| Кафедра информационных систем и технологий | |||||||||||||||||||
| Клинушин Антон Александрович | |||||||||||||||||||
| Институт | Севмашвтуз | курс | группа | ||||||||||||||||
| 09.03.03 Прикладная информатика | |||||||||||||||||||
| ОТЧЁТ | |||||||||||||||||||
| о прохождении производственной практики по научно-исследовательской работе | |||||||||||||||||||
| в отделе программирования предприятия ООО «Профит-системы» | |||||||||||||||||||
| Руководитель практики от университета | |||||||||||||||||||
| (должность) | (подпись) | (инициалы, фамилия) | |||||||||||||||||
| Постановлением комиссии от | « | » | 201 г. | ||||||||||||||||
| признать, что отчёт | |||||||||||||||||||
| выполнен и защищён с оценкой | |||||||||||||||||||
| Члены комиссии | |||||||||||||||||||
| (должность) | (подпись) | (инициалы, фамилия) | |||||||||||||||||
| Северодвинск 2017 | |||||||||||||||||||
ЛИСТ ДЛЯ ЗАМЕЧАНИЯ
ОГЛАВЛЕНИЕ
1 ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ.. 4
1.1 Описание деятельности предприятия. 4
1.2 Организационная структура предприятия. 4
Рисунок 1 – Организационная структура предприятия. 4
1.3 Существующие информационные системы для поддержки процесса взаимодействия с заказчиками. 6
1.4 Внедрение системы, основные проблемы и задачи. 7
1.5 Обоснование необходимости автоматизации. 8
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 10
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 11
1 ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1.1 Описание деятельности предприятия
Рассмотрим деятельность предприятия ООО «Профит-системы. Предприятие осуществляет продажу и установку ПО 1С, консультации по выбору программного обеспечения. Предлагает услуги по настройке и внедрению программных продуктов 1С, обновлению, поддержки, консультаций, помощь при сдаче отчетности. Осуществляет доработку 1С под требования заказчика. Также предприятия занимается разработкой новых конфигураций 1С и продажей типовых конфигураций, отраслевых решений, ПО сторонних разработчиков.
Оформление заказа клиентами нуждается в автоматизации. Для того чтобы клиенты могли оформить заказ и посмотреть информацию об услугах, ценах, предприятии, была создана информационная система поддержки процесса взаимодействия с заказчиками.
1.2 Организационная структура предприятия
Структура управления объекта исследования в выпускной квалификационной работе – линейно-функциональная. На рисунке 1 приведена организационная структура предприятия.
Рисунок 1 – Организационная структура предприятия
Руководители и специалисты выполняют определенные функциональные обязанности.
Директор решает общие и текущие вопросы, осуществляет контроль за дисциплиной и организацией работы на предприятии. Издает приказы и распоряжения, организует бухгалтерский учет и обеспечивает. Организует работу с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, а также определяет круг должностных лиц, имеющих право доступа к этим документам. Несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа для оформления пенсий и выслуги лет. Оформляет больничные листы на всех работающих, ведет контроль за своевременным представлением больничных листов и справок о временной нетрудоспособности. Несет ответственность за сохранность ценностей.
Бухгалтер обеспечивает ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Составляет планы и организует работу с работниками бухгалтерской службы по изучению нормативных актов с целью повышения образовательного уровня и активизации работников. Организует сдачу зачетов, способствует повышению квалификации работников. Принимает от клиентов и обрабатывает неиспользованные денежные чековые книжки по закрываемым счетам, погашает все
незаполненные сданные чеки путём вырезания части каждого чека. Обеспечивает контроль за целевым и своевременным использованием средств в пределах сумм, доведенных лимитными извещениями. На основании распоряжения руководителя осуществляет открытие, закрытие счетов.
Отдел продаж осуществляет операции по приемке заказов. Проверяет платежеспособность. Осуществляет выдачу оборудования после оплаты и соблюдения всех норм связанных с покупкой. Передает документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства предприятия. Ведет реестр прохождения документальных материалов, контролирует их исполнение по карточке учета. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, анализирует документооборот. Ведет учет печатей, штампов, шифровых знаков, пломбиров. Осуществляет регистрацию и выдачу командировочных удостоверений сотрудникам банка, регистрацию прибывающих в банк в служебную командировку Ежегодно подготавливает номенклатуру дел для предприятия. Занимается работой по сдаче, выдаче, хранению архивных документов.
Программисты подчиняются напрямую директору. Являются по совместительству системными администраторами. Занимаются разработкой и внедрением программного обеспечения и т.д. Занимаются разработкой и внедрением программного обеспечения, доработкой готовых продуктов под желания заказчиков, автоматизацией и т.д. Занимается ремонтом контрольно-кассовой техники.
1.3 Существующие информационные системы для поддержки процесса взаимодействия с заказчиками
Рассмотрим существующие информационные системы, обеспечивающие автоматизацию обработки заявки пользователя:
- Автоматизированная система учета и мониторинга выполнения заказов клиентов в ЗАО "Централизованный региональный технический сервис" – система обеспечивает возможность прикрепления документов к заказам, печать необходимых документов, возможность автоматического расчета скидок с учетом длительности контракта, возможность отслеживания состояния заказа клиента, возможность поиска данных по разным критериям, хранение данных обо всех заказах клиента с указанием принятых решений и ответственного за их принятие [1].
- Информационная система учёта клиентов ИП Кудрявцева Е.Н. – информационная система позволяет определение прав доступа к функциям программы с помощью учетных записей, ввод личных данных клиентов, их редактирование, быстрый поиск по критериям и вывод на печать, учет клиентов по разным параметрам, формирование документации клиентов, продажу определенного количества товара и формирование соответствующей документации о клиентах [2].
- Автоматизированная система учета заказов на предприятии ООО "Кортереал" – система обрабатывает поступающие от клиентов заказы, контролирует состояния склада и формирования заказов поставщикам [3].
В настоящее время стратегией успешного существования и дальнейшего развития современных компаний постепенно становится эффективное управление взаимоотношениями с клиентами.
Ориентация компаний на усовершенствование отношений с клиентами обусловлена рядом тенденций, в частности усилением конкуренции, повышением требований покупателей к качеству предлагаемых продуктов и уровню сервиса, снижением эффективности традиционных маркетинговых средств, а также появлением новых технологий взаимодействия с клиентами и функционирования подразделений компании.
Именно поэтому проблема организации и обеспечения эффективной работы с клиентами является очень актуальной. Это накладывает свои требования на качество обслуживания, и в первую очередь на такие аспекты, как скорость обслуживания клиента, отсутствие ошибок, наличие информации о предыдущем обращении клиента. Такие требования могут быть выполнены только при использовании автоматизированной системы обработки данных [4].
1.4 Внедрение системы, основные проблемы и задачи
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы [5].
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:
- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
- сопротивление сотрудников предприятия;
- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
- необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:
- создать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;
- наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;
- всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
1.5 Обоснование необходимости автоматизации
Разрабатываемая информационная система автоматизирует деятельность по учету заказов клиентов, обеспечение хранения данных в электронном виде. Выделим такие функции информационной системы:
- обеспечение централизованного хранения информации о заказах клиентов, клиентах;
- обеспечение возможности оформления заказов клиентами;
- обеспечение возможности просмотра информации о заказе клиента;
- обеспечение возможности просмотра информации о компании, услугах, ценах;
- обеспечение возможности ведения справочника услуг.
Можно выделить такие основные задачи проектируемой информационной системы:
- Обновление базы данных клиентов. Стоит отметить, что все данные клиента должны вноситься в общую клиентскую базу.
- Оформление заказа. После того, как клиент определился с видом услуг, происходит заполнение данных о заказе: данные клиента, тип услуг, объем работ, сроки. На основании этого выполняется расчет стоимости и подготовка договора с клиентом.
- Закрытие проекта. По результатам приемки объекта формируется акт сдачи-приемки, подготавливается весь пакет документов для клиента.
При внедрении указанной информационной системы будут решены три группы задач:
- Улучшение таких экономических показателей, как денежные затраты на выполнение учета заказов клиентов, затраты рабочего времени сотрудников на выполнение этого процесса, производительность труда работников. Ускорится процесс обработки информации, подготовки документации, передачи их в другие подразделения.
- Повышение удовлетворенности клиентами качеством обслуживания, что может привести к увеличению количества обслуживаемых заказов.
Кроме того, снизится загруженность и утомляемость работников, повысится их мотивация к труду, что позитивно скажется на общей эффективности работы отдела.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
За время прохождения производственной практики по научно-исследовательской работе в отделе программирования предприятия ООО «Профит-системы» был подготовлен обзор литературы по теме проектирования информационной системы поддержки процесса взаимодействия с заказчиками. В рамках обзора описаны следующие темы:
- Описание деятельности предприятия.
- Организационная структура предприятия
- Существующие информационные системы для поддержки процесса взаимодействия с заказчиками.
- Внедрение системы, основные проблемы и задачи.
- Обоснование необходимости автоматизации.
Индивидуальное задание по обзору литературы по теме проектирования информационной системы поддержки процесса взаимодействия с заказчиками было выполнено в срок.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Проектирование автоматизированной системы учета и мониторинга выполнения заказов клиентов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://knowledge.allbest.ru/programming/2c0b65625b2bc79b5c53a89521306c27_0.html (дата обращения: 1.07.2017).
2. Информационная система учёта клиентов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://diplomba.ru/work/11565 (дата обращения: 1.07.2017).
3. Автоматизация системы учета заказов на предприятии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.tnu.in.ua/study/refs/d191/file32161.html (дата обращения: 1.07.2017).
4. CRM-Система как средство эффективного управления фирмой [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://diplomba.ru/work/29794 (дата обращения: 1.07.2017).
5. Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://digsee.com/ru/products/ smallprograms/timetable/ (дата обращения: 1.07.2017).