Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.
Прием и первичная обработка документов осуществляются инспектором сектора обеспечения деятельности Администрации.
Проверка правильности доставки проводится с целью выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка и (или) составляется акт.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается у специалиста, ответственного за делопроизводство, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (письма из судебных инстанций). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, передаются по принадлежности.
Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
5.2. Предварительный просмотр документов.
Специалист, ответственный за делопроизводство, предварительно просматривает документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Администрации. Документы, поступившие в Администрацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно исполнителям или специалистам, в чью компетенцию входит рассмотрение поступившей корреспонденции. Основанием для принятия решения в ходе предварительного просмотра является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного просмотра должно быть направление документа руководителю Администрации или его заместителю в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
Без предварительного просмотра передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
5.3. Регистрация поступающих документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из различных организаций и от физических лиц, а также создаваемые структурными подразделениями Администрации (внутренние) и отправляемые.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные материалы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Документы, поступившие в Администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день (с отметкой «срочно» - регистрируются с проставлением точного времени приема документа).
На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.
Документы, адресованные в Совет городского поселения, направляются Главе городского поселения. Документы, адресованные структурному подразделению Администрации, конкретному должностному лицу, передаются по назначению.
После регистрации документы, поступающие на бумажных носителях, по электронной почте и по факсимильной связи, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.
Письменные обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (допускается ведение журнала в электронном виде). В этом же журнале проставляется отметка об исполнении.
Письма граждан направляются на рассмотрение руководителю Администрации или лицу, его замещающему.
Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных специалистам Администрации, осуществляет ведущий инспектор по контролю и делопроизводству.
Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Поступившая корреспонденция регистрируется и передается руководителю Администрации или в его отсутствие лицу, его замещающему.
Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту, осуществившему регистрацию корреспонденции, с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.
Специалист вносит часть резолюции (Ф.И.О. исполнителя и дату поступления в отдел) в журнал регистрации входящей корреспонденции и передает на исполнение лицам, указанным в резолюции, под подпись.
Поступившие телеграммы принимаются с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы регистрируется получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующему исполнителю.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Документы, поступившие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.
Документы, отправляемые из Администрации, передаются почтовой, электрической (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), фельдъегерской связью или, в случае краткого срока исполнения документа (срочные), доставляются лично адресату.
Документы, подписанные руководителем Администрации или его заместителем отправляются полностью оформленные, с указанием почтового адреса.
Подписанный документ регистрируется (присваивается исходящий номер, который состоит из номера соответствующего дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа).
При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно, как правило, не регистрируется.
Документы, создаваемые в Администрации и подписанные руководителем, регистрируются в журнале исходящей корреспонденции с присвоением исходящего номера, который состоит из порядкового номера согласно журналу регистрации и индекса, по номенклатуре дел Администрации.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов.
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, акты, протоколы, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрация, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, передача на исполнение).
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства.
5.6. Работа исполнителей с документами.
Специалисты Администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
При рассмотрении документов исполнитель выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем Администрации, его заместителями, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, обеспечивает его тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Исполненный документ вместе с ответом возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для проставления отметки об исполнении и подшиваются оба документа в дело согласно номенклатуре дел.
6. Контроль исполнения документов
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступающие в Администрацию, требующие предоставления информации, поручения руководителя Администрации и его заместителя.
Контроль исполнения документов обеспечивает ведущий инспектор по контролю и делопроизводству, а также ход и состояние их исполнения (в том числе предупреждение-напоминание о сроке исполнения документа).
6.1. Сроки исполнения документов.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание «срочно», «незамедлительно» или аналогичное указание - в 3-дневный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание «оперативно», «в возможно короткие сроки» или аналогичное указание - в 10-дневный срок;
- если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до последнего числа следующего месяца);
- если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения (запроса);
- запросы депутатов представительных органов местного самоуправления исполняются в течение 15 дней со дня получения обращения. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов депутат должен быть об этом проинформирован. Окончательный ответ в этом случае предоставляется депутату не позднее 30 дней со дня получения его обращения;
- обращения граждан исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента их поступления в отдел делопроизводства.
В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующие специалисты направляют промежуточный ответ с предложением о продлении срока, указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Если поручение дано нескольким лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом «исп.», является головным исполнителем, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.