Простые запросы на выборку.

Запросы служат для отбора данных по какому-либо признаку или комбинации признаков. Выборка данных выполняется для просмотра записей или их изменения. Запросы можно создавать либо с помощью мастера, либо в режиме конструктора.

Упражнение 2.3. Сформируйте запрос для отбора из таблицы Спортсмены данных о спортсменах мужского пола, родившихся после 1995 года. Запрос создайте в режиме конструктора. Для этого:

1. Выберите вкладку Запросы. Дважды щелкните по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

2. В окне Добавление таблицы выделите таблицу Спортсмены и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

3. Окно Запрос1: запрос на выборку состоит из двух частей. В верхней части находится таблица, из которой делается выборка. Нижняя часть предназначена для задания условий отбора. Переместите в первую строку Поле из таблицы Спортсмены поля: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Пол, Телефон, Адрес. Перемещение выполняется перетаскиванием поля с помощью мыши или двойным щелчком по перетаскиваемому полю.

4. В третьей строке Сортировка выберите из списка сортировку по возрастанию по фамилии, имени, отчеству.

5. В пятой строке Условие отбора задайте:

· В столбце Пол – букву м;

· В столбце Дата рождения – >31.12.1985.

6. В четвертой строке Вывод на экран уберите галочку в столбце Пол.

7. Выполните запрос с помощью кнопки в виде восклицательного знака на панели Форматирование.

8. Закройте запрос, сохраните его и присвойте ему имя Запрос на выборку.

Запросы с параметром.

Недостатком только что созданного запроса является то, что изменение условия отбора может выполняться только в режиме конструктора. Например, он не может оперативно в рабочем режиме изменить дату рождения в условии отбора по своему усмотрению. В этом случае на помощь приходит Запрос с параметром.

Упражнение 2.4. Создадим запрос, позволяющий отбирать спортсменов, предельную дату рождения которых пользователь может задавать сам при запуске запроса.

1. Откройте вкладку Запросы и дважды нажмите кнопку Создать запрос в режиме конструктора.

2. В открывшемся окне, создайте запрос на выборку на основе таблицы Спортсмены, в который войдут следующие поля:

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· Дата рождения

· Пол

3. В строке Условие отбора поля Пол введите: м.

4. В строке Условие отбора поля Дата рождения введите: <[Введите максимальную дату]. Текст в квадратных скобках – это текст, обращенный к пользователю.

5. Закройте запрос и присвойте ему имя Запрос с параметром.

6. Выполните запрос, дважды щелкнув по нему мышью. На экране появится окно Введите максимальную дату.

7. Введите значение максимальной даты рождения 31.12.88 и щелкните по кнопке ОК.

8. Ознакомьтесь с результатами запроса. Закройте запрос.

9. Выполните еще раз запрос при значении максимальной даты рождения 31.12.80.

10. Ознакомьтесь с результатами запроса. Закройте запрос.

Итоговые запросы.

Итоговые запросы предназначены для вычисления суммы значений или среднего значения по всем ячейкам поля, также может выбираться максимальное или минимальное значение данных или выполняться какая-либо другая функция.

Упражнение 2.5. Пусть необходимо, подсчитать, сколько спортсменов тренирует каждый тренер.

1. Создайте запрос. Выберите два поля: Фамилия и Тренер.

Выберите пункт меню Вид / Групповые операции. Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. На основе этой команды создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные в этом запросе, получают в строке значение Группировка.

2. Для поля, по которому производится группировка записей (в данном случае Тренер) оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для поля Фамилия щелкните кнопкой в этой строке – появится раскрывающийся список, из которого выберите функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В данном случае это количество спортсменов, занимающихся у каждого тренера.

3. Закройте окно запроса и присвойте ему имя – Спортсмены и тренеры.

4. Выполните запрос и убедитесь, что он правильно работает путем просмотра таблицы.

Предположим, что необходимо узнать информацию не обо всех тренерах, а только об одном заданном. При этом запрос должен позволять в любой момент посмотреть количество спортсменов у любого тренера. В этом случае необходимо совместить возможности итогового запроса с запросом с параметром. Для создания такого запроса:

1. Создайте запрос, по образцу, рассмотренному в первом и втором пунктах итоговых запросов.

2. В условие отбора поля Тренер введите: [введите фамилию тренера].

3. Выполните запрос с помощью кнопки Запуск на панели инструментов (значок в виде восклицательного знака) и убедитесь в правильности его работы.

4. Закройте запрос и присвойте ему имя – Тренер.

Создание отчетов.

Чтобы представить результаты запросов в наглядном виде, создаются документы – отчеты. Отчеты можно создавать в режиме конструктора или с помощью специальной программы, входящей в состав СУБД – мастера отчетов. Режим конструктора предназначен для подготовленных пользователей. Начинающим пользователям рекомендуется использовать мастер отчетов.

Упражнение 2.6. С помощью мастера создайте отчет для вывода списка спортсменов. В отчете должна быть представлена информация о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, секции, тренере.

Для этого:

1. Выберите вкладку Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Мастер отчетов, в качестве источника укажите таблицу Спортсмены и нажмите кнопку ОК.

3. В окне Создание отчетов выберите доступные: Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Секция, Тренер и нажмите кнопку Далее.

4. Не добавляя уровни группировки, задайте сортировку по возрастанию по полям: Фамилия, Имя, Отчество и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите макет Табличный, ориентацию – Книжная, стиль – Деловой.

6. Присвойте отчету имя Список спортсменов. Отчет будет иметь вид, показанный на рисунке 2.

Спортсмены

Спортсмены

ФамилияИмяОтчествоДата рожденияСекцияТренер