Понятие о документообороте, его основные этапы




Движение документа от момента его выписки до сдачи на хранение в архив называетсядокументооборотом.

Согласно ст. 8 Закона ДНР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота. Организует документооборот на предприятии главный бухгалтер или бухгалтер, который разрабатывает правила и технологию обработки учетной информации.

Документооборот оформляется в виде графиков или схем документооборота.

График документооборота – это утвержденный порядок обработки информации, содержащейся в первичных документах, которым регулируются сроки составления, предоставления в бухгалтерию и обработки первичных документов.

В нем обязательно указывается последовательность операций по созданию, приемке и обработке документа, а также подразделения и конкретные исполнители этих работ, сроки исполнения. График должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, определить минимальный срок нахождения в каждом подразделении, обеспечить четкое выполнение каждым исполнителем возложенных на него обязанностей по документированию операций

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:

- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-11-19 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: