4.1. Положения, правила, инструкции.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) утверждаются правовым актом Администрации, должностные инструкции могут утверждать руководителем без вынесения правового акта.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
4.2. Протокол.
4.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
4.2.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.2.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ или ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ - должность, инициалы и фамилия;
секретарь - должность, инициалы и фамилия;
ПРИСУТСТВОВАЛИ - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указываются должности, инициалы и фамилии).
Слово «Пристутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»).
Наименование раздела отделяется от текста сплошной чертой. Под чертой от границы левого поля в скобках указывается фамилия и инициалы докладчика.
Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола перед словом «ВЫСТУПИЛИ» или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается».
Постановление (решение), как правило, печатается в тексте протокола. Допускается оформление постановления (решения) в виде приложения; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
4.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной. Требования к оформлению полного протокола распространяются и на краткий, за исключением основной части протокола, которая включает только рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и результаты голосования (при необходимости). Содержание докладов и выступлений не фиксируется.
4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.
Допускается нумерация протоколов на все время их ведения.
4.2.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный секретарь.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, либо путем направления копий протоколов.
4.2.7. Текст протокола печатается размером № 13 - 14 шрифтом Times New Roman.
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля заглавными или прописными (начиная с заглавной) буквами, полужирным шрифтом, размером № 14 и выравнивается по центру.
Вид мероприятия отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается обычным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения мероприятия, у кого проводится мероприятие, указывается при необходимости, выравнивается по центру.
Дата оформляется цифровым и буквенным способом, печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими (допускается латинскими) цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Допускается вместо должности лица указывать - Председатель заседания (совещания).
Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего 2 - 3 межстрочными интервалами и включает в себя аналогичные подписи председателя реквизиты.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, наименование должности может центририроваться относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.3. Акт.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется коллегиально (не менее трех исполнителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.
Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (размер № 13 - 14, через один интервал).
Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.
В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
4.4. Служебные письма.
Служебные письма готовятся:
как ответы о выполнении поручений органов государственной власти Российской Федерации, Республики Коми, органов местного самоуправления муниципального района;
как письма, связанные с исполнением поручений органов государственной власти Российской Федерации, Республики Коми, органов местного самоуправления муниципального района по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;
как сопроводительные письма;
как ответы на запросы;
как инициативные письма.
Служебные письма печатаются на бланках установленной формы п. 2.1.5.; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов местного самоуправления - авторов документа - указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя Администрации, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
В служебных письмах используется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Администрация не считает возможным...», «Администрация предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);
Служебные письма подписываются Главой муниципального образования, руководителем Администрации его заместителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.
На письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Датой письма является дата его подписания.
4.5 Документы, передаваемые по факсимильной связи.
Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью так, чтобы текст легко читался.
При передаче и приеме документа по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.