Бюджет
При планировании кампаний по связям с общественностью необходимо особое внимание уделять финансовой стороне вопроса, так как PR – это деятельность, связанная с систематическим коммерческим риском [Крылов И.В. Маркетинг. Социология маркетинговых коммуникаций. – М.: Центр, 1998]. Составляя бюджет, т.е распределяя средства, которые будут потрачены на PR-кампанию, необходимо помнить о том, что обозначенные расходы должны принести реальную и максимально возможную пользу организации.
Как правило, бюджет PR-кампании представляется в виде таблицы. Количество столбцов и их названия в ней могут варьироваться в зависимости от принципа составления. Количество строк, естественно, также будет отличаться в зависимости от количества статей расходов.
Ниже авторы данной курсовой работы используют таблицу со следующей «шапкой»: «Действия» – «Административные расходы» – «Программные расходы» – «Итог».
Следует пояснить два использованных в ней понятия. Административные расходы – это те расходы, которые формируют основу базисного бюджета, т.е. расходы, прежде всего, на оплату труда плюс другие текущие затраты организации. Программные же расходы – это расходы, которые формируют бюджет отдельных краткосрочных проектов, т.е. расходы на оплату труда привлеченных специалистов, оплату счетов поставщиков продукции и т.д [https://www.myshared.ru/slide/158333 – презентация «Финансовое планирование» финансового директора Института культурной политики Мельвиль Е.Х. на семинаре «Культура на границах», 2005].
| № | Действия | Программные расходы (руб.) | Административные расходы (руб.) | Итог (руб.) |
| Разработка и корректировка концепции предполагаемых действий | Часть из общей суммы базовой заработной платы PR-специалиста (35, 000) | – | 35,000 | |
| Проведение исследований | См. пункт №1 | 200,000 | 200,000 | |
| Разработка новой языковой политики компании | См. пункт №1 | – | – | |
| Разработка положения о новой кадровой политике компании | См. пункт №1 | – | – | |
| Информирование штата сотрудников о новой политике | Часть из общей суммы базовой заработной платы помощника PR-специалиста (10,000) | 1,000 | 11,000 | |
| Оптимизирование внутрикорпоративного сайта в соответствии с новой кадровой политикой компании | – | 4,000 | 4,000 | |
| Подготовка информационных материалов A). Разработка (в т.ч. дизайн) и печать односторонних глянцевых листовок A6 и A4 B). Разработка (в т.ч. дизайн) и печать буклетов | См. пункт №1 | 5,000 + 2,000 6,000 + 4,000 | 17,000 | |
| Написание информационных статей и их размещение на сайтах | См. пункт №1 | 60,000 | 60,000 | |
| Написание информационных статей и их размещение в печатных изданиях | См. пункт №1 | 130,000 | 130,000 | |
| Разработка примера специального предложения | См. пункт №1 | – | – | |
| Разработка примера PR-акции | См. пункт №1 | – | – | |
| Проведение PR-акций | НЕОБХОДИМА ИНФОРМАЦИЯ ОТ ДАШИ! | НЕОБХОДИМА ИНФОРМАЦИЯ! | НЕОБХОДИМА ИНФОРМАЦИЯ! | |
| Проведение исследований для оценки эффективности | См. пункт №1 | 100,000 | 100,000 | |
| ВСЕГО |
Расходы на обслуживание офиса (отопление, электричество, уборка, оплата телефона и т.п.) не внесены в представленный авторами данной курсовой работы бюджет, так как не оплачиваются из средств PR-отдела отеля «Кортъярд Марриотт Санкт-Петербург Васильевский».
Сокращенный бюджет в условиях недостаточного финансирования
Если выделяемое финансирование на проведение PR-кампании окажется меньше запланированного, необходимо учесть, от каких статей бюджета можно отказаться, а какие – сократить. Делать этот выбор требуется аккуратно, продумывая последствия, к которым он приведет.
Итак, ниже представлены те статьи основного бюджета, указанные авторами курсовой работы в таблице, которые претерпят изменения в случае урезанного количества средств на проведение PR-кампании.
При недостаточном финансировании следует сократить расходы на…
1). Аутсорсинг исследований.
Необходимо постараться провести максимальное количество исследований собственными силами. Однако, по мнению авторов курсовой работы, полностью отказываться от помощи со стороны в этом вопросе все же не следует.
Предполагаемое сокращение расходов: с 200,000 руб. до 100,000 руб. в строке «Проведение исследований» и со 100,000 руб. до 60,000 руб. в графе «Проведение исследований для оценки эффективности». Таким образом, общая экономия на исследованиях составит 140,000 руб.
2). Разработку дизайна информационных материалов.
Следует самостоятельно справиться с данной задачей, отказавшись от использования услуг профессиональной дизайн-студии.
Сокращение расходов в строке «Подготовка информационных материалов» должно составить 11,000 руб.: 5,000 руб. для позиции «Разработка (в т.ч. дизайн) и печать односторонних глянцевых листовок A6 и A4» и 6,000 руб. для позиции «Разработка (в т.ч. дизайн) и печать буклетов».
3). Оптимизирование внутрикорпоративного сайта в соответствии с новой кадровой политикой компании.
Необходимо сделать ответственным за оптимизацию сайта PR-специалиста или его помощника. Если они оба не смогут справится с некоторыми техническими задачами самостоятельно, то следует призвать на помощь имеющегося в штате отеля IT-специалиста.
Таким образом, расходы в строке «Оптимизирование внутрикорпоративного сайта в соответствии с новой кадровой политикой компании» сократятся на 4,000 руб. (до 0 руб. без учета уже указанных ранее административных расходов на базовую (без премий) заработную плату PR-специалисту и его помощнику).
4). Размещение информационных статей в печатных изданиях и на сайтах.
Две обозначенных действия являются очень важными составляющими разработанной PR-кампании. Отказываться от них ни в коем случае нельзя, однако при крайней необходимости можно сократить количество публикуемых материалов на треть.
Таким образом, сокращение расходов в строках «Написание информационных статей и их размещение на сайтах» и «Написание информационных статей и их размещение в печатных изданиях» составит 20,000 руб. и 43,333 руб. соответственно. Общая экономия: 63,000 руб. (с незначительным округлением в меньшую сторону).
Подводя итоги, можно сделать вывод, что при недостаточном финансировании общая сумма расходов на проведение разработанной авторами данной курсовой работы PR-кампании составит: _______ руб. (НЕ МОГУ СКАЗАТЬ БЕЗ ВСЕЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ БЮДЖЕТА), что на 218,000 руб. меньше расходов, заявленных в основном бюджете.
ДУМАЮ, МОЖНО ЕЩЕ СОКРАТИТЬ РАСХОДЫНА АКЦИИ – НАПИШУ ОБ ЭТОМ, КАК БУДЕТ ИНФОРМАЦИЯ ПРО НИХ ОТ ДАШИ.