Электронный документооборот.

Структура информационного рынка

1. Рынок электронных сделок, включает систему банковских и межбанковских операций, электронные торги, заказ товаров, систему резервирования товаров.

2. Рынок электронной информации разбивается на сектора:

· Сектор биржевой и финансовой информации - представляет информацию о котировках ценных бумаг, валютных курсах, инвестициях

· Сектор экономической и статистической информации – это информация числовая, экономическая, демографическая, социальная. Передается в готовом виде (диаграммы, графики), производится государственными и межправительственными организациями.

· Сектор коммерческой информации – это информация о предприятиях, фирмах, их продукции, ценах, руководителях. Предоставляется Госкомстатом, министерством внешнеэкономических связей.

· Сектор профессиональной информации – различная справочная и научно – техническая информация о различных областях науки и техники. Производитель НИИ

· Сектор массовой и потребительской информации – производители – агентства и службы новостей общероссийского, областного, городского масштаба.

3. Рынок программного обеспечения – включает системное обеспечение (ОС, драйверы), утилиты (архиваторы, антивирусные программы), ПППО, игры, обучающие программы, специальные программы (банковские, бухгалтерские системы).

4. Рынок сетевых коммуникаций

Рынок провайдерских услуг

3.

Информация ( лат) – «информацио» - означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления.

Информация – это сведения, сообщения, которые являются объектом сбора, передачи, обработки и преобразования.

Информация характеризует предметное содержание. Информация подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.д.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения. Обмена. Потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями, называется управленческой

Экономическая информация – это сведения отражающие деятельность хозяйственного субъекта, его внутреннее и внешнее состояние и используется для управления этим объектом.

Для экономической информации характерны особенности:

ü Экономическая информация специфична по форме представления. Она требует представления данных на машинных носителях в виде показателей и реквизитов.

ü Экономическая информация имеет большой объем и сложную структуру

ü Эк. информация циклична.

ü Она специфична по способам обработки (группировка, выборка)

Свойства информации

1. Измеряется с помощью различных количественных показателей: документами, документостроками, показателями, реквизитами, байтами

2. Качество: достоверность (если она не искажает истинное положение дел), оперативность, доступность, достаточность, полезность, аналитичность.

Классификация экономической информации:

1. По отношению к ИС объекта

a. Входящие потоки информации Исходящие

b. Внутренние Внешние

2. По стабильности:

a. Условно-постоянная Переменная

3. По отношению к процессу обработки:

a. Информация, поступившая на обработку – исходящая

b. Промежуточная – не полностью обработанная

c. Результатная – полностью обработанная и содержит конечный результат.

4. По отношениям к функциям управления.

a. Плановая Контрольно - регулирующая

b. Аналитическая Нормативно – регулирующая

ИС имеет сложную структуру, в ней можно выделить множество информационных совокупностей различных уровней. При этом элементарной частицей может являться отдельный реквизит – логически не делимый элемент в структуре экономической информации.

Различают 2 вида реквизитов:

ü Реквизиты – признаки (качественную сторону, когда, где, что)

ü Реквизиты – основания (количественную, сколько)

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием.

Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию.

По структурному составу информационную совокупность можно разделить на: реквизиты, показатели, документы.

Показатель - составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один (несколько) реквизитов-признаков. Показатель характеризует количественную и качественную сторону объектов, процессов и явлений.

Документ – определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных показателей.

К документам предъявляются следующие требования:

1. минимальный набор показателей, обеспечивающий полноту (достаточность) информации
2. показатели документа должны отвечать требованиям актуальности и достоверности
3. своевременность формирования документа
4. формирования документа в доступной пользователю форме.

Большинство документов состоит из 3 частей: заголовочной, табличной и оформительской.

Отдельные документы имеют стандартную форму, задаваемую кодом, и строгие правила оформления.

В целях упрощения организации и осуществления информационных процессов документы объединяют в массивы документов. Выделяют однородные массивы документов (содержат документы одинаковой формы) и неоднородные (содержат различные по форме и структуре документы).

Информационные потоки - совокупность перемещаемых массивов документов, относящихся к ому или иному участку управленческой деятельности.

Информационная база – совокупность всех массивов документов организации

 

4.

Коды. Кодирование.

Автоматизированная обработка информации основывается на ее группировке по каким-либо реквизитам-признакам (по номенклатуре, по подразделениям, по контрагентам и т.д.). Для выполнения группировки информации появляется необходимость кодирования группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются коды.

Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Назначение кодов:

1. обеспечение группировки информации,
2. подведение итогов по группировочным признакам
3. выполнение процедур поиска и выборки информации
4. организация хранения информации
5. организация передачи информации

Требования к кодам:

1. код должен быть присвоен каждому объекту изучаемой предметной области
2. код должен иметь однозначное обозначение
3. расширение круга объектов кодирования без изменения правил кодирования и обозначения кодов
4. один и тот же объект должен иметь одинаковый код во всех решаемых задачах. Например: код, присваиваемый конкретному виду материала, применяется при регистрации его поступления, при планировании объемов производства, при зачете себестоимости продукции и т.д.
5. коды должны быть неизменны длительный период времени, удобны для восприятия и запоминания
6. коды должны быть просты для заполнения, чтения и обработки документов
7. код должен обладать максимальной информированностью при минимальной значности
8. возможность автоматического обнаружения ошибки в кодовом обозначении

Системы кодирования:

1. порядковая, обычная нумерация объектов

2. серийно-порядковая,

1. позиционная
2. комбинированная
3. штриховая, строится на двоичной основе – широким линиям и промежуткам присваивается логическое обозначение 1, а узким – 0. штриховой код – чередование узких и широких линий.

 

Классификаторы.

Классификатор – систематизированный свод однородных наименование (объектов подлежащих классификации) и их кодовых обозначений.

Систематизация классификаторов:

1. общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Насчитывается несколько десятков общегосударственных классификаторов.

2. отраслевые классификаторы, единые для конкретной отрасли

3. региональные классификаторы, единые для данной территории

4. локальные классификаторы, составляются для конкретного предприятия, организации, фирмы.

Разработка классификаторов состоит из 4 этапов:

1. установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию

2. выбор системы классификации объектов.

3. разработка кодовых обозначений, кодирование объектов

4. формирование классификатора. В большинстве случаев классификатор оформляется в виде справочника

Применение классификаторов:

1. заполнение документов. Отдельные документы требует ввода не наименования объекта, а его кода,

2. хранение классификаторов в памяти ЭВМ. Это позволяет осуществлять поиск информации об объекте по его коду, автоматически заполнять документы сведениями об объекте, указав его код.

5.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления – это документирование. Совокупность документов, циркулирующих в ИС, называется системой документации.

Документы являются основными носителями информации и имеют юридическую силу при наличии печати и подписи. Документы делятся:

ü Первичные и выходные

ü Внутренние и внешние

ü По функциям управления: организационно-распорядительные (устав, приказы), специализированные (план, финансовые, учетные)

В 1994 были разработаны ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительных и специальных документов. Унифицированная система документации – это комплекс стандартных форм документов и правил их оформления. Первичные документы должны содержать:

ü Достоверные данные о состоянии объекта

ü Минимальный набор исходных данных, обеспечивающих максимальный объем результатной информации.

ü Должны обслуживать все подразделения и выполнять не только функции учета, но и функции регламентирования и оперативного управления.

ü Должны быть приспособлены для компьютерной обработки

В унифицированном документе можно выделить 3 части: заголовочная, табличная, оформительская

Результатная информация может быть представлена в виде отчетов, регистров бухгалтерского учета, сводок. Способы классификации результатной информации представлены в виде выходных документов:

1. по характеру отражения функций (документы планирования, регистры бух учета)
2. по форме представления: цифровые, алфавитно-цифровые, графические
3. по месту исполнения: внутренние и внешние
4. по режиму получения: отчеты в запросном режиме, в регламентном, в диалоговом
5. по характеру печати: построчная, итоговая

информация документа может быть использована различными службами и подразделениями, что обуславливает необходимость их перемещения, образуя документопотоки.

Документопоток – это движение упорядоченных групп документов от момента их создания до момента передачи в архив.

Информационный поток – это группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к тому или иному участку экономической работы.

Электронный документооборот.

Электронный документооборот – это способ представления первичных данных о хозяйственных процессах и явлениях на машинных носителях. Ини являются важной и неотъемливой частью информационной базы данных, которые отражают информационную модель конкретного субъекта. Электронный документооборот обладает всеми свойствами и юридической силой документоупрваления. В электронных документах содержится информационное обеспечение, имеющее различные представления: текст, графика, звук, изображение. Они хранятся как файлы на машинных носителях.

Юридическая сила документа обеспечивается с помощью реквизитов:

ü идентификационный код источника

ü электронная подпись автора документа

ü код формы документа

ü № документа

ü дата и время создания или модификации документа

Создание электронного документа осуществляется:

1. с помощью клавиатуры в вручную в экранную форму документа установленного образца

2. сканирование немашинного документа, путем создания файла графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного документа

3. с помощью программ или вставок в документ технологий «OLE объект»

4. получение электронных документов по электронной почте.

Для управления работой с электронными документами создается и используется система управления электронным документооборотом. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документа. Это создание, обработка, хранение, поиск, помещение в архив. Система хранения документов в электронном виде должна обеспечивать:

ü централизованное хранение

ü ведение архивов электронных документов

ü администрирование системы управления документами

ü санкционированный доступ и защиту файлов электронных документов в режиме чтения и записи

ü конвертирование документов в любых форматах

ü быстрый просмотр и поиск документов по различным критериям отбора.