Ситуация: точно ли мы все оформляем правильно при приеме на работу
Руководитель поставил перед начальниками отделов задачу: прописать все бизнес процессы, чтобы было понятно, кто что выполняет. Начальник отдела кадров принялась за описание процесса приема за работу, как одного из основных кадровых процессов. И, хотя, отдел проделывал эту процедуру не один десяток раз, при описании процесса возникли вопросы, ведь и ситуации бывают разные и законодательство меняется. «Вдруг что-то упустим», подумала начальник отдела кадров. Пришлось ей обратиться к паровой литературе, чтобы уточнить, все ли правовые тонкости учитываются кадровиками при оформлении работников.
Приме на работу - процедура, казалось бы, известная. Большинство кадровиков начинают изучение профессии именно с освоения этой процедуры. Но, во-первых, любая общая схема может быть дополнена множеством любопытных деталей. А с другой стороны законодательство не стоит на месте и время от времени преподносит сюрпризы.
Предлагаем алгоритм действий кадровой службы при оформлении сотрудников (российских граждан) на работу.
Шаг 1. Тщательно проверьте документы работника
Ст. 65 ТК РФ предусматривает перечень документов, которые работник обязан предъявить пир приеме на работу. Проверьте наличие и содержание этих документов.
Паспорт
Этот документ предъявляют все без исключения граждане при устройстве на работу, потому что иметь его должен каждый (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). Не соглашайтесь, если работника предлагает копию паспорта, и не готов продемонстрировать оригинал. Имеется риск того, что на работу может поступить лицо, сбежавшее из мест лишения свободы (согласно Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 паспорт таких граждан изымается). Если работник в данный момент меняет паспорт, то путь покажет выданное ему временное удостоверение личности гражданина РФ (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).
2) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
Предъявление страхового свидетельства является обязательным для всех работников, кроме работников, принимаемых на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ) (кроме дистанционных работников - ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
При утрате работником страхового свидетельства работодатель должен получить для него соответствующий дубликат (ст. ст. 9, 15 Закона N 27-ФЗ). Это придется сделать, если работник уже работает в компании. Но если вы только принимаете работника, и он сообщает что потерял или испортил свидетельство, имейте в виде, что компании придется заниматься восстановлением страхового свидетельств и для него. Поэтому можно предложить работнику самостоятельно пройти в ближайшее отделение ПФР и подать необходимому заявление. Расписка отделения ПФР (как правило, на ней указывается СНИЛС) подтвердит, что работодатель не о чем волноваться.
Трудовая книжка
Ст. 65 ТК РФ также указывает на обязанность работника предъявить трудовую книжку, кроме случаев, когда работник устраивается на работу впервые или поступает на работу на условиях совместительства.
Следует проверить имеется ли запись об увольнении с предыдущего места работы. Это необходимо, чтобы в последствии не возникло проблем с оформлением последующих записей. Если запись об увольнении не внесена, не поставлена печать компании или подпись лица, заполнявшего туровую книжку, следует отправить работника к предыдущему работодателю для заполнения трудовой книжки.
Бывает так, что при приеме на работу работник сообщает об утере или порче трудовой книжки. В этом случае можно только оформить работнику новую трудовую книжку. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки, он должен обратиться к своему предыдущему работодателю (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Документ воинского учета
Военнообязанные должны предъявлять военный билет либо приписное удостоверение (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).
А если работник не предъявляет такой документ? Работодатель не обязан и не вправе отказать работнику в приеме на работу только из-за того, что у него нет военного билета (см., например, Апелляционное определение от 14.08.2012 по делу N 33-1999/2012).
Если у работника отсутствует документ воинского учета, компания не обязана оказывать ему содействие в получении или замене такого документа. Но работодатель обязан разъяснять гражданам порядок исполнения обязанностей по воинскому учету. Поэтому укажите работнику о необходимости обратиться в военкомат для получения военного билета. И возьмите у него расписку том, что ему разъяснена его обязанность в получении документов воинского учета, и он обязуется ее исполнить в ближайшее время (на случай проверок военкомата).