Управление ассортиментом направлено на поддержание на складах оптимальной номенклатуры товаров, необходимых для бесперебойного снабжения розничной торговли и других потребителей. Ассортиментные перечни – важно средство управления, включающее минимально необходимое число разновидностей товаров, которые всегда должны быть в наличии на складе.
Основной критерий соответствия ассортимента спросу – запасы товаров: часть товарной массы в процессе движения ее из сферы производства к потребителю, образующаяся на всех стадиях движения товаров (на складах производственных предприятий, в пути, на складах оптовых и розничных организаций).
Факторы необходимости формирования запасов: сезонные колебания в производстве и потреблении товаров; несоответствие между производственным и торговым ассортиментом; особенности в территориальном размещении производства; условия транспортировки товаров; звенность товародвижения; возможности хранения товаров.
Классификационные признаки запасов товаров: местонахождение; сроки (начало и конец периода); единицы измерения (абсолютные – стоимостные и натуральные выражения; относительные – в днях оборота); назначению (текущего хранения, сезонного назначения, досрочного завоза, целевые запасы товаров).
Анализ динамики и структуры товарных запасов магазина направлен на изучение следующих показателей:
- величину запасов в сумме и в днях к объему продаж на определенную дату (01.01. 2012 г. и 01.01.2013 г.) по товарным группам ассортимента магазина с учетом оценки характера их изменений в динамике;
- отклонение фактических запасов по товарным группам, представленным в магазине в днях и сумме от установленных магазином необходимых (плановых) величин;
- оборачиваемость в днях по товарным группам ассортимента, представленного в магазине» за анализируемый временной период в сравнении с аналогичным временных период прошлого года;
- доля запасов товарных групп и тенденции ее изменения в динамике в сравнении с изменениями доли данных товарных групп;
- абсолютное и относительное отклонение, темпы роста размера товарных запасов за исследуемые временные периоды.
Основное внимание проводимого анализа товарных запасов менеджера по закупкам магазина обращено на два показателя:
- товарный запас в днях продажи (фактический) представляет собой показатель, определяющий размер существующего товарного запаса по товарным группам в торговом зале с учетом возможных остатков в подсобном помещении некоторых категорий товаров, выраженные в днях продажи данных товаров и ежедневного мониторинга количества проданной продукции;
- норма товарных запасов в днях продажи (нормативный) представляет собой показатель, определяющий планируемый оптимальный размер товарный запас в торговом зале магазина, выраженный в днях продажи, основанный на фактическом наблюдении реализации товарных категорий, представленных в ассортиментном разрезе товарных групп в магазине, основанном на мониторинге спроса на отдельные виды товаров, пользующихся наибольшим и наименьшим спросом, что позволяет формировать оптимальные партии заказа необходимого количества товаров поставщикам и осуществлять бесперебойную продажу товаров, удовлетворяя основные потребности покупателей в данных товаров.
Цель образования запасов оптовой торговле – обслуживание потребителей (в т.ч. и розничных предприятий). Существование запасов как категории товарного обращения необходимо для обеспечения нормального процесса обращения товаров, которое предполагает управление запасами товаров: нормирование запасов: разработка и установление оптимальных нормативов. Нормативы устанавливаются отдельно для запасов текущего хранения, досрочного завоза, сезонного накопления. Нормирование осуществляется по группам товаров в сумме и днях оборота (выручки); оперативный учет и контроль за состоянием запасов: на основании действующих форм учета и отчетности. Для этого торговый отдел базы (склада) использует карточки количественно-стоимостного учета, статистические отчеты об обороте (выручке) и запасах товаров; регулирование запасов товаров: поддержание их величины на определенном уровне, обеспечивающем бесперебойность выполнения заказов потребителей и сокращение затрат на их хранение и доставку – системы автоматизированного управления запасами.
Задача торговой организации – поддержание оптимальной пропорции между величиной оборота и размерами запасов: при недостаточной величине запасов - сложности с товарным обеспечение оборота организации, устойчивостью ассортимента; излишние запасы – дополнительные потери, увеличение потребности в кредите и рост расходов по выплате процентов, увеличение расходов по хранению запасов, что в совокупности ухудшает общее финансовое состояние торговых организаций.
Управление оптовыми закупками и цепями поставок: сущность, стадии и критерии выбора оптимального способа закупки в оптовой торговой организации, обеспечение ритмичности и комплектности поставок
Сущность, роль и содержание закупочной деятельности оптовой торговой организации, ее тактический и стратегический аспект
Закупочная деятельность – это деятельность по организации и управлению закупками и поставками, направленная на получение необходимого по качеству и количеству сырья, материалов и услуг в нужное время ив нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом.
Содержание закупочной деятельно определяется комплексом взаимосвязанных коммерческих операций:
1. Изучение и прогнозирование спроса (платежеспособную потребность)покупателей. Методы: 1) оперативный учет продажи товаров и движение запасов товаров на определенный период; 2) изучение и обобщение заявок РТО на завоз товаров; 3) учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей.
2. Определение потребности в товарах. Методы: 1) нормативный метод; 2) балансовый П=Зн+Р-Зк. Выбор методов диктуется условиями, в которых работает организация, условиями разработки прогноза, информационным обеспечением и другими факторами.
3. Выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров. Анализируется реклама в СМИ, информация о производстве и оптовой продаже товаров, что позволяет торговой организации составить необходимое представление об источнике поступления товаров (сельское хозяйство, пищевая, легкая и др. отрасли производства).
Группы поставщиков: поставщики-изготовители и поставщики-посредники (зависит от каналов сбыта товаров). Характеризуется звеньями в цепи: нулевой (прямой) уровень, когда от завода сразу к потребителю. Один уровень – среднее звено ОТО или РТО, многоуровневая – много посредников.
4. Установление хозяйственных связей с поставщиками, включают: экономические, организационные. Коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе их поставки. Все хозяйственные связи осуществляются посредством договоров поставки товаров, которые включают график поставки и протокол согласования цены.
5. Контроль, исполнение договоров и хода поставки товаров. Контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству и комплектности поставляемых товаров, соблюдению условий транспортирования, расчетной дисциплины. Звенья обслуживания:
- производственные (сертификат, счет-фактура),
- транспортные (товаротранспортная накладная),
- посреднические (договор поставки,
- торговые (заказы, заявки).
- документы, удостоверяющие качество товаров (сертификаты соответствия)
Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Эта мысль столь очевидна, что отсутствие претензий у потребителя, вероятно, может служить показателем хорошего снабжения. Трудность состоит в том, что некоторые компании никогда ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.
Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.
Закупочная деятельность как важнейшая функция менеджмента
Осуществление закупок (снабжения) – одна из важнейших функций в каждой фирме. Она заключается в обеспечении спроса не реализуемую продукцию, наличие ее неснижаемого товарного запаса (по определенным группам товаров) с целью удовлетворения возникающих запросов потребителей.
Процесс торговли включает в себя 3-и фазы: закупка товаров, их хранение, продажа товаров. Следовательно, закупочная деятельность служит началом всего процесса торговой деятельности и состоит из 3-х групп операции:
1) Предварительные:
а) изучение спроса покупателей,
б) изучение источников товаров;
в) определение потребности (П) в товарах по формуле П=Зн+Р-Зк (Р-оборот, З-запасы на конец и начало);
г) разработка преддоговорных (предзакупочных) требований к поставщикам.
2) Непосредственно-закупочные:
а) заключение договоров и разовых сделок,
б) согласование с поставщиками ассортимента и количества товаров, подлежащих поставке в отдельные периоды (квартал, месяц) по заключенным договорам;
в) составление и предоставление поставщику разнарядок на отгрузку или централизованную доставку закупленных товаров товарополучателям;
г) получение товаров, их приемку и оплату.
3) Последующие:
а) учет выполнения поставщиками договоров и применение санкций за нарушение договорных обязательств;
б) контроль за ходом закупочных операций в целом.
Основные цели и задачи управления закупочной деятельностью оптовой торговой организации
Управление закупкой и поставкой товаров – это деятельность по поддержанию важных характеристик этих процессов на уровне, соответствующем заданным величинам, обеспечивающем достижение цели организации.
Закупка товаров – это часть коммерческой деятельности торговой организации по приобретению товаров для их последующей перепродажи с наименьшим коммерческим риском, связанным с отсутствием сбыта товаров. Закупка служит началом всего процесса торговой деятельности.
Поставка товаров - выполнение условий договора по отгрузке товаров покупателю определенным способ, в определенные сроки, в нужном месте, надлежащего качества, предусмотренного количества и комплектности, по оговоренной цене. Поставка товаров осуществляется с учетом особенностей клиентской базы.
Основными задачами управления закупочной деятельности являются:
1) определение потребности в закупаемых товарах на основе прогнозирования спроса будущих покупателей;
2) выявление источников поступления товаров;
3) выбор поставщиков;
4) разработка и заключение договоров поставки;
5) организация учета и контроля за выполнением договорных обязательств.
Планирование закупочной деятельности как функция менеджмента. Анализ динамики и структуры закупок и поставок
Планирование закупочной деятельности, как одна из функций менеджмента включает:
а) изучение спроса покупателей,
б) изучение источников товаров;
в) определение потребности (П) в товарах.
Изучение спроса – важный момент в деятельности оптовой организации. Спрос представляет собой платежеспособную потребность, то есть такую форму рыночного проявления потребностей, которая имеет денежное обеспечение. В свою очередь, потребность как таковая является качественной и количественной определенностьб конкретного момента процесса потребления. Оптовые организации применяют следующие методы изучения и прогнозирования спроса:
1) оперативный учет продажи товаров и движение запасов товаров на определенный период;
2) изучение и обобщение заявок РТО на завоз товаров;
3) учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей.
Определение потребностив товарах осуществляется методами:
1) нормативный метод определения потребности в товарах
2) балансовый метод.
Определение потребности (П) в товарах осуществляется исходя из прогноза спроса (Р) потребителей по балансовой формуле: П = Зн +Р – Зк, где Зн и Зк - запасы товаров на начало и конец периода; Р – реализация (спрос) товаров.
В качестве источников товаров могут быть:
- производственные предприятия (хлебозаводы, молокозаводы, пищекомбинаты);
- склады оптовых баз (товары сложного ассортимента);
- заготовительные предприятия;
- личные подсобные и фермерские хозяйства;
- лица, занимающиеся индивидуальной трудовой деятельностью.
Факторы выбора источников товароснабжения: ассортимент товаров, уровень цен и наценки, типы и размеры магазинов, количество звеньев товародвижения (однозвенная и двухзвенная форма оптовой торговли и аналогичные формы для облегчения первоначального сбыта и сохранности продуктов, снижение цены транспортировки и ускорение движения, создание условий эффективного товароснабжения), скорость товарооборачиваемости и уровень транспортных расходов, гарантированность наличия товаров, возможность предоставления товарного кредита (отсрочки платежа), качество товаров, местонахождение складов.
Оценка поставщиков, их исполнительской дисциплины. Основные критерии оценки поставщика товара (качество, цена, сроки и размер партий поставки, надежность поставщика)
Анализируется реклама в СМИ, информация о производстве и оптовой продаже товаров, что позволяет торговой организации составить необходимое представление об источнике поступления товаров (сельское хозяйство, пищевая, легкая и др. отрасли производства).
Критерии выбора поставщика:
- ассортимент и размер партий предлагаемых товаров;
- уровень цен и наценок;
- гарантию наличия товаров у поставщика;
- возможность предоставления кредита (товарный кредит и отсрочка платежа);
- качество товаров;
- месторасположение складов оптового предприятия;
- наличие транспорта у поставщика и местоположение склада.
Непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:
- характер деятельности и возможности поставщика;
- конкурентное положение поставщика на рынке закупок товаров;
- процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;
- вероятность обеспечения необходимой номенклатуры и объема продукции;
- условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;
- адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;
- условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки;
- предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.
Анализ поставщиков по приведенным критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.
Поставщиков товаров делят на 2 основные группы: поставщики-изготовители товара; поставщики-посредники. Это позволяет точнее установить характер канала сбыта и решить, по какому пути осуществлять товародвижение.
Роль заявок и заказов покупателей в планировании закупок. Корректировка состава поставщиков. Изучение конъюнктуры рынка и его значение. Разработка плана и контроль его исполнения. Оперативный контроль поставки товаров. Ключевые показатели эффективности закупки и поставки товаров.
Планирование покупок — позволяет значительно уменьшить складские остатки, минимизировать расходы на хранение и транспортировку товаров. Он рассчитывает и формирует заказы на закупку на основании существующих складских остатков, заказов на продажу и покупку, нормативных показателей остатков (страховой запас), а также других параметров планирует покупку товаров и создаёт заказы поставщикам согласно рассчитанной потребности в товарах, материалах и комплектующих.
При создании заказов поставщикам учитываются характеристики поставки от разных поставщиков: минимальных и максимальный размер партии, срок поставки, цена поставки и приоритет поставщика.
Рынок как сложная социально-экономическая категория может быть охарактеризован многочисленными показателями в зависимости от цели исследования. Изучение рынка позволяет выявить положение предприятия на нем, определить конкурентов в отрасли и оценить уровень конкуренции, изучить потребность и спрос потребителей на товар (услугу), а также прогнозировать перспективы товара и определять направления деятельности с целью удовлетворения меняющихся потребностей покупателей. Положение на рынке зависит от конъюнктуры рынка, т.е. от состояния спроса и предложения. Для того чтобы понять ситуацию на рынке, необходимо дать определение конъюнктуры рынка.
Конъюнктура рынка — сложившаяся экономическая ситуация, включающая в себя соотношение между спросом и предложением, движением цен и товарных запасов, портфелем заказов по отраслям и другими экономическими показателями. Другими словами, конъюнктура рынка — это конкретная ситуация, сложившаяся на рынке на данный момент, или ограниченный отрезок времени, а также совокупность условий, которые эту ситуацию определяют.
Основная цель изучения конъюнктуры рынка — установить, в какой мере деятельность промышленности и торговли влияет на состояние рынка, на его развитие в ближайшем будущем и какие меры следует принять, чтобы полнее удовлетворить спрос населения на товары, более рационально использовать имеющиеся у производственного предприятия возможности. Результаты изучения конъюнктуры предназначены для принятия оперативных решений по управлению производством и сбытом товаров.
План поставки – это совокупность планово-расчетных документов, в которых определяется номенклатура поставляемой продукции, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, то есть основные требования, предусмотренные договором поставки. Этот план разрабатывается в натуральных единицах и является основным документом в соответствии с которым производитель выполняет обязательства перед оптовиком.
Выполнение плана поставки по договорам оценивают сопоставлением плановых и фактических данных. Выполнение плана поставок в соответствии с заключенными договорами стало одним из фондообразующих критериев и поставлено в один ряд с ответственностью за выполнение таких важнейших показателей, как производительность труда, качество продукции и рост прибыли. За невыполнение плана поставок налагаются и другие санкции, в частности штрафы. Их размеры определяются условиями поставок. Расчет выполнения плана поставок по всему ассортименту поставленной продукции за отчетный период производится в денежном выражении. Оценка выполнения плана поставок и обязательств производится не по выпуску, а по отгрузке продукции. Предприятие-изготовитель обязано заботиться не только о производстве, но и об отгрузке продукции покупателю в обусловленный договором срок.
Оперативный контроль поставки товаров – одно из основных условий успешного выполнения плана и высоких темпов роста оптового оборота. На оптовых предприятиях ведётся оперативный контроль как за отгрузкой, так и за реализацией товаров. Каждому складу устанавливаются планы и графики поставки товаров на месяц, по декадам, а нередко и отдельным дням. На основании данных товарно-транспортных накладных и других документов в специальных таблицах определяют фактические объёмы поставляемых товаров. По этим данным можно установить отклонения от плана по поставке и принять оперативные меры по улучшению товароснабжения. На каждом складе, кроме того, осуществляют оперативный контроль за движением товаров и состоянием товарных запасов в развёрнутом ассортименте, данные
которого используются в повседневной торгово-коммерческой работе с покупателями.
При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Для оценки поставок товаров используется ряд показателей.
Ритмичность поставки - соблюдение сроков и размеров поставки, оговоренные договором (контрактом) с учетом сезонных и циклических особенностей производства или потребления. Степень ритмичности поставки показывает соответствие установленным срокам поставки. Коэффициент ритмичности (Кр):
Кр = ∑ (Пдогi – Пфi)/ ∑ Пдогi, где Пдогi – поставка товара по графику договора за i –тый период; Пфi – фактический срок поставки.
Оптимальный размер одной поставки – определение объема партии поставки, при которой издержки по завозу товара и издержки по его хранению на складе в течение всего планируемого периода являются наименьшими.
Х0 = 
, где К – издержки по завозу одной партии товара; С – издержки хранения единицы товара в течение всего планируемого периода; Q – полный объем оборота (выручки) в течение всего планируемого периода.
Оптимальный средний текущий запас – количество товара, находящегося на складе, достаточное для его бесперебойной текущей деятельности в периоды между завозами (поставками):
Зср= Х0/2.
Оптимальное количество поставок - число партий, минимизирующих издержки по завозу и заказу товара:
N0 = Q/ Х0.
Оптимальный интервал длительности между поставками:
t0= T/ N0, где T – длительность всего планируемого периода (месяц, квартал, год).
Комплектность партии - полное соответствие состава поставки установленным договором требованиям по разновидностям ассортимента. Коэффициент комплектности (Ккмп):
Ккмп = ∑ (Мдогi – Мфi)/ ∑ Мдогi, где Мдогi – количество ассортиментных разновидностей товара по договору поставки в i –й партии; Мфi – фактическое количество ассортиментных разновидностей товара в i –й партии. В идеале Ккмп = 1.
Точка заказа (Р) – размер запаса, при котором подается заказ на завоз (поставку товара):
Р =Dдн * t, где Dдн – среднедневная реализация товара; t – интервал выполнения заказа.