Назначение и состав организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной, справочно-аналитической и отчетной документации
Внешние и внутренние документы управления.
Документы по личному составу.
Вопросы для контроля:
1. Какие документы относятся к организационным? Каково их назначение?
2. Какой документ закрепляет должностной и численный состав предприятия?
3. Что включает в себя «гриф утверждения» в документе «Штатное расписание»?
4. Назовите составные элементы формуляра обычного договора.
5. Какие основные разделы содержит текст положения о структурном подразделении или должностной инструкции?
6. Основные требования к оформлению приказов и их тексту?
7. Что включает в себя распорядительная часть, констатирующая?
8. Чем отличаются по назначению приказы, распоряжения, указания?
9. Каковы сущность и признаки документа протокол? Из каких частей состоит текст?
10. Что такое выписка из протокола. Как проставляются дата и индекс выписки?
11. Основные реквизиты документа «акт». Из каких частей состоит текст. Что указывается во вводной и в констатирующей частях акта?
12. Основные требования к оформлению приказов по личному составу. Его реквизиты.
13. Чем отличается приказ по основной деятельности и приказ по личному составу (назначение, оформление)?
14. Какую функцию выполняет заявление?
Тема 6. Правила обработки документов.
Обработка входящих и исходящих документов
Регистрация, контроль, систематизация и хранение документов. Признаки группировки документов в дела. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов. Архивное хранение документов и дел.
Вопросы для контроля:
1. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?
2. Какие документы должны быть поставлены на контроль?
3. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?
4. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?
5. Кто имеет право снять документ с контроля?
6. Когда документ считается исполненным?
7. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?
8. Кто осуществляет отправку документов в организациях?
9. Что происходит с документами после окончания их исполнения?
10. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?
11. Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется?
12. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов вам известны?
13. Как долго должны храниться документы организации в ведомственном архиве?
14. Какие условия хранения должны быть созданы в ведомственном архиве? Каким образом в нем хранятся дела?
Тема 7. Техническая база делопроизводства
Современный офис. Оснащение современного офиса. Эргономика и организация труда
Средства создания документов. Средства хранения документов. Средства обработки документов. Средства тиражирования документов. Средства административно-управленческой связи.
Вопросы для контроля:
1. Какие средства оргтехники используются на автоматизированном рабочем месте (АРМ) специалиста и руководителя?
2. В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?
Тема 8. Системы электронного документооборота (СЭД).
Классификация СЭД, российские и зарубежные производители систем электронного документооборота.
Примеры СЭД, их функции, преимущества и недостатки
Вопросы для контроля:
1. Основные принципы электронного документооборота.
2. Преимущества электронного документооборота.
3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП).
4. Основные схемы использования ЭЦП.
Практическая работа № 1.
РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.
Сведения из теории.
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов (см. Приложение № 1). Для бланков документов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата – А4 и А5.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 – наименование организации;
14 – место составления или издания документа.
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов (см. Приложение № 2).
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более
языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а
ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
14 – место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа.
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке
Задание.
Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций:
| Вариант | Наименование организации | Адрес |
| 1. | Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002 | ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50 E-mail: ra@mail.ru |
| 2. | Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003 | ул. Остоженка, 27 Москва, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79, www.rrc.ru |
| 3. | Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231 | ул. Мясницкая, д. 10-1 город Москва, 101000 E-mail: expo@com.ru |
| 4. | Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001 | ул.Профсоюзная, д.82 город Москва, 117393 Тел./факс (095) 7187874 E-mail: mail@vniidad.ru |
Порядок выполнения работы:
1. Получите вариант задания у преподавателя.
2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.
3. Откройте текстовый процессор MS Word.
4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов.
Сохраните файл на флэш-карте под именем «Бланк приказа».
5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк продольный».
Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.
6. Откройте новый документ MS Word. Вставьте «Надпись». Скопируйте внешний бланк с продольным расположением. Вставьте его в надпись. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк угловой».
7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?
2. Какие реквизиты указываются на бланках?
3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?
4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.
5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?
Практическая работа № 2.
РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ (РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)
Сведения из теории.
ПРИКАЗ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач.
Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу.
К приказам по основной деятельности относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.
Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.
Формуляр приказа имеет следующие реквизиты:
• Наименование вида документа (приказ),
• Дату, номер, место издания,
• Заголовок,
• Текст,
• Состав удостоверения (подпись, печать),
• Отметки о согласовании.
Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.
Нумерация приказа введется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О реорганизации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора».
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В первой части указываются основания для издания приказа:
• нормативные документы государственных органов;
• решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.
В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых 31,32риказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи…»).
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит:
• название вида документа,
• автора,
• дату,
• номер,
• заголовок этого документа.
Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии…»
Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА.
Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.
В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам.
Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.
Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.
Задание.
Составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях
Вариант 1.
На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.
12 апреля текущего года директор комбината Ларионов В. М. поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.
Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Трошина С. Г. завизировали проект приказа директора комбината.
Вариант 2.
Шилов А. Н., председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.
Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Федоровым Д. Н. и начальником Главного договорно-правового управления Ильиным И. В.
Контроль за исполнением приказа был возложен на
Федорова Д. Н.
Вариант 3.
Директор ООО «Мечта» Поляков В. М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е. И.. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е. Н. и бухгалтер Иванова В.С. В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.
Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О. А.
Вариант 4
С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Курск) Соколов О. Г.
20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1.
Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г. А. было
поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.