Задания к практической работе
Задание. Проанализировать процесс, сформировать укрупненную схему процесса, предложить мероприятия по реорганизации бизнес-процесса, составить перечень показателей оценки процесса, составить перечень контрольных точек, необходимых для измерения показателей.
Подготовительная работа
Необходимо проделать самостоятельную работу по описанию и анализу некоторого процесса, информация о котором представлена ниже.
Для выполнения данного задания требуется:
• внимательно ознакомиться с описанием процесса, представленным ниже;
• последовательно выполнить предлагаемые задания.
Описание процесса
Название процесса: «Процесс изготовления А» (далее — Изделие).
УПП выпускается в соответствии с ТУ 12340102035478-01
Конструкция изделия:
1) часть 1 (полуфабрикат);
2) часть 2 (полуфабрикат);
3) часть 3 (полуфабрикат).
Часть 1 крепится к части 3 посредством соединительной части 2 и четырех болтов М2.
Подразделение: Цех № 1 по производству УПП.
Численность: 6 человек, в том числе:
• начальник цеха;
• 4 рабочих;
• 1 упаковщик.
Численность сотрудников в данном примере не влияет на дальнейшее рассмотрение. Вы можете представить себе, что сотрудников больше, например 250 человек.
Технологический процесс
Технологический процесс изготовления Изделия состоит из следующих операций:
1) получение на складе полуфабрикатов (рабочий 1, 2);
2) изготовление части 1 (рабочий 1);
3) изготовления соединительной части 2 (рабочий 2);
4) изготовления части 3 (рабочий 3);
5) сборки готового Изделия (рабочий 4);
6) контроль продукции в ОТ К (участвует упаковщик);
7) сдача готовых изделий на склад готовой продукции (упаковщик).
На рисунке 15 показана схема операций технологического процесса.
 |
Рисунок 15 - Схема операций технологического процесса
Описание одного типичного рабочего дня Представьте себе, что один из менеджеров предприятия рассказал Вам о процессе на примере описания одного типового рабочего дня. Далее приводится его рассказ.
«...По идее, рабочие должны выходить на работу к 8.00 утра. Однако, поскольку вахтеры являются друзьями данной бригады и часто вместе играют в волейбол, то небольшие опоздания на проходной завода не фиксируются. В среднем, рабочий день начинается в 8.30 утра. Начальник Цеха № 1 появляется на рабочем месте около 9.00 из-за периодически проводимых планерок у руководства, участия в совещании рабочих групп по внедрению стандартов ИСО 9000, моделированию бизнес-процессов, прохождению аттестаций и тому подобных мероприятий.
Далее Начальник идет в ПДУ и получает заявку на производство на текущий день. (Поскольку организация является ориентированной на клиентов, то заявки на производство Изделий корректируются каждый день).
Далее Начальник Цеха № 1 сверяет данные заявки с журналом, в котором зафиксирован объем производства Изделий, и месячным планом производства, рассчитывает объем производства на текущий день и планирует выпуск Изделий на несколько дней вперед. После этого Начальник Цеха проводит планерку, на которой доводит задание на день до рабочих. В 10.30 утра рабочие приступают к работе.
Рабочие 1—4 получают полуфабрикаты и метизы на складе. Пропускная возможность склада ограничена, поэтому рабочие вынуждены получить полуфабрикаты по очереди. Случаются ситуации, когда на складе отсутствуют полуфабрикаты в нужном количестве. В этом случае рабочие уведомляют Начальника Цеха, который решает вопрос с сотрудниками Отдела снабжения. В случае возникновения каких-либо серьезных проблем с наличием полуфабрикатов Начальник Цеха уведомляет об этом Директора по производству.
Как правило, к 1 1.00 утра рабочие приступают к работе. Рабочий 1 изготавливает части I и передает их Рабочему 4. Рабочий 2 изготавливает соединительные части 2 и передает их Рабочему 4. Рабочий 3 изготавливает части 3 и передает их Рабочему 4. Рабочий 4 осуществляет сборку готовых изделий, укладывает их в коробки и передает упаковщику. Упаковщик вызывает представителей ОТК для отбора выборки и приемки партии изделий.
В процессе работы периодически выходит из строя инструмент. Рабочие сообщают об этом начальнику цеха, который проверяет состояние инструмента, подготавливает и передает заявку на заточку инструмента во вспомогательное подразделение.
ОТК проверяет выборку на соответствие ТУ и готовит сертификат на продукцию, после чего проставляет штамп ОТК в сопроводительной документации и разрешает передачу партии Изделий на склад готовой продукции. Получив разрешение от ОТК, упаковщик упаковывает продукцию, оформляет накладные и сдает продукцию на склад. В конце рабочего дня упаковщик отмечает в журнале объем произведенных и сданных на склад изделий.
В процессе работы Начальник периодически проверяет расход масла, ветоши и мыла, которые используют рабочие. В случае перерасхода масла или ветоши начальник берет объяснительную с соответствующего рабочего, оформляет дополнительную заявку в Отдел Снабжения, получает визу Директора по производству, получает визу начальника Отдела Снабжения и передает заявку на склад материалов. Рабочие получают дополнительное масло и ветошь на складе. В случае перерасхода мыла дополнительная заявка не требуется. Рабочие получают дополнительное мыло на складе.
В случае если ОТК обнаруживает в выборке отклонения, выходящие за браковочные границы, партия готовых изделий признается несоответствующей и, после специальной маркировки, сдается на склад. Далее Отдел сбыта осуществляет реализацию этой продукции по сниженным ценам.
Один раз в неделю начальник Цеха №1 отчитывается в устной форме на планерке перед Директором по производству.
Раз в месяц Начальник Цеха № 1 отчитывается перед Директором по производству в письменной форме по следующим показателям:
• объем производства изделий за месяц;
• общий процент несоответствующих изделий;
• количество прогулов.
По итогам отчета Начальника Цеха № 1, Директор по производству принимает решение премировать/депремировать сотрудников Цеха № 1 и дает указание экономисту производства оформить ведомость на начисление заработной платы цеху.
Недавно, в рамках проекта создания процессной модели предприятия, группой консультантов была создана модель процесса, представленная на рисунках 16, 17.
Рисунок 16 - Контекстная диаграмма процесса
Рисунок 17 - Диаграмма процесса в нотации IDEF0
Содержание аналитической записки консультантов
Консультанты решают следующие вопросы:
1. Проанализируйте процесс. Сформируйте укрупненную схему процесса (в MS Word, Visio, BPWin). Составьте перечень возможных проблем, связанных с существующей организацией процесса.
2. Сформулируйте недостатки графической схемы процесса, представленной на рисунках 16, 17.
3. Используя методики процессного управления, предложите мероприятия по реорганизации бизнес-процесса.
4. Составьте перечень показателей оценки процесса, показателей продукта процессами показателей удовлетворенности клиентов процесса.
5. Составьте перечень контрольных точек, необходимых для измерения показателей.
Организационная работа
Преподаватель из числа работников аппарата управления компании (студентов) создает комитет (до 5 человек), который рассматривает на своем заседании аналитическую записку и решает:
а) принять работу консультантов;
б) по причине отсутствия важной информации в аналитической записке отложить рассмотрение вопроса о принятии работы до получения дополнительных сведений от консультантов;
в) отказать в принятии работы, мотивировав отказ.
Данная работа рассчитана на 6 часов творческой работы:
- 2 часов аудиторных занятий под наблюдением преподавателя;
- 4 часа самостоятельной домашней работы.
При положительном решении комитета готовятся акты приема-передачи работ.
Оценка работы творческих групп осуществляется в двух вариантах:
- положительная оценка – в том случае, когда качественно подготовлены документы со стороны консультантов и комитет решил подписать акт приема-передачи;
- отрицательная оценка – когда консультантам отказано в подписании акта приема-передачи.
Контрольные вопросы
1. Основные вопросы, которые возникают при описании бизнес-процессов.
2. Назовите аспекты, которые необходимо учитывать при рациональном выборе методик описания процессов.
3. С какой целью проводится описание бизнес-процессов?
4. Какие вопросы должна освещать модель (нотация) бизнес-процесса?
5. В чем заключается предназначение нотации ARISеЕРС?
6. Дайте описание объектам, используемым в рамках нотации ARISеЕРС.
7. Как выглядит простейшая модель ARISеЕРС?
8. Правила описания нотации ARISеЕРС?
9. С какой целью были разработаны нотации IDEFO, IDEF3?
10. Охарактеризуйте объекты нотации IDEFO, IDEF3.
11. Как выглядит модель бизнес процесса в нотациях IDEFO, IDEF3?
12. Проведите сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF.
13. Недостатки описания бизнес-процессов в ARISеЕРС?
14. Проведите сравнение функциональных возможностей систем ARIS и BPWin.
15. Какие затраты необходимо оценивать при принятии решения о выборе программного продукта для описания бизнес-процессов
Практическая работа №8
Тема: Разработка и внедрение системы стратегического управления и системы управления бизнес-процессами
Цель: - научиться перераспределять функций между процессами.
Вид работы: фронтальный
Время выполнения: 2 часа
Задания к практической работе
Задание. Рассмотреть вопрос перераспределения функций между процессами. На рисунке 18 представлена исходная ситуация. Рассматривается некоторый бизнес-процесс «А». У этого бизнес-процесса есть владелец, отвечающий за его результативность и эффективность. Процесс выполняется по определенной технологии. Представим себе, что некоторый документ (или продукт), формируемый по ходу выполнения процесса «А», должен быть изменен (проверен, доработан и т.п.) в процессе «Б» (функция «X). В данном случае бизнес-процесс «Б» фактически является субподрядчиком (или поставщиком процесса «А») бизнес-процесса «А».
Если процессы «А» и «Б» находятся в разных функциональных подразделениях (владельцы процессов «А» и «Б» подчиняются руководителям разных функциональных структур), то часто возникают проблемы при взаимодействии между процессами: срыв сроков предоставления документов, ошибки и несоответствия в оформлении и т.п. В результате увеличивается время выполнения работ по процессу «А», снижается качество его продуктов и т.п. Как быть в такой ситуации владельцу процесса «А»?
Рисунок 18 - Субподрядчик процесса
Контрольные вопросы
1. Понятие и сущность системы стратегического управления.
2. Каким образом происходит интеграция системы стратегического управления с системой управления бизнес-процессами?
3. Структура системы целей, показателей и критериев.
4. Каким образом формируется карта стратегий?
5. Показатели, которые необходимо учитывать при разработке финансовых, рыночных целей, целей по улучшению бизнес-процессов.
6. Типичные ошибки при формировании карты стратегии.
7. Входы и выходы системы стратегического управления.
Практическая работа №9
Тема: Технологии структурного анализа и проектирования в инструментальной среде BPWin
Цель: - обучить методологии структурного анализа и проектирования и разрабатывать модели в любой предметной области и работать с программным продуктам BPwin.
Вид работы: фронтальный
Время выполнения: 2 часа
Теоретические сведения
Термин ― «моделирование» применяется в двух смыслах. Во - первых, под моделированием понимают процесс построения модели системы. Во - вторых, под моделированием понимают процесс исследования модели функционирования системы. Таким образом, если модели еще нет, то моделирование – это процесс построения модели, если модель уже есть, то моделирование – это процесс построения модели. Наличие комплексной модели предприятия является основой для выполнения следующих работ: проведения анализа, оценки и внесения предложений по совершенствованию деятельности предприятия; разработки автоматизированной системы управления предприятием; разработки системного проекта и внедрения корпоративной информационной систем (КИС), поддерживающей систему управления.
К простейшим моделям в экономике относятся производственные функции, которые описывают зависимость результатов производства от одного или нескольких ресурсов (природных, трудовых, финансовых, производственных, информационных). Известно, что функциональную зависимость можно описать словесно, аналитически, таблично или графически. Но для словесного задания функции нужно быть хорошим ― «писателем», а аналитический вид существует не для всех функциональных зависимостей.
При моделировании используется графический метод описания бизнес-процессов с помощью CASE-средства. Разработанные с использованием CASE-средств модели деятельности предприятия создают формальную основу для проведения различного рода оценок. Механизмы оценок, как правило, встроены в CASE-средства. В первую очередь, оцениваются затраты на выполнение отдельных работ и деятельности предприятия в целом. Сравнение различных вариантов выполнения работ позволяет выбрать наименее затратные из них.
Используемый программный продукт – инструментальная среда BPwin - ведущий инструмент визуального моделирования бизнес-процессов, которая дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру предприятия, а также оптимизировать работу организации.