7.1. Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:
единый стиль оформления документа;
четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;
правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;
соблюдение установленных размеров полей;
правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;
одинаковые абзацные отступы;
правильное построение таблиц.
7.2. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером № 13 – 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.
7.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал, на одной стороне листа.
7.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см. от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.
7.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1 - 2 межстрочными интервалами, например:
Согласовано: (1 интервал)
Начальник
Специалист (межстрочный интервал)
И.О. Фамилия (1 интервал)
7.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
7.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, Список, Состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:
СОСТАВ
координационного совета
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, председатель координационного совета; |
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, заместитель председателя координационного совета; |
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, секретарь координационного совета; |
| Члены совета: | |
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, |
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, |
| Фамилия И.О. | - должность лица, место работы, |
7.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.
Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал.
7.10. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами в нижнем правом углу листа (если иное не предусмотрено другими Правилами).
7.12. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.
7.13. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.
Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:
цифры одного числа;
инициалы и фамилию;
число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);
знаки №, §, % при цифрах, к которым они относятся;
однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;
слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).
Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.
Не рекомендуется оставлять часть слова «не» в начале строки и отрицание «не» в конце строки, например:
... гражда-... многие не
не хотят; хотят...
7.14. Количественные числительные не имеют падежных наращений, например:
В 2 экземплярах;
В течение 30 дней.
В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например:
1-я очередь;
2-й этаж;
на 1, 2 и 3-й линиях.