Реформаторская деятельность Петра 1, направленная на укрепление государства, затронула самые различные стороны государственной жизни России XVIII века. Среди многих реформ Петра1 видное место заняли административные реформы.
В результате реформ закончила свое существование Боярская дума. Вместо нее высшим законодательным, административно - распорядительным, судебным и контрольным органом государства стал Правительствующий сенат. Делопроизводство Сената сосредотачивалось в канцелярии, которая делилась на столы.
Коренным преобразованиям подвергся центральный аппарат государственного управления. Реорганизация шла по пути ликвидации приказов и создания новых центральных органов управления - коллегий.
Коллегии - это центральные распорядительные органы отраслевого управления, подчиненные царю и Сенату и руководившие местными государственными учреждениями. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления. Их отличие от приказов состояло в том, что в них был коллегиальный порядок рассмотрения и решения вопросов. Коллегии отличались от приказов также тем, что они имели единообразное внутреннее организационное построение, более четкое распределение функций. В отличие от приказов деятельность коллегии была основана на строгой регламентации законами их правового положения, функций, обязанностей коллежских чинов, что придавало коллегиям более выраженный бюрократический характер.
Делопроизводство в коллегиях существенно отличалось от делопроизводства в приказах, прежде всего тем, что делопроизводство в коллегиях твердо основывалось на нормах закона. Основным таким законодательным актом был Генеральный регламент.
Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решений в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Для учета входящих и исходящих документов в канцелярии велись четыре книги, получившие общее название регистратуры. Регистратура состояла из четырех книг: "А", "Б", "С", "Д". В двух книгах - "А" и "В" - регистрировались входящие документы. Две другие книги "С" и "Д" - служили для регистрации исходящих документов.
Большое внимание в Генеральном регламенте уделено порядку удостоверения документов. Документы, составленные на основании принятых решений, подписывались членами присутствия, оказавшимися в момент подписания налицо. Наиболее важные документы составлялись секретарем канцелярии, остальные, по указанию секретаря - канцеляристами. Часть документов (дипломы, патенты) составлялась по "генеральным формулярам" - образцам. Генеральный регламент не оставил без внимания вопросы охраны государственной тайны. Так, пакеты с документами, полученными от царя или Сената, мог распечатывать только президент коллегии. Категорически запрещалось хранение каких бы то ни было документов дома.
Генеральным регламентом предусматривалось образование двух государственных архивов: при Коллегии иностранных дел, хранящего документальные материалы всех коллегий, и при Ревизион - коллегии для хранения дел, относящихся к учету государственных доходов и расходов. При этом требовалось, чтобы дела сдавались в архивы в систематизированном виде и в сопровождении описей, к которым составлялись алфавиты личных имен.
Дальнейшее развитие государства автоматически вело (вкупе с развитием техники передачи, печати, обработки информации и объемом передачи информации) к совершенствованию системы работы с документами. Большой интерес представляли работы И.И. Рихтера, которые можно рассматривать как попытку рационализации делопроизводства. Каждый документ, подчеркивал И.И.Рихтер, должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение). Для лучшего контроля за исполнением документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от документов, по которым не требуются предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно".
Однако меры по рационализации делопроизводства носили локальный характер, так как они ограничивались пределами отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.