В предыдущей рассылке мы уже частично говорили о сроках хранения первички. Сегодня мы, продолжая освещать эту тему, подготовили для Вас очередную шпаргалку, с которой можно сравнить свои действия. Используйте ее в своей работе.
Большинство документов компании используют одновременно и в налоговом, и в бухгалтерском учете. Значит, безопаснее хранить всю «первичку» как минимум 5 лет со дня окончания налогового периода, в котором в последний раз использовали документ для составления отчетности. Минфин назвал минимальные сроки хранения первички по НДС и для налогового и бухгалтерского учета с 1 октября (письмо от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
По такому же принципу Минфин предлагал считать сроки и раньше (письмо от 18.10.05 № 03-03-04/2/83).
v Сроки хранения основных налоговых и бухгалтерских документов.
| Вид документа | Сколько хранить | С какой даты считать срок хранения | |
| Договоры и дополнительные соглашения к ним. | 5 лет | Со дня, когда закончился срок действия договора. | |
| Товарные и товарно-транспортные накладные. | 5 лет | С 1 января года, который следует за годом составления. | |
| Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов. | 5 лет | С 1 января года, который следует за годом составления. | |
| Акты о приеме-передаче активов. | 5 лет | Со дня, когда закончился срок действия договора, по которому составлен акт. | |
| Акты о выполнении работ или оказании услуг. | |||
| Документы по основным средствам. | 4 года | С 1 января года, который следует за годом окончания амортизации, продажи или демонтажа основного средства. | |
| Документы на сумму налогового убытка. | 4 года | С 1 января года, в котором компания полностью списала налоговый убыток прошлых лет. | |
| Доверенности на получение ТМЦ. | 5 лет | Со дня, когда закончился срок действия доверенности. | |
| Трудовые договоры, приказы по личному составу и другие кадровые документы. | 50 лет, если документ создан после 31.12.2002 75 лет, если документ создан до 01.01.2003 | С 1 января года, который следует за годом составления. | |
| Расчетные и платежные ведомости по зарплате. | 6 лет | С 1 января года, который следует за годом последнего использования для составления отчетности по взносам. | |
| Индивидуальные карточки по учету страховых взносов. | |||
| Больничные листы. | |||
| Кассовые документы. | 5 лет | С 1 января года, который следует за годом составления. | |
| Авансовые отчеты. | |||
| Годовая бухгалтерская отчетность. | Постоянно | ||
| Квартальная бухгалтерская отчетность. | 5 лет | С 1 января года, который следует за отчетным. | |
| Декларации по налогам. |
· Ненужные бумаги: Документы с истекшим сроком хранения, компания вправе выбросить. Но безопаснее их уничтожить, оформив акт об уничтожении документов. Это подтвердит, что бумаги уничтожены, и обезопасит Вас от штрафа, если налоговики запросят их на проверке. Перечень бумаг с истекшим сроком хранения отразите в акте.
· Исключения из правил: Кроме общих правил, есть исключения, которые зачастую не очевидны. Если их игнорировать и уничтожить документы раньше срока, налоговики исключат расходы и вычеты по НДС. Это опасно доначислением налогов, пеней и штрафов, в том числе за непредставление документов. Также есть риск, что гендиректору выпишут административный штраф до 10 000 руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).
Пример: В сентябре 2012 года ООО «Навигатор успеха» получило от поставщика товарно-транспортную накладную и приняло товары к налоговому и бухгалтерскому учету. Эти товары компания продала в октябре 2012 года, тогда же включила их стоимость в расходы.
Компания считает пятилетний срок хранения со дня, когда закончился год, в котором она учла стоимость товаров в расходах, — с 01.01.2013. Срок хранения истечет 31.12.2017. Значит, в январе 2018 года компания вправе уничтожить накладную.
· «Первичка» по основным средствам: «Первичку» на основное средство нужно хранить в течение всего периода, когда компания начисляет по нему амортизацию. Неважно, какой срок полезного использования у этого объекта.Такие рекомендации Минфин России дал в письмах от 12.02.16 № 03-03-06/1/7604 и от 26.04.11 № 03-03-06/1/270.
Например: Компания в августе 2017 года купила принтер и сразу ввела его в эксплуатацию. Она установила срок полезного использования — 25 месяцев.Организация будет начислять амортизацию с сентября 2017 года по сентябрь 2019-го включительно. Четырехлетний срок хранения «первички» по принтеру надо считать с 01.01.2020. Значит, срок хранения документов истечет 31.12.2023.
· «Первичка» на сумму налоговых убытков: Документы, которые подтверждают сумму налогового убытка, сохраняйте в течение всего периода, в котором компания переносит убытки на будущее, плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 4 ст. 283 НК РФ). Это вся «первичка» за «убыточный» год.С 2017 года ограничений по сроку переноса убытка нет (п. 1 и 2 ст. 283 НК РФ). Раньше налоговые убытки можно было списывать в течение 10 лет с момента их возникновения. Но на 2017 год это ограничение фактически сохранилось.
Убытки 2006 года и предшествующих лет учесть нельзя. Налоговики подтвердили это в письме ФНС России от 09.01.17 № СД-4-3/61@.
Если не сохранить «первичку» на сумму убытка, инспекторы доначислят налог на прибыль, пени и штраф. Документы «убыточных» лет нужно хранить, даже когда налоговики согласны с суммой убытка и отразили ее в акте выездной проверки. Суды поддерживают это требование (постановления арбитражных судов Московского от 22.07.16 по делу № А41-81431/2015 и Восточно-Сибирского от 17.11.15 по делу № А78-11292/2013 округов).
Например: Компания в 2009 году получила налоговый убыток — 756 000 руб. На эту сумму она уменьшила прибыль за 2016 год. Организация продолжает хранить документы за 2009 год еще в течение четырех лет после списания убытка — до 31.12.2020 включительно.