РАСПОРЯЖЕНИЕ
От 20 октября 2014 г. № 66-о
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения «Емва»
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства, совершенствования системы документационного обеспечения в администрации городского поселения «Емва»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации городского поселения «Емва» согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Признать утратившим силу распоряжение руководителя администрации городского поселения «Емва» от 24.03.2006 г. № 11-о «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения «Емва».
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на ведущего специалиста по контролю и делопроизводству администрации городского поселения «Емва» Каракчиеву Т.В.
4. Ознакомить с настоящим распоряжением всех сотрудников администрации городского поселения «Емва» под роспись.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Руководитель администрации А.Б. Михайлов
|
Инструкция
По делопроизводству в администрации городского поселения «Емва»
Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского поселения «Емва» (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации городского поселения «Емва» (далее - Администрация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Коми, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76, ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в Администрации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. В случае применения в Администрации систем электронного документооборота (систем автоматизированной обработки документов), данные системы должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляет сектор обеспечения деятельности Администрации.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Администрации возлагается на ведущего инспектора по контролю и делопроизводству.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Администрации.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица,
имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с руководителем Администрации или его заместителем.
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются в установленном порядке уполномоченным специалистом, в отдельных случаях – по согласованию с руководителем Администрации или его заместителем.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку
сотрудники Администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи лицу, указанному как замещающее в должностной инструкции или ответственному за делопроизводство. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя Администрации или его заместителя.
1.12. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники Администрации немедленно сообщают руководителю Администрации или его заместителю. На основании решения руководителя Администрации или его заместителя в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии докладывает руководителю Администрации или его заместителю результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
1.14. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Основные понятия, используемые в настоящей инструкции:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы без соответствующего заверения в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Подготовка и оформление документов Администрации
2.1. Бланки документов Администрации.
2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:
- с угловым штампом «Администрация городского поселения «Емва» (Приложение № 1);
- постановления Администрации (Приложение № 2);
- распоряжения Администрации (Приложение № 3).
2.1.2. На бланках с угловым штампом «Администрация городского поселения «Емва» оформляются служебные письма за подписью руководителя Администрации и его заместителя, а также должностных лиц Администрации полномочных подписывать служебные письма.
2.1.3. Каждый лист официального документа оформленный как на бланке, так и на стандартном листе изготавливается на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) должен иметь поля: левое не менее 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 15 мм, нижнее - 15 мм.
Бланки документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
2.1.6. Другие документы Администрации могут быть изготовлены как на бланках так и стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения.
2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.
2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.
2.2. Реквизиты документов.
Правовые акты, письма и другие документы Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:
2.2.1. Код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1 - 2.2.4, включаются при необходимости (например, в финансовых документах).
2.2.5. Наименование организации.
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава муниципального образования, Администрация, структурные подразделения Администрации. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе, положении об Администрации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
2.2.6. Справочные данные об организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
2.2.8. Дата документа.
Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные двумя или более должностными лицами Администрации, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2011 г. следует оформлять 05.01.2011 г.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2011 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
2.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Данный реквизит располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер».
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.2.11. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации».
2.2.12. Адресат.
Реквизит «Адресат» печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
 |
При адресовании письма руководителю органа государственной власти, организации и т.п. его наименование входит в состав наименования должности адресата, при этом должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
В реквизите «Адресат» указывают почтовый адрес, затем наименование организации или физического лица, при этом допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
 |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами допускается.
При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.
При адресовании документов однородным учреждениям или организациям указывать обобщенное наименование должности без фамилий, например:
При написании почтового адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила).
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите «Справочные данные об организации»):
для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
2.2.13. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «Утверждаю » (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, при этом допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
:
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова «Утверждён » (Утверждена, Утверждены или Утверждено - согласуется с утверждаемым документом), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «Утверждено» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:
Гриф утверждения документа располагается в верхней части документа справа на уровне реквизита «Наименование организации» - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
2.2.14. Резолюция.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
 |
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение в резолюции считается лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.15. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии;
чего? (кого?), например:
Должностной регламент ведущего специалиста.
Допускается отсутствие заголовка к тексту документов.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.2.16. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа проставляется при необходимости и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
2.2.17. Текст документа.
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например:
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов»...
В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.
Во второй (распорядительной) части излагаются предписания: решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов и выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав комиссии входят», «комиссия установила»).
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил» и т.п.).
В совместных распорядительных документах слова «решили», «постановили» и т.п. употребляются в форме множественного числа.
В письмах используют следующие изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Администрация городского поселения «Емва» не возражает», «Комиссия считает возможным»).
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.) Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
2.2.18. Отметка о наличии приложения.
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: 1. Положение о комиссии на 2 л. в 1 экз.
2. Состав комиссии на 1 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова «Приложение №» и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.
 |
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
 |
Если приложение одно, оно не нумеруется. Приложения к правовым актам заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см., длина черты 2 - 3 см.
2.2.19. Подпись.
В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:
Специалист администрации
городского поселения «Емва Личная подпись И.О. Фамилия
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:
Специалист Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При написании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:
Исполняющий обязанности
главного специалиста администрации И.О. Фамилия
2.2.20. Гриф согласования документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования включает в себя слово «Согласовано» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
Согласовано:
Начальник отдела бухгалтерского
учета и отчетности
Личная подпись И.О. Фамилия
09.02.2007
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит «Гриф согласования документа» оформляется по следующей форме:
Согласовано:
Письмом администрации …..
от 01.01.0001 N 0-00/000
Реквизит «Гриф согласования документа» может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
«Решение Совета городского поселения «Емва» от 01.01.0001 г. № «О …..»..
Согласовано Согласовано
Начальник управления финансов Начальник правового управления
Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
01.01.0001 01.01.0001
2.2.21. Визы согласования документа.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования, состоящей из подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты, например:
Личная подпись И.О.Фамилия 01.01.0001
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Специалист Личная подпись И.О.Фамилия
25.02.2007
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.2.22. Оттиск печати.
В Администрации применяют печати с наименованием исполнительного органа местного самоуправления, с использованием Герба Республики Коми, а при наличии герба муниципального образования, печати могут быть изготовлены и с изображением герба муниципального образования.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом «М.П.») без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.
Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
Кроме печатей с изображением Государственного герба Республики Коми, герба муниципального образования в Администрации могут использоваться печати различной формы структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для документов», «Для копий» и другие), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель Администрации.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в организацию - изготовителю печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя Администрации допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, распоряжением или доверенностью которым предоставлены соответствующие полномочия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Учет печатей и штампов в Администрации возложен на специалиста 1 категории сектора обеспечения деятельности Администрации.
Учет имеющихся печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 4) с проставлением их оттисков. Листы журнала учета печатей и штампов ну