Генеральный директор
ООО «Сурков и Партнёры»
«29» июня 2016 г.
_________/Сурков Я.И.
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Общества с ограниченной ответственностью «Сурков и Партнёры»
Общие положения
1.1. В Обществе с ограниченной ответственностью «Сурков и Партнёры» (далее – Общество) для хранения документов, по которым окончено делопроизводство, создается архив;
1.2. Общество выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование;
1.3. Заведование архивом поручается ответственному лицу, назначаемому приказом Генерального директора Общества;
1.4. При работе с архивом сотрудники Общества обязаны руководствоваться нормативными актами Российской Федерации по архивному делу, соглашениями, учредительными, внутренними и иными документами Общества, локальными актами Общества и настоящим положением;
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет Генеральный директор Общества или руководитель структурного подразделения, в состав которого входит архив.
Состав документов архива
2.1. В архив передаются законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности Общества и ее структурных подразделений:
2.2.1. Дела постоянного хранения;
2.2.2. Дела временного срока хранения;
2.2.3. Документы по личному составу;
2.2.4. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
2.2.5. Справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т.п.).
Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
3.1.2. Обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
3.1.3. Организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
3.1.4. Контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение;
3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности Общества документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
3.2.2. Организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;
3.2.3. Осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
3.2.4. Обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
3.2.6. Организует использование хранящихся в архиве документов;
3.2.7. При необходимости информирует Общество и его сотрудников о составе и содержании документов архива;
3.2.8. При необходимости выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела сотрудникам Общества и представителям уполномоченных органов;
3.2.9. Исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
3.2.10. Ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;
3.2.11. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
3.2.12. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства Общества в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив Общества;
3.2.13. Осуществляет иные необходимые функции в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации, соглашениями, локальными актами, учредительными, внутренними и иными документами Общества.
Права архива
4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.1. Контролировать соблюдение в Обществе и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
4.1.2. Вносить на рассмотрение руководства Общества предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
4.1.3. Представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т.п.;
4.1.4. Участвовать в организуемых учреждениями Федеральной архивной службы мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, учреждений и предприятий.
Ответственность архива
5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет дисциплинарную ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций;
5.2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:
5.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций;
5.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);
5.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов;
5.2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины;
5.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и
соблюдение правил пожарной безопасности;
5.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива.
5.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.
Заключительные положения
6.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором Общества;
6.2. Вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются законодательством РФ, соглашениями, локальными актами, учредительными, внутренними и иными документами Общества.
 |
С Положением об архиве ознакомлены:
| Ф.И.О. сотрудника | Должность | Дата | Подпись |
| Сурков Ярослав Игоревич | Генеральный директор | 29.06.2016 г. | |