номенклатура и технико-экономические характеристики внешних устройств хранения, обмена и ввода-вывода информации;
· многопрограммность;
· программная совместимость с другими компьютерами и т.д.
Основными критериями выбора технических средств в ИТФМ являются: