Движение документа от момента его выписки до сдачи на хранение в архив называетсядокументооборотом.
Согласно ст. 8 Закона ДНР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота. Организует документооборот на предприятии главный бухгалтер или бухгалтер, который разрабатывает правила и технологию обработки учетной информации.
Документооборот оформляется в виде графиков или схем документооборота.
График документооборота – это утвержденный порядок обработки информации, содержащейся в первичных документах, которым регулируются сроки составления, предоставления в бухгалтерию и обработки первичных документов.
В нем обязательно указывается последовательность операций по созданию, приемке и обработке документа, а также подразделения и конкретные исполнители этих работ, сроки исполнения. График должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, определить минимальный срок нахождения в каждом подразделении, обеспечить четкое выполнение каждым исполнителем возложенных на него обязанностей по документированию операций
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся на три документопотока.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.
График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.
График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.
Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:
- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;
- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).
От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.