Существует две основные функции (К):
- И нформационная – она осуществляет процесс движения информации
- Л ичностная - взаимодействие личностей.
Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом.
2. Виды коммуникаций. (К)
(К) можно классифицировать по множеству различных показателей.
По отношению к организации (К) бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.
Организации пользуются разнообразными средствами для (К). С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.
Используя лоббистов и делая различные взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму.
Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.
Существуют (К-и ) по восходящей - выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях и по нисходящей – выполняют функцию оповещения низших уровней о том. Что делается наверху.
В дополнение к обмену информацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении
Дополнительные выгоды от (К-й) по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.
(К) могут быть одноканальные и многоканальные. Одноканальные (К) часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой. Напротив, многоканальные (К) свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.
(К) могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные (К-и) определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости (К-й) имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть.
(К) могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.
Такие (К) обычно бывают в виде письменного сообщения и имеют определенные преимущества, так как могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.
Письменные сообщения имеют и недостатки. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным.
Письменные коммуникации имеют еще одну функцию - сохранение документов в юридических целях.
Неформальные (К) возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Такие (К) играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных (К) состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.
К каналу неформальных коммуникаций можно отнести канал распространения слухов. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:
-предстоящие сокращения производственных рабочих
-новые меры по наказаниям за опоздания
-изменения в структуре организации
-грядущие перемещения и повышения
-подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту
-кто кому назначает свидания после работы.
(К) могут быть:с итуационными и постоянными; мнимыми и реальными.