(по материалам производственной практики)
За период обучения в ГБПОУ УМПК в рамках стандарта по профессии секретарь по профессиональным модулям проходила производственная практика:
- ООО "Сервис Групп".
В ООО " Сервис Групп" основными функциями инспектора по кадрам является:
- Издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и.т.д.);
- Оформление, учет и хранение трудовых книжек;
- Формирования, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
- Ведение учета представления ежегодных отпусков;
- Подготовка статистических отчетов;
- Обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам.
Так же, как и в любом кадровом делопроизводстве в кадровой службе используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:
- № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
- № Т-2 «Личная карточка работника»;
- № Т-3 «Штатное расписание»;
- № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
- № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
- № Т-7 «График отпусков»;
- № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
- № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
- № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
- № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в ООО " Сервис Групп"(указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем).
При приеме на работу работник должен представить следующие документы: (заявление о приеме на работу с подписью директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документ об образовании; о квалификации или наличии специальных знаний).
На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.
Заполняется личная карточка Т-2. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы ООО "Лидер Групп" также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.
Например:
- Книга учета приказов;
- О приеме;
- О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и.т.д.);
- О переводе;
- Об увольнении;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Книга учета личных заявлений сотрудников;
- Книга учета сотрудников, принятых на работу;
- Книга учета сотрудников, уволенных с работы;
Другой особенностью в деятельности делопроизводства в ООО «Сервис Групп» является способ хранения документации. Хранению документов в ООО «Сервис Групп» подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления кадровой работы.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников ООО «Сервис Групп». В обязанности ИО инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальном ящике, который находится в металлическом шкафу. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этом же шкафу и таком же ящике хранятся невостребованные книжки сотрудников, уволенных с работы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и прочие).
Нормативно- правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.
К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.
Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приеме на работу и закачивания выдачей трудовой книжки после увольнения работника.
При приеме нового работника он, как правило, пишет заявление о приеме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подает отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.
В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую должность, награжден денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.
Несовременных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД «Делопроизводство», «Workflow», «1C: Делопроизводство».
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
Источники:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года №197- Ф3 // Собрание законодательства Российской Федерации – 2001. - №37. – Ст.1104
2. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005г) // Гарант Профессионал. -2008. - Версия 7.8.
3. Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда его оплаты» // Гарант Профессионал. -2008. –Версия 7.8.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. - 17с. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.
5. Делопроизводство: Учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР. 2004. – 544С.
Литература:
1. Корнева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. и др. Основы делопроизводства: Учебник: М.: ЮНИТИ- Дана, 2012. - 414с.
2. Кошкина С.П. Основы делопроизводство: Учебник. М.: ЮНИТИ- Дана, 2012- 414с.
3. Кушнаренко Н.Н. Документирование: учебное пособие. – изд. 7-е, перераб. инон – М.: Знание, 2014 – 459с.
4. Лысенко Н.А.; Сербиновский Б.Ю.; Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. – Ростов- Дону: Издательский центр «МарТ», 2012. – 272 с.
5.Стенюков М.В., Пустозёрова В.М. Кадровое делопроизводство в 2011 году: образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.В., Пустозёрова В.М. Кадровое в 2011 году образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.: А-Приор,2012. – 126 с.
5. Труханович Л.В. Личная карточка работника: работаем с новой формой № Т-2 [Текст] / Л.В. Труханович// Кадры предприятия. – 2011.-№10.-С. 20-24.
Интернет источники:
1. https://knowledge.allbest.ru/
2. https://referat.bookinist.net/menedzhment/referatid-132023.html
3. https://xreferat.ru/
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Ознакомившись с процессом формирования личного дела, я поняла, что эта работа требует четких знаний по работе с документами, а именно умение их правильно составить, оформить и подготовить. Внося сведения, надо быть особенно внимательным. Значительно облегчает процесс формирования личного дела наличие специальных бланков (личные карточки, личные листки по учету кадров и т.д.), заполнение которых не занимает много времени.
Я заметила, что во многих учреждениях идет тенденция к упрощению учета работников, есть некоторые документы (листки поощрений и взысканий, характеристики, рекомендации, анкеты) в личное дело не подшиваются.
При использовании личным делом запрещается делать какие-либо исправления записей или дописывания информации, а также изъятия документов. Категорически запрещается выносить личное дело за пределы управления или задерживать ее более чем на три дня.
Личное дело, взятое из отдела кадров, сохраняется на уровне с документами для служебного пользования.
Личные дела всех работников находятся в специальных сейфах, доступ к которым имеют работники, которые определены приказом руководителя.
Таким образом знания основы дело ведения на современном этапе позволит специалистам работать с наименьшими внешними и внутренними расходами, поможет избежать недоразумений и конфликтов.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел, этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Передачи личных дел в архив определена требованиями примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.