УТВЕРЖДАЮ
Заведующий кафедрой
«Автоматизированные системы управления»
__________ С.К. Крутолевич
__________ 2015 г.
Теоретические вопросы к экзамену
По дисциплине «ИНФОРМАТИКА»
Группы ТЭАЗС-141, ТЭАЗС-142, ТМЗС-141
Электротехнический факультет
1. Единицы измерения информации в ПК. Шкала перевода единиц измерения информации. Носители информации, их емкости.
Байт (byte) — восемь последовательных битов образуют 1 байт. Это минимальный объем информации, к которому можно обратится напрямую и с которым имеют дело компьютерные программы. В современной компьютерной технике 1 байт равен 8 битам, но есть исключения, поэтому его еще иногда называют «октет» для полной однозначности. Теперь вы знаете, сколько бит в байте.
Именно в байтах измеряют объем любой информации неважно текст, изображение и видео. Поэтому в Проводник показывает вес (объем) файла в байтах, о существовании битов обычные пользователи компьютера могут даже не догадываться. Объем накопителей для хранения данных так же выражается в байтах.
В школе изучают эти приставки и все знают, что приставка «кило» означает тысяча (103), например километр (1 000 метров), килограмм (1 000 грамм). Приставка «мега» означает миллион (106), например мегагерц (1 000 000 герц), мегаом (1 000 000 ом). Есть и многие другие широко распространенные в нашей жизни приставки. Именно в этот момент у изучающих компьютер начинается путаница. Дело в том, что в компьютерах используют те же приставки, то есть килобайт, мегабайт, гигабайт и так далее, но они кратны 1 024 (210). Согласитесь, неожиданный поворот. На эту тему есть даже древний анекдот:
— В чем отличие программиста от простого человека?
— Программист думает, килограмм картошки — это 1 024 грамма, а простой человек полагает, что в килобайте 1 000 байт.
На самом деле, для обозначения единиц компьютерной информации существуют свои собственные приставки, которые устраняют эту чехарду, правда ими практически никто не пользуется. Считается, что в силу их громоздкости и труднопроизносимости. Образуются заменой последнего слога стандартной приставки на «би», кибибайт, мебибайт, гибибайт, тебибайт и так далее.
Килобайт (КБ, Кбайт) — единица информации равная 1 024 байтам. Хотя правильнее как уже говорилось выше, называть ее кибибайтом. Чтобы перевести килобайты в байты, их нужно умножить на 1 024, а чтобы получились биты, умножить получившееся число еще на 8. В итоге, в 1 КБ содержит 8 192 бита.
Мегабайт (МБ, Мбайт) — единица информации равная 1 024 килобайта. Чтобы перевести байты в мегабайты их нужно разделить на 1 024 и еще раз на 1 024, то есть он равен 1 048 576 байтам. Обычно вес музыки, фотографий или коротких видеоклипов измеряется как раз в них.
Гигабайт (ГБ, Гбайт) — единица информации равная 1 024 мегабайта, 1 048 576 килобайт, 1 073 741 824 байтам или 8 589 934 592 бит. В основном это фильмы в хорошем качестве. Высчитывать все это вручную не очень удобно, поэтому ниже есть специальный конвертер для пересчета единиц измерения объема информации.
Терабайт (ТБ, Тбайт) — самая большая единица объема информации, с которой может столкнуться обычный пользователь компьютера на сегодняшний день и то не в виде отдельных файлов, а в виде объема жесткого диска. Равен 1 024 гигабайтам или 1 048 576 мегабайтам. С другой стороны, объем потребляемой информации постоянно растет и в будущем терабайт может стать такой же привычной величиной и повсеместное внедрение видео формата 4K вполне может этому поспособствовать.
Это самые распространенные на сегодняшний день объемы отдельных файлов встречающиеся в компьютерах обычных пользователей. Остальные единицы измерения информации, такие как терабайт, петабайт, эксабайт и так далее пока не встречаются в домашних компьютерах, за исключением терабайта. Вы можете посмотреть в таблице, а так же воспользоваться онлайн калькулятором расположенным ниже для их пересчета.
2. Файлы, каталоги, диски, их имена. Маршрут файла, каталога.
Операционная система MS DOS
Операционная система MS-DOS появилась в 1981 году одновременно с машинами типа IBM PC. Она имеет текстовый интерфейс, т.е. носит процедурный характер.
Основные понятия и обозначения
В ПК основным хранилищем программ и данных являются накопители на магнитных дисках (НМД). Эти накопители именуются начальными буквами с двоеточием A:, B:, C:, D: и т.д.
При включении ПК ОС загружается, как правило, с НЖМД – С: или с НГМД – А: и на экране появляется стандартное приглашение ОС к работе:
А:\> - указывает накопитель А:;
С:\> - указывает на работу накопителя С:.
Файловая система
Средством для постоянного хранения данных, включая тексты и программы, являются файлы, размещаемые на дисках. Файл представляет собой набор однородной информации, записанный на магнитном диске с определенным именем.
Каждый файл имеет имя, зарегистрированное в каталоге – оглавлении файлов. На диске хранится большое число файлов, отличающихся именами. Каждое полное имя файла состоит из двух слов, первое слово – собственное имя файла, которое должно содержать не более 8 символов латиницы. Второе слово (не более 3 символов латиницы) называется типом файла, иногда расширением имени файла. Не допускается, чтобы два файла, находящиеся в одном каталоге, имели одинаковые полные имена. Имя и расширение отделяются точкой.
Каталоги файлов
Количество файлов, хранимых на диске, может достигать нескольких тысяч. Пользователю трудно ориентироваться в таком огромном объеме информации – он должен помнить, какая информация содержится в каждом файле, а также все имена файлов.
Для того чтобы систематизировать порядок хранения файлов на дисках, их объединяют в каталоги (директории). Каталог – это имя группы файлов, объединенных по какому-либо признаку и хранимых на одном диске. В каталоге содержатся имена всех относящихся к нему файлов. В системах Windows каталог называется папкой, которая является более точным понятием, раскрывающим его смысл.
Подкаталогом называется каталог, который содержится внутри другого каталога.
Надкаталогом называется каталог, который содержит другие каталоги.
Текущим каталогом называется каталог, в котором пользователь работает в данный момент.
Корневым каталогом называется главный каталог (не имеет надкаталогов).
На диске всегда есть корневой каталог или каталог первого уровня. Сюда могут входить обычные файлы и подкаталоги второго уровня и т.д. Цепочки подчиненных каталогов обозначаются их именами, разделяемыми знаком “\”, например:
- С:\DEMO> - каталог 1-го уровня DEMO;
- C:\DEMO\SYS> - каталог 2-го уровня SYS.
Маршруты файлов
При сложной, древовидной структуре файлов на диске для указания файла необходимо знать его местоположение – цепочку подчиненных каталогов. Цепочка имен каталогов, точно указывающих местоположение файла, называется маршрутом или путем.
Итак, файл полностью задается следующими элементами:
- именем накопители (дисковода), которое иногда не указывается;
- маршрутом (цепочкой имен каталогов), в которой каждый последующий является подкаталогом предыдущего (маршрут также может опускаться);
- именем файла, завершающем цепочку (файл должен находиться в последнем каталоге маршрута).
Стандартные расширения имен файлов
Расширение (тип файла) имени приписывается файлу обычно в соответствии с характером хранимой в нем информации. Существуют стандартные типы файлов, позволяющие распознавать их по расширениям, например:
-.ВАТ – командный файл для пакетной обработки;
-.СОМ – командный файл для непосредственного исполнения;
-.DAT – файл данных;
-.DOC – файл документов или текстовой обработки;
-.ЕХЕ – исполняемый файл;
-.ТХТ – текстовый файл;
-.CAL – таблица данных, полученная в пакете Supercalc;
-.BMP – файлы графики;
-.CLS – файлы электронных таблиц.
3. Операционная система Windows (семейства NT: XP, Vista), ее функции и основные свойства.
Microsoft Windows — семейство проприетарных операционных систем корпорации Microsoft, ориентированных на применение графического интерфейса при управлении. Изначально Windows была всего лишь графической надстройкой для MS-DOS. По состоянию на август 2014 года под управлением операционных систем семейства Windows по данным ресурса NetMarketShare работает более 91% персональных компьютеров. Windows работает на платформах x86, x86-64, IA-64 и ARM. Существовали также версии для DEC Alpha, MIPS, PowerPC и SPARC.
4. Рабочий стол Windows. Элементы окна и их назначение. Операции с файловой структурой, Проводник. Структура и использование Главного меню Windows. Панель управления Windows.
Основные элементы графического интерфейса Windows
Основными элементами графического интерфейса Windows являются:
Рабочий стол с пиктограммами.
Панель задач, на которой размещаются программные кнопки, индикаторы, Панель быстрого запуска.
Главное меню (кнопка Пуск).
Контекстное меню (отображается при щелчке правой кнопкой мыши по выбранному объекту).
Работа с окнами
Окно представляет собой область экрана, ограниченную прямоугольной рамкой. В нем отображается содержимое папки, работающая программа или документ.
Различают три варианта отображения окна на экране:
окно стандартного размера занимает часть площади экрана. При желании можно переместить его или любую его границу в другое место экрана
окно, развернутое на весь экран, имеет максимальный размер;
свернутое окно изображается в виде кнопки на панели задач.
В свернутом окне программа продолжает выполняться. Чтобы открыть свернутое окно или свернуть уже открытое, нажмите кнопку окна на панели задач.
Окна можно классифицировать по типу:
окно программы (окно папки);
окно документа;
окно диалога;
окно справки.
Окна программ
Окна программ – это окна, в которых отображаются программы.
Операции над окнами:
Открыть и закрыть окно программы.
Переместить.
Изменить размеры окон.
Осуществить поиск окна.
Упорядочить окна на экране.
Элементы окна программы:
строка заголовка (слева - системное меню, справа – кнопки переключения режимов отображения на экране);
строка меню;
панель инструментов;
рабочая область;
полосы прокруток;
строка состояния.
Диалоговые окна
Диалоговые окна в Windows используется для задания параметров и настроек ОС, оборудования и программ.
Основные элементы окна диалога:
Вкладка.
Кнопка.
Переключатель.
Текстовое поле.
Список.
Кнопка раскрытия списка.
Флажок.
Индикатор.
Ползунок.
Меню в Windows
В ОС Windows применяются четыре типа меню (меню – это список команд, выводимых на экран и предлагаемых пользователю для выбора):
Главное меню (открывается кнопкой Пуск).
Строка меню в окнах приложения (все программы, входящие в стандартный пакет поставки Windows, имеют строку меню).
Системное меню в окнах приложения (для изменения размеров окна и его положения).
Контекстное меню.
5. Microsoft Windows: настройка пользовательских параметров («мыши», клавиатуры, экрана). Языки и региональные стандарты. Стандартные программы Microsoft Windows. Установка и удаление программ.
6. Табличный процессор Microsoft Excel: его назначение и возможности. Элементы окна программы и окна документа. Основные операции с файлом.xls(х) из меню ФАЙЛ. Основные понятия ЭТ: рабочая книга, рабочий лист, строки, столбцы, ячейки и их адресация, диапазон ячеек.
Табличные процессоры представляют собой комплексные средства для хранения различных типов данных и их обработки. Основное свойство электронных таблиц заключается в том, что при изменении содержания любых ячеек таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененным соотношением, заданным математическим или логическими выражениями (формулами). Простота и удобство работы с электронными таблицами снискали им широкое применение в сфере бухгалтерского учета, в качестве универсальных инструментов анализа финансовых, сырьевых и товарных рынков, т. е. всюду, где необходимо автоматизировать регулярно повторяющиеся вычисления достаточно больших объемов числовых данных.
Особенность табличных процессоров состоит в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Их можно эффективно использовать, для:
автоматической обработки зависящих друг от друга данных;
автоматизации итоговых вычислений;
создания сводных таблиц;
ведения простых баз данных;
обработки записей баз данных;
совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;
подготовки табличных документов;
построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования. Все распространенные табличные процессоры позволяют:
создавать таблицы одноразового и многоразового пользования;
выполнять специальные расчеты (математические, статистические, бухгалтерские и др.);
автоматизировать расчеты, причем при изменении исходных значений можно наблюдать, как изменяются расчетные и анализировать получаемые результаты;
строить по данным из таблицы разнообразные графики и диаграммы;
взаимодействовать с системами управления базами данных;
при необходимости создавать текстовые документы;
автоматизировать работу с таблицами с помощью макрокоманд.
На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Quattro Pro фирмы Novell и Excel корпорации Microsoft. Все они представляют собой компоненты соответствующих офисных пакетов – Lotus SmartSuit, Perfect Office, Microsoft Office.
В интегрированных пакетах Lotus 1-2-3 объединены электронные таблицы, деловая графика, база данных для экономиста, менеджера, бухгалтера. Они дают возможность формировать разнообразные отчеты, вести расчетные и учетные операции, осуществлять моделирование коммерческих операций. Кроме того, имеется возможность использовать средства высшей математики.
Другим популярным интегрированным пакетом на рынке программных продуктов является пакет Quattro Pro фирмы Novell. Он объединяет в себе электронную таблицу, систему управления базами данных, подсистему машинной графики, возможности работы с Excel, Paradox, Lotus 1-2-3.
Корпорацией Microsoft разработан табличный процессор Excel. Среди прочих подобных программных продуктов этот пакет выделяет графичеcкий интерфейс и возможность взаимодействовать с другими продуктами Microsoft Office. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде. Он обеспечивает:
быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования;
возможность обработки типов данных, таких как числа, даты, формулы; возможен ввод текстовой и вставка графической информации.
поддержку форматов файлов самых разнообразных программных продуктов;
импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных;
возможность корректировки уже созданной таблицы;
использование большой библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и др.);
возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;
импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);
защиту таблицы от несанкционированного доступа;
средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования форм Microsoft Access для этих целей;
наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (мастер диаграмм, мастер функций);
представление таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм;
упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;
одновременное открытие нескольких рабочих книг, в каждой из которых можно создавать и работать с различными таблицами;
связку таблиц, т.е. автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;
автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд;
анализ структуры таблицы;
прогнозирование различных экономических процессов;
реализацию матричных и оптимизационных вычислений;
поддержку работы в сети;
интеллектуальное реагирование на действия пользователя – система предугадывает действия пользователя и помогает выполнить их;
поддержку технологии drug-and-drop (перетащи и отпусти).
7. Табличный процессор Microsoft Excel. Выделение строки, столбца, всей таблицы, диапазона (в том числе диапазона из несмежных ячеек). Вставка, удаление строк, столбцов. Изменение ширины столбца. Копирование, перемещение выделенного диапазона.
8. Microsoft Excel. Ввод, редактирование и форматирование данных (текста, чисел, формул). Форматы числовых данных (общий, процентный, экспоненциальный,...). Форматирование блока ячеек (границы, заливка, слияние ячеек).
Microsoft Excel входит в состав пакета прикладных программ Microsoft Office. Для запуска текстового процессора на выполнение необходимо выбрать ПускàПрограммыàMicrosoft Excel. Если на Рабочем столе вынесена панель ППП Microsoft Office, то для запуска процессора на выполнение можно щелкнуть мышкой по кнопке X, расположенной на данной панели. После запуска программы на экране будет представлено рабочее окно Microsoft Excel (рис. 1):
Рис. 1. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel
Под строкой заголовка располагается строка меню. Каждый пункт меню (Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно,?) объединяет группу команд, реализующих те или иные операции Excel. Щелчком мыши по пункту меню вызывается ниспадающее меню.
Под строкой основного меню располагается пиктографическое меню или так называемые панели инструментов. На экране чаще всего видно две панели инструментов – Стандартная и Форматирование, но может быть гораздо больше. Серая полоса панели заполнена инструментами с изображениями, указывающими на их значение. Подведенный к инструменту указатель мыши вызывает отображение подсказки с названием инструмента в желтой рамке. При необходимости вывода дополнительных панелей инструментов используется команда ВидàПанели инструментов.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист рабочей книги, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название (по умолчанию – это Лист1, Лист2 и т.д.), которое отображается на ярлычке листа, расположенном в его нижней части. В новой рабочей книге, по умолчанию, имеется 3 рабочих листа. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать лист, надо дважды щелкнуть по его ярлычку.
Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и далее двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).
На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбцов и строки (в этом порядке, например, А4, Е7). Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции входа и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, достаточно щелкнуть по заголовку столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Над строкой заголовков столбцов расположена строка, состоящая их двух частей. Первая – поле имени. По умолчанию ввод данных, формул относится к текущей ячейке. Вторая часть – строка формул. Ее используют для ввода и редактирования данных и формул в ячейках или диаграммах.
Справа и снизу рабочая область обрамлена полосами прокрутки, предназначенными для перемещения по строкам и столбцам рабочего листа. Внизу экрана расположены ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. На экране всегда виден один рабочий лист – текущий.
Самая нижняя строка электронной таблицы – это строка состояния. В ней всегда содержится информация о текущем состоянии программы.
Для подключения и отключения элементов интерфейса Excel необходимо воспользоваться командой СервисàПараметры, в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид. Далее включение или выключение отдельных элементов зависит от наличия или отсутствия соответствующих флажков (рис.2)
Рис.2. Настройка элементов интерфейса
В электронной таблице Excel существуют два режима отображения: Обычный и Разметка страницы. Обычный режим позволяет увидеть электронную таблицу в наиболее удобном для ввода и восприятия введенной информации виде. В режиме Разметка страницы можно увидеть отдельную часть электронной таблицы, которая будет выводиться на печать с автоматической разбивкой на печатные листы. Переключение между режимами осуществляется выполнением команд ВидàОбычный и ВидàРазметка
страницы соответственно.
С помощью команды ВидàМасштаб можно изменить масштаб отображения электронной таблицы, выбрав в окне диалога один из предложенных масштабов или задать свой в поле Произвольный.
Для завершения сеанса работы с Excel существует несколько способов:
9. Вычисления в электронных таблицах: формулы, ссылки на ячейки (абсолютные и относительные ссылки). Копирование содержимого ячеек: метод перетаскивания, применение буфера обмена, автозаполнение формулами.
Вычисления в таблицах осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.
Основное правило использования формул в Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить вручную. Это гарантирует при последующем редактировании таблицы сохранение ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Вместо чисел в формуле используются имена ячеек, т.е. ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами:
адрес ячейки ввести вручную;
щелчок на нужной ячейке или выбор диапазона, адрес которого требуется ввести; ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть по соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Приступая к созданию формулы, следует помнить следующие правила:
формуле всегда должен предшествовать знак равно «=»;
в формуле нельзя использовать символы русского алфавита;
необходимо учитывать последовательность выполнения математических операций.
В формуле могут использоваться арифметические и текстовые операторы, операторы сравнения и связи. Арифметические операции можно осуществлять только над числами, и результатом всегда будет число. Операторы сравнения используются для сравнения как числовых, так и текстовых значений, а результатом операций сравнения всегда являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Текстовый оператор объединяет числовые или текстовые значения в одну строку символов. Независимо от того, какие значения, текстовые или числовые объединяются, результатом всегда будет текстовая строка. Иерархия операторов отражена в табл. 1. При необходимости нарушить общепринятую иерархию операций необходимо использовать скобки, поскольку операторы, заключенные в скобки выполняются первыми.
Таблица 1
Порядок выполнения операторов
Оператор
Обозначение
Приоритет
Оператор диапазона
:
Операторы объединения и пересечения
; пробел
Оператор процентов
%
Оператор возведения в степень
^
Оператор умножения и деления
* /
Операторы сложения и вычитания
+ -
Текстовый оператор
&
Операторы сравнения
= > < >=
<= <>
Ввод формулы в ячейку можно произвести при помощи клавиатуры или мыши. В первом случае формулу следует напечатать в нужную ячейку рабочего листа и подтвердить ввод нажатием клавиши Enter. Однако может случиться, что вместо привычного результата вычислений можно увидеть формулу. В этом случае необходимо выполнить команду СервисàПараметры и на вкладке Вид снять флажок Формулы (рис. 2)
4.2. Ссылки абсолютные и относительные
Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным положением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке I2 имеется ссылка на ячейку А3, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку D5 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку С6.
Абсолютная адресация. При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.
4.3. Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение содержимого ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать метод перетаскивания, при работе с большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена.
Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует установить указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Ячейку можно перетаскивать в любое место рабочего листа.
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Копирование и перемещение данных через буфер обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: ПравкаàКопировать или ПравкаàВырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только тогда, когда вставка будет успешно завершена.
Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой ПравкаàВставить. Для управления способом вставки можно использовать команду ПравкаàСпециальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.
Автоматизация ввода
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.
Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. Такая ситуация часто возникает при использовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.
В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши [Enter] подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.
Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает вид тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит либо ее заполнение данными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.
Например, ячейка А1 содержит число 1. Необходимо перетащить маркер заполнения правой кнопкой мыши так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1 и отпустить кнопку мыши. Если в открывшемся меню выбрать пункт Копировать ячейки, то все ячейки будут содержать число 1. Если выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.
Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду ПравкаàЗаполнитьàПрогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбираются тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение), величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке [Ок] Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.
Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения формулами принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.
Таблица 2
Примеры оформления ячеек со ссылкой
Ссылка в исходной ячейке
Ссылка в следующей ячейке
при заполнении вправо
при заполнении вниз
А1 (относительная)
В1
А2
$А1(абсолютная по столбцу)
$А1
$А2
А$1(абсолютная по строке)
В$1
А$1
$А$1(абсолютная)
$А$1
$А$1
4.5. Стандартные функции
Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра можгут использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут применяться функции.
Палитра формул. Если начать ввод формулы щелчком по кнопке Изменить формулу (в строке формул), то под строкой формул появляется палитра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завершить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие фун