Офисные компьютерные технологии в юриспруденции
Технология разработки текстовых документов, используемых в повседневной практике юриста (назначение и классификация компьютерных программ, предназначенных для работы с текстами).
Текстовый документ и его структура
Слово «документ» переводится с латинского как «свидетельство», «доказательство». Первоначально оно означало письменное подтверждение событий или фактов. Например, факт рождения каждого человека документально оформляется в виде свидетельства о рождении; по окончании школы вы получите аттестат – документ, подтверждающий ваше образование, и т. д.
Современное понятие документа значительно шире, чем «бумага, заверенная печатью и подписью». Текст является одной из важнейших форм представления информации об окружающей действительности.
Под текстовым документом сегодня понимается информация, представленная на бумажном, электронном или ином материальном носителе в текстовой форме.
Текстовый документ может быть статьёй, докладом, рассказом, стихотворением, объявлением, ведомостью, инструкцией, справкой и т. д.
Любой текстовый документ состоит из разделов (хотя бы из одного), которые, в свою очередь, могут содержать подразделы и т. д.
Например, учебник состоит из крупных разделов – глав; каждая глава состоит из параграфов; параграфы разбиты на пункты. Глава, параграф, пункт – это примеры разделов. Каждый раздел имеет название или заголовок. Различают заголовки разделов 1-го уровня (например, названия глав), 2-го уровня (названия параграфов), 3-го уровня (названия пунктов) и т. д. Названия разделов разных уровней составляют оглавление документа.
Текст внутри раздела по смыслу разбивается на абзацы. Чаще всего каждый новый абзац начинается с красной строки. В абзаце можно выделить отдельные строки, слова и символы – символьные структурные элементы.
Документ кроме текста может содержать рисунки, таблицы, схемы и т.д.
Технологии подготовки текстовых документов
На протяжении тысячелетий люди записывают информацию. В течение этого времени менялось и то, на чём записывали информацию, и то, с помощью чего это делали. Но не менялось главное: чтобы внести изменения в текст, его надо было переписать. А это очень длительный и трудоёмкий процесс.
Появление компьютеров коренным образом изменило технологию письма. На смену технологии создания рукописных и машинописных документов на бумаге («бумажная» технология) сегодня пришла «компьютерная» технология. С помощью специальных компьютерных программ можно создать любой текст, при необходимости внести в него изменения, не переписывая текст заново, записать текст в долговременную память компьютера для длительного хранения, отпечатать на принтере какое угодно количество копий текста без его повторного ввода или отправить текст с помощью электронной почты на другие компьютеры.
Большинство текстов, создаваемых на компьютере, выводятся на печать и используются в традиционной бумажной форме (документы на всевозможных бланках, газеты, журналы, учебники, справочники, научно-популярная и художественная литература и пр.). Наряду с этим в последнее время широкое распространение получили электронные книги – компактные устройства, предназначенные для отображения текстовой информации, представленной в электронном виде.
Можно указать ряд преимуществ электронных книг перед традиционными:
- электронная книга позволяет отображать не только текст, но и картинки, клипы; встроенные программы-синтезаторы речи позволяют озвучивать тексты;
- в электронной книге может быть реализован поиск по тексту, переходы по гиперссылкам, отображение примечаний читателя; в ней можно изменять размер шрифта;
- в одном устройстве могут храниться тысячи книг; такую «библиотеку» значительно проще транспортировать, за счет меньшей массы и объёма, по сравнению с печатными книгами.
Основные недостатки современных электронных книг:
- сравнительно высокая стоимость;
- большая чувствительность к физическому воздействию, чем у печатных книг;
- менее высокая контрастность изображения по сравнению с изображением на бумаге.
Компьютерные инструменты создания текстовых документов
Подготовка текстов – одна из самых распространённых сфер применения компьютеров. На любом компьютере установлены специальные программы для создания текстовых документов.
Текстовый редактор – это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов.
Существуют простые текстовые редакторы и текстовые редакторы с расширенными возможностями (текстовые процессоры).
Простой текстовый редактор удобен для создания небольших несложных по структуре и оформлению текстов. Такие тексты состоят из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Таблицы, формулы, схемы, чертежи простой текстовый редактор обрабатывать не может.
Примером простого текстового редактора является программа «Блокнот». Наиболее часто она используется для просмотра и редактирования текстовых файлов, имеющих расширение txt. В программе «Блокнот» реализован минимум возможностей для оформления текстового документа. Многие пользователи применяют программу «Блокнот» в качестве простого инструмента для создания Web-страниц.
Текстовый процессор – это текстовый редактор с широкими возможностями, позволяющий не только писать письма, рассказы, стихи, доклады, статьи для школьной газеты, но и выполнять автоматическую проверку правописания, изменять вид и размер шрифта, включать в документ таблицы, формулы, рисунки, схемы, звуковые фрагменты и многое другое.
Примерами текстовых процессоров могут служить:
- Writer, входящий в состав пакета OpenOffice.org;
- Word, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Для подготовки буклетов, брошюр, газет, журналов и книг используются такие мощные профессиональные программные средства, как издательские системы.