Структура перечней и навигация

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Сейчас горячая пора – время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий 2016 год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички? От качества и простоты вашего инструктажа зависит качество выполнения этой работы в подразделениях, а значит, уменьшение вашей «головной боли». На базе этой статьи можете даже составить методическое пособие для коллег.

Обязательная часть процесса составления номенклатуры дел – определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности. Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями. Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Как объяснить коллегам, что не нужно читать каждый из них ­постатейно? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье.

Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании. В идеале, служба ДОУ должна:

• обеспечить подразделения методикой выполнения этой работы и консультировать в особо сложных случаях,
• проверить результаты составления номенклатуры дел подразделения.

Где установлены сроки хранения документов?

На сегодняшний день сроки хранения типовых документов¹ определяются согласно:

• Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков ­хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)²;
• Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182)³.

Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под примерные ⁴ и ведомственные⁵.

Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, ­например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества»⁶.

Структура перечней и навигация

Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов – это не одна сплошная таблица из тысячи строк. В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа.

Рассмотрим ПТУД, с которым работает большинство организаций. Он начинается с раздела «Общие положения», который, конечно, многие пропустят, не читая. А зря, ведь здесь описываются:

• тематические разделы документа (всего 12, прочитав их внимательно, сразу понимаешь в каких разделах в первую очередь искать документы конкретного подразделения, например, отделу кадров нужно начинать с раздела 8, который «содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении»);
• графы таблицы, прочитав их описание, человек понимает, что:
• в графе 2 «Вид документа» на самом деле не обязательно указывается его конкретное наименование, здесь дается обобщенное обозначение категории документов (например, связанных с решением какого-то вопроса);
• а срок в графе 3:
• един для всех документов статьи независимо от формы представления (бумажной или электронной);
• исчисляется не с даты издания / регистрации документа, а «с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством», т.е. когда с документом закончили работу и подшили его в дело;
• если в скобках есть сноска, то она может корректировать срок так, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».

Пример 1

Как понимать содержание граф основной таблицы ПТУД

Пример 2

Фрагмент «Указателя видов документов» в ПТУД

Свернуть

Основная часть ПТУД представляет собой таблицу, в строках которой перечислены документы и сроки их хранения, зачастую с различными оговорками (они фигурируют в колонке «Примечание»). Завершает ПТУД «Указатель видов документов». Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи (см. пометку «2» в Примере 2). Бывает, что один вид документа присутствует в разных статьях и даже разных разделах (т.е. сферах применения), и только ознакомившись со всеми вариантами, можно ­выбрать самый подходящий для вашего случая (см. пометку «1» в Примере 2).

Теперь прокомментрируем, как понимать те сроки, которые указаны в графе 3, – они не так просты, как кажутся:

• здесь указан не жесткий, а минимально необходимый срок хранения, т.е. организация по своему усмотрению может его увеличить;
• а если здесь фигурирует постоянный срок хранения («Пост.»), то для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, это означает на самом деле срок хранения «не менее 10 лет» – и эта ценнейшая оговорка запрятана в сноску <*> ниже основной таблицы. Еще более сократить срок может ­ликвидация организации, т.к. далее документы некому будет хранить;
• если вы видите, например, «5 л. ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить. Аналогично стоит понимать «5 л. ЭК» и «5 л. ЦЭК» – просто комиссии могут быть разными;
• срок «До минования надобности» не может быть менее 1 года.

Все это следует из текста сносок и списка сокращений ПТУД.

Перечень научно-технических документов (ПНТД) будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью. Документ открывают подробные «Указания по применению перечня», в которых также объясняется его структура (содержит 13 разделов). Завершает перечень предметный указатель.

Его принципиальным отличием от ПТУД является установление для одной категории документов (в одной строке) разных сроков хранения в зависимости от «способа их использования» в организации:

• если она их разрабатывает, то см. срок в графе 4,
• если только согласует / утверждает – в графе 3,
• если является заказчиком на их разработку – в графе 5,
• если эксплуатирует объекты, в них описанные, но не является заказчиком – в графе 6.

Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным. В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.

Два варианта работы с ПТУД

Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:

• способ № 1 – сначала использовать предметный указатель, где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды» – см. отметку «2» в Примере 2). Проиллюстрируем ­применение этого способа в Примере 3;
• способ № 2 – сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению. Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела (см. Пример 1) просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела. См. Пример 4.

Пример 3

При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)

Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.

Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).

Шаг 2. Среди представленных разновидностей протоколов нам более всего подходит вариант «заседаний, совещаний» (отметка «3» там же). Напротив «заседаний, совещаний» указан номер статьи, в которой содержится их срок хранения – 18. Перейдем в нее:

Шаг 3. В статье 18 мы видим пункт е) «совещание у руководителя организации (2)». Но мы видим здесь сноску «(2)» и смотрим ее расшифровку в графе «Примечание» – протоколы именно оперативных совещаний хранятся в течение 5 лет, после чего проходят экспертизу ценности и либо уничтожаются, либо хранятся еще некоторое время по решению экспертной комиссии (об этом говорит отметка «ЭПК»).

Таким образом, в номенклатуру дел для дела «Протоколы оперативных совещаний генерального директора» вписываем срок хранения «5 лет ЭПК, ст. 18 е)» по ПТУД.

Пример 4

При определении срока хранения документов / материалов, которых нет в «Указателе видов документов» ПТУД

Теперь наша задача – определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не ­содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:

Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.

Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения – «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.

Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором – 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.

Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно. Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Проводя инструктаж коллег по ­пользованию перечнями, нужно проговорить два нюанса.

Нельзя бездумно пользоваться поиском. Перечень будет использоваться, скорее всего, в электронном виде, казалось бы: открываем поисковую строку, нажав «Ctrl+F», и вписываем в нее ключевой фрагмент названия документа или дела. Находим его, устанавливаем срок хранения и ­переносим в номенклатуру. Дело сделано?

Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, т.е. не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.

Пример 5

Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Нет ничего проще: в ПТУД есть статья 843 «Журналы диспетчерские». Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», потому к журналам диспетчера, принимающего информацию о локальных отключениях электричества, никакого отношения не имеет!

Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье 1107 которого в разделе 8.1 «Организация производства» устанавливается срок хранения для «Журналов диспетчерских оперативных записей, рапортов начальников смен, инженеров и мастеров», равный 1 году в эксплуатационных организациях.

В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.

Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники (и это обязательно нужно до них донести) – несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации, поэтому нужно оценивать смысл (!)написанного в перечне и сопоставлять с имеющимися у вас документами.

Ведь перечни универсальны, и формулировки максимально обобщены, чтобы все организации смогли «узнать в них» свои документы. Далеко не все дела в производственной и управленческой деятельности предприятий называются так однозначно (скажем, вместо «Трудовые договоры» ­некоторые почему-то используют слова «контракты» и «соглашения»).

Пример 6

Приведем в качестве примера статью 753 ПТУД «Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции». Если в компании нет документов с такими наименованиями, то это не означает, что нет документов с такой функцией, и в номенклатуре дел вполне может фигурировать позиция «Сводные годовые заявки на ТМЦ для обеспечения потребностей структурных подразделений». Очевидно, что работник отдела снабжения скорее узнает в обобщенно сформулированной статье перечня «свой документ», чем ­делопроизводитель.

Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно. Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много – это неизбежность. Но уменьшить количество ошибок и взятых «с потолка» сроков и статей поможет внятное объяснение ­коллегам принципов работы с перечнями документов.

Читайте статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»

Читайте статью «Опросный лист для исследования документального фонда организации»

См. ответы на вопросы «К какой категории относятся приказы об увеличении нагрузки тренера-преподавателя и о распределении дополнительной учебной нагрузки на нового сотрудника?», «Какие документы-основания для подготовки постановления / распоряжения должны передаваться в архив на постоянное хранение?» на нашем сайте

Как разработать номенклатуру дел ИТ-подразделения? Как в холдинге ограничиться составлением номенклатур дел структурных подразделений без их слияния в сводную? Ответы читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи»

Чем и как пользоваться (на примерах) при определении сроков хранения научно-технических документов объяснила начальник отдела комплектования госархива в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»