Работа центральное базовое понятие управления проектами. Работа – совокупность взаимодействий по достижению желаемого результата за интервал времени.
Проект – совокупность взаимосвязанных работ. Существует взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ: продолжительность = объем/производительность. Из формулы видно, что изменения в первом параметре приводит к изменению в других показателях.
Под содержанием работ понимается описания работ и ресурсов под каждую работу. Для этого необходимо определить: - Работы для выполнения - Последовательность работ - Продолжительность работ - Потребность в ресурсах - Стоимость работ.
Основными инструментами определения работ в проекте являются:
- Декомпозиция, т.е. разделение проекта как общей совокупности работ на более мелкие и управляемые компоненты.
- Формирование списка работ
- Под каждую работу назначены и описаны ресурсы.
Для разрешения возможных конфликтов из-за недостаточности ресурсов используются методы выравнивания:
Нормальное выравнивание, т.е. работа, планируется на более поздний срок до появления ресурса за счет резерва времени.
Разбиение, работы разбиваются на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо и имеется требуемое количество ресурсов.
Растяжение, уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы.
Сжатие (в случае сбыта ресурса) уменьшение продолжительности работы за счет увеличения интенсивности использование ресурсов.
Под структурой работы понимаются параметры:
Идентификатор, уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте.
Описание, краткая характеристика сути работы
Длительность (час, день, месяц)
При этом основными методами оценки продолжительности являются: экспертная оценка; оценка по аналогам; моделирование при различных наборах предположений.
В итоге получаются данные:
- Процент выполнения, доля завершения части проекта в процентах
- Оставшаяся длительность для выполнения работы
- Раннее начало и окончание
- Позднее начало и окончание
- Резервы времени
- Фактическое начало и окончание
- Предшествующая работа
- Последующая работа
Основными методами определения последовательности работ являются:
- Учет ограничений, внутренних и внешних, влияющих на сроки работы, например, ограничения по финансированию
- Учет кода, структура разбиения работ
- Учет ресурсов, т.е. имеющихся трудовых ресурсов
- Учет затрат в соответствии с утвержденным бюджетом на выполнение работ.
Управление по временным параметрам, связанным с достижением результатов проекта. Схема деятельности ориентирована на результат, отличается с ориентацией на задание.
Устанавливается временной период и цель.
Определяются ключевые результаты индивидуальной работы для установления временного периода.
На основе ключевых результатов составляется личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий период.
Составляется точный план работ почти на каждый рабочий день.
Потеря времени в проектах выражается:
- В дополнительных затратах времени, из-за недостатков в точном определении содержания работ, качестве графиков, контроля за работой
- В устранении брака
- Простои и задержки в выполнении работ.
Производство труда измеряется и контролируется тремя методами: - Стоимостным – Натуральным -
Нормативным.
Наиболее распространённый стоимостной метод. Здесь учитывается количество продукции по сметной или рыночной стоимости, или по продажной цене, а уровень производительности характеризуется стоимостью работ, приходящихся либо на одного работника, либо на единицу времени, единицу территории.
При натуральном методе производятся измерения в натуральных показателях в расчетах на одного работника в единицу времени. Это позволяет планировать численность работающих, сравнивать и контролировать показатели производительности.
Нормативный метод показывает соотношение фактических затрат на определенный объем работ с затратами, полагающимися по норме.
В целях контроля могут использоваться хронометражные карты (время как признак) для измерения переменных затрат на работу. Нахождение оптимального баланса работ с ресурсами, качеством и стоимостью проекта.
Тема 11. Планирование проекта. Определение, цели, процессы, уровни
Сущность планирования состоит в определении целей и способов их достижения. Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координирования деятельности участников проекта.
Основные процессы планирования:
- Планирование содержания проекта, определение основных этапов, декомпозиция.
- Составление смет, оценка стоимости
- Формирование списка работ, их последовательностей, технологических зависимостей и ограничений.
- Определение продолжительности работ, их оценка.
Определение трудозатрат:
- Расчет расписания
- Планирование ресурсов (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах, сроках потребностей для выполнения работ проекта.
- Составление бюджета
- Создание (разработка) плана проекта.
Вспомогательными процессами считаются:
- Планирование качества - Организация планирования - Планирование коммуникаций - Планирование поставок, определение потенциальных поставщиков.
Уровни планирования: - Концептуальное планирование, проводится в начале периода ЖЦ проекта -
Стратегическое планирование, процесс разработки стратегических, долгосрочных планов. - Детальное или тактическое планирование, связано с разработкой детальных планов, графиков для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Структура декомпозиции проекта – иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. Такая структура является основополагающей системой для создания системы управления проектами.
Уровень детализации зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды. Разбиение проводится снизу вверх, сверху вниз, либо используются 2 подхода.
Основанием декомпозиции могут служить:
- Компоненты (товара, объекта, услуг), получается в результате реализации проекта
- Этапы ЖЦ, основные фазы
- Подразделения организационной структуры
- Процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующие проект
- Географическое размещение для пространственнорасп. проектов
На практике используется комбинированная структура декомпозиции.
В состав работ должны входит все работы проекта. В этих целях проводится специальный анализ на полноту структуры разбиения работ – это один из самых важных этапов построения структуры разбиения работ.
Обеспечение управляемости устанавливается осуществлением регламента, предписыванием участникам проекта порядок их действия.
Структура разбиения работ служит основой для понимания членами команды состава и зависимостей работ по проекту. Далее разрабатывается структурная схема организации.
Структурная схема организации (ССО) является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ. Цель ССО: определение состава и распределение обязанностей для исполнителя работ проекта.
И далее формируется матрица ответственности, обеспечение описания и согласование за выполнение работ с указанием роли каждого из подразделений. Матрица содержит список работ, список подразделений и исполнителей по другим организациям.
Назначение ответственных происходит на этапе планирования. Определение основных вех, следует после построения структуры разбиения работ и ССО. Вехи удобно использовать для согласования основных стадий, этапов, фаз и т.д. при разработке проекта.
Вехами отмечаются существенные определяющие, дальнейший ход развития проекта, точки перехода. Вехи позволяют решать проблемы контроля, предоставляют набор естественных контрольных точек. После этого осуществляется детальное планирование по всему проекту.
Веха – значительное событие в проекте, обычно завершение или достижение одного из основных результатов.
Тема 12. Сетевое планирование проекта
Графическое отображение работ проекта и их зависимостей. Сеть – полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями. Сетевая диаграмма не является блок-схемой. Основное отличие отображение в сетевой диаграмме только логических зависимостей между работами, а не входов процессов и выходов.
Сетевая диаграмма не допускает повторных циклов. Главная цель методов сетевого планирования, чтобы до минимума сократить продолжительность проекта.
Критический путь проекта – максимальный по продолжительности путь в сети.
Диаграмма Ганта – горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженностью во времени отрезками.
Процессы, разрабатывающие сетевые модели: - Определение списка работ - Оценка параметров работ
- Определение зависимостей между работами.
Основные методы определения зависимостей: - Метод предшествования, в нем 4 типа зависимостей:
- Начало после окончания
- Начало после начала (параллельно)
- Окончание после окончания
- Окончание после начала.
Метод построения стрелочных диаграмм
- Начало после окончания
Метод построения условных диаграмм, графиков.
Сетевые шаблоны.
Завершающим этапом является проверка взаимосвязей на петли и логические ошибки. После построения сети можно рассчитать календарный график по методу критического пути, а далее составлять смету документа, содержание расчета и обоснование стоимости проекта.
Тема 13. Управление ресурсами
Одна из главных подсистем управления проектами. В методологии УП, понятие ресурс включает все, чем располагает проект.
Рассмотрим материально-технический ресурс: - планирование ресурсов - управление материально-техническим обеспечением.
Планирование это: - разработка графиков, обеспечение работ ресурсами. Стремиться надо к планированию обеспечения ресурсами каждой работы.
Выбор поставщиков
Размещение заказов
Контроль за поставками, как правило, это сравнение плановых параметров с фактическими данными и выработка корректирующих решений.
Имеются два основных метода планирования ресурсов:
- Ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок
- Планирование при ограниченных ресурсах, предполагает, что первоначальное количество доступных ресурсов не может быть изменено
Управление материально-техническим обеспечением. Включает две группы процессов: управление закупками, другая это управление снабжением, которая включает в свою очередь управление поставками, запасами, распределением ресурсов.
Управление закупками ресурсов – процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних пользователей. Закупки и поставки – две стороны материально-технического обеспечения.
Работы по закупкам это:
Подготовка спецификации и технических условий о количестве и качестве необходимого оборудования
Планирование и организация процесса закупок
Изучение возможных источников закупок и переговоры с поставщиком
Предварительный отбор участников торгов
Подготовка документов для торгов
Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов победителям торгов
Размещение заказа, переговоры о поставках
Разрешение конфликта
Взаиморасчеты
Наем на работу необходимых специалистов
Работы по поставкам это:
Планирование поставок
Контроль за поставками
Организация бухучета
Доставка, приемка и хранение товара
Учет и контроль доставки.
Планирование поставок на основе системы производственно-технической комплектации.
Исходными данными для календарного планирования поставок являются:
- Календарный план производства работ (возможно сетевые графики)
- Календарный план ввода объектов
План закупок ресурсов (обычно годовой)
Нормативно-технологическая документация
Информация о реальном положении дел
На базе этих данных определяется объектная потребность в поставках, и разрабатываются квартальные заказы для проекта. Определяется форма поставок: транзитная или с базы. При этом испытывается система производственной технологической комплектации, при котором заказываются, изготавливаются и поставляются комплексы конструкция, изделий в технологии готовности для производства.
Правовое регулирование закупок и поставок: основная правовая форма – это договор. Через договор устанавливаются права и обязанности субъектов.
Два основных типа договоров:
Договор поставки – отношение, когда поставщик обязуется в установленные сроки на определённых условиях передать товар покупателю, а покупатель обязуется принять и оплатить товар.
Договор подряда – это отношение, когда одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить работу за плату, результат которой переходит в собственность заказчика.
Основные организационные формы закупок это:
Прямые. От поставщика к покупателю
Посреднические
Биржевые, т.е. через биржевую торговлю
Управление запасами.
Понятие запасы относится к 3 видам: сырью и материалам; незавершенному производству; готовой продукции.
Управление запасами – контроль за состоянием запасов и принятие решений по оптимизации времени и средств их обеспечения
Управление запасами – это:
Уменьшение производственных потерь из-за дефицита материала с понижением рисков перебоев в работах
Избежание замораживания денежных средств в случае наличия излишков запасов.
Снижение затрат на хранение товарно-материальных запасов
Оптимизация размеров запасов осуществляется через следующие методы:
ABC метод. ABC по степени важности запасов в зависимости от их удельной стоимости. A – наиболее ценные ресурсы, требующие постоянного ежедневного учета и контроля. За этими ресурсами нужен повышенный контроль. Расчет оптимального размера запаса. Ресурсы B важны в меньшей мере, чем A. Проверяются при инвентаризации. Остальные ресурсы это C, их контролируют по необходимости или по ежегодной инвентаризации.
Правило 20/80 Паретто, установлено, что примерно 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов A. Во многих случаях оказывается, что 20% потребления ресурсов составляет примерно 80% стоимости запаса.
Модель оптимизации размера заказа (EOQ). Наибольший распределительный инструмент управления запасами. Проблема управления запасами сведена к определению объема заказа и его частоты за период времени. Т.е. частота заказа рассчитывается балансирование между затратами на выполнение одного заказа и затратами на хранение единиц заказа. Количество заказа следуют увеличить до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.
Концепция логистики.
Логистика – наука управлением движением материи, и связанных с ним информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя.
Общие задачи логистики сводятся к созданию системы управления материальными потоками проекта. Частные сводятся к: - Созданию материальных запасов - Сокращение времени хранения - Сокращение времени перевозок.
Основные требования к основным логическим ресурсам в проекте:
Требования к закупкам – поиск и закупка материалов по min ценам.
Требования к поставщикам
Нахождение поставщиков с продукцией с приемлемой стоимостью
Должна обеспечиваться качественная продукция и надежное обслуживание
Требования к доставке ресурса.
Необходимо учитывать не только перевозку, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, а так же подача материалов на работу.
Требования к системе запасов ресурса
Запас – форма существующего материального потока. Пространство и время два основных критерия. Особенность логистики – изучение запаса как объекта, постоянно меняющегося во времени.
Оптимизация объема запаса и время их пребывания в каждой конкретной форме.