Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура.
Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях (бумага, магнитные или оптические диски). Их назначение:
1 запись первичных данных;
2 подготовка к обработке;
3 ввод, фиксация результатов обработки.
Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную. Внемашинная информация – это та часть эк информации, кот представлена и может быть воспринята пользователем без использования техничсредств.Формой представления внемашинной информации являются документы. Документ – инфор-ное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.
Классификация док-в:
По сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.
По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.
По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные.
По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.
По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную.
По отношению к машинной обработке эк инф-ии - на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.
По сп-бу использ
Структура док-та:
заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;
содержательная часть – где располагаются показатели;
оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.
Понятие классификации информации. Системы классификации.
Развитие ЭИС потребовало достижения единства информационного обеспечения путем создания единой системы классификации и кодирования информации.Под системой классификации поним. совокупность правил распределения элементов заданного множества на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия, называемыми основанием. Виды:. 1. Иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Преимущество - ее традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостаток – сложности при внесении изменений, из–за слабой гибкости структуры, связанной с заранее установленным порядком группировки информации. 2. В фасетной системе объекты делятся на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). В качестве примера можно привести указанную выше систему классификации документов, где классификация ведется по различным классификационным признакам. Достоинства - гибкость структуры, легкость внесения изменений, что влечет за собой возможность автоматического кодирования информации. Недостатки- сложность ее применения при внемашинной обработке информации. Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Применяются для разного рода проставления кодов в документах и для размещения в памяти машины в качестве словарного фонда.
4.Классиф информации, их назначение, виды
Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Применяются для разного рода проставления кодов в документах и для размещения в памяти машины в качестве словарного фонда. Виды классификаторов:
общегосударственных, – разрабатываемых в централизованном порядке;
отраслевых – единых для определенных отраслей;
локальных – характерных для данного предприятия.