При поселении гостя, администратор должен соблюдать определённый алгоритм действий:
При поселении индивидуального гостя, администратор приветствует его, узнаёт о том, бронировал ли гость номер заранее. Если бронировал, то администратору необходимо выяснить номер заявки и зарегистрировать гостя, то есть сменить цвет его заявки в шахматке, оформить заезд, затем выдать ключи от номера и пожелать хорошего отдыха.
В случае, если гость не бронировал номер заранее, то администратор узнаёт о предпочтениях гостя, знакомит его с прайс-листом, затем, когда гость определился с категорией номера, ему выдаётся анкета, которую необходимо заполнить в двух экземплярах:
АНКЕТА
| Гостиница «Красный фонарь» |
| |
| 1. Фамилия ------------------------ Комната № ------------------- |
| 2. Имя ---------------------------- Прибыл ---------------------- |
| 3. Отчество ----------------------- Выбыл ----------------------- |
| 4. Дата рождения "--" -------- ---- года |
| 5. Место рождения: |
| республика, край, область, округ ------------------------------ |
| район --------------------------------------------------------- |
| город, село, деревня ------------------------ |
| 6. Документ, удостоверяющий личность: вид ------------------------ |
| (наименование) |
| серия --------- N --------------, выдан "--" ------------- 19-- г. |
| (наименование органа, учреждения, выдавшего документ) |
| 7. Адрес места жительства ---------------------------------------- |
| Зарегистрирован "--" ------ ---- г. |
| Подпись дежурного администратора ----------------- |
При регистрации иностранного гостя, требуется большее количество документов.
В случае, если в гостиницу пришёл иностранный гость,то кроме паспорта он должен предоставить миграционную карту и визу. Администратор заполняет бланк уведомления о прибытии:
К Уведомлению также прилагается: копия документа удостоверяющего личность иностранного гражданина, копия миграционной карты, копия визы.
Заполненный бланк Уведомления гостиница обязана в срок не позднее 24 часов с момента заезда иностранца лично представить в органы ФМС, а уведомление о снятии с учета - до 12 часов следующего дня с момента выезда гостя из гостиницы.
Для иностранных граждан ведется специальный журнал регистрации, в нем указывается:
·Регистрационный номер;
·Дата и время регистрации;
·ФИО;
·Дата рождения/ гражданство/ № паспорта;
·Из какой страны прибыл;
·Наименование КПП/ дата пересечения границы;
·Категория/ № визы/ срок действия/ маршрут следования;
·№ миграционной карты/ срок действия;
·Цель приезда в РФ/ организация, принимающая иностранных граждан;
·Номер комнаты;
·Дата выезда из гостиницы.
При поселении в гостиницу туристских групп администратору зараннее известны дата прибытия, время, количество человек, номер заявки. Как правило, группы приезжают в гостиницу от туристических фирм, с которыми гостиница имеет договор, поэтому оплата проживания производится по безналичному расчету. Для групп ведется отдельный журнал регистрации. При заезде группа должна предоставить направление от фирмы, то есть документ дающий право на заселение в гостиницу и гарантию оплаты услуг.
Администратор проверяет все данные, оформляет заезд в шахматке, и выдает гостям ключи от номеров.
2.4 Ночной аудит
Основной целью ночного аудита является доказательство правильности и полноты учета гостевых и негостевых счетов по предприятию в сравнении с внутриведомственными докладами. Специфически работа аудита связана с:
· проверкой внесенных записей;
· составлением баланса счетов;
· разрешением противоречий;
· мониторингом кредитных организаций;
· подготовкой оперативных докладов.
аудитор в основном пользуется следующей документацией:
· бухгалтерской книгой;
· ведомостями учета наличных средств;
· суточными и дополнительными стенограммами;
· итоговыми аудиторскими ведомостями.
Главной функцией аудита является убеждение в том, что все операции, влияющие на отчетность, записаны в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении завершить неоконченные записи. Хотя большинство работников стараются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности.
Аудитор строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Аудитор также может записывать ранее не учтенные операции с наличностью.
Расхождения в статусе номеров должны быть решены как можно быстрее. Ошибки в статусе номера могут привести к потерям дохода от недостаточной полноты и оплошностях в записях. Например, если гость выписан, а администратор забыл правильно оформить процедуру выезда, то номер будет считаться занятым, хотя на самом деле он свободен.
Ночной аудитор имеет право удостовериться, что расхождения между дневным отчетом поэтажной службы и системы статуса номеров СПиР были согласованы к концу дня. Чтобы минимизировать ошибки горничные должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор должен просмотреть отчет СПиР и горничных, чтобы согласовать статус всех номеров гостиницы.
Если СПиР считает, что номер занят, а в отчете поэтажной службы он числится свободным, то аудитор должен прояснить истину. В этом случае может быть следующее:
· гость, торопясь, мог уехать, но забыл выписаться;
· гость мог уехать, не собираясь выписываться;
· агент или кассир могли не закрыть лист.
Аудитор, проверив все обстоятельства, должен предъявить лист для закрытия и определиться со статусом номера.