УТВЕРЖДАЮ
ООО «Кил Хангер» (фамилия, инициалы)
(наименование организации, Петросян А.Л.
предприятия и т.п., его организационно-правовая форма) (директор или иное должностное
лицо, уполномоченное утверждать
положение об отделе)
«15» октября 2012г.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ЗАКУПОК
1. Общие положения
1.1. Отдел снабжения является самостоятельным структурным подразделением Фирмы на правах Отдела и подчиняется непосредственно директору Фирмы.
1.2. Структуру и штаты Отдела снабжения утверждает Директор Фирмы.
1.3. В штатный состав Отдела снабжения входят начальник и агенты.
1.4. Отдел снабжения возглавляется начальником Отдела снабжения.
1.5. Начальник Отдела снабжения и агенты Отдела снабжения назначаются на должности и освобождаются от занимаемой должности приказом директора Фирмы.
1.6. Отдел снабжения в своей деятельности руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями и указаниями директора Фирмы по основной деятельности и по личному составу; настоящим Положением.
2. Цели
2.1. Цели отдела:
2.1.1. Определять и согласовывать способ размещения заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказание услуг для нужд института;
2.1.3. Определять поставщиков (исполнителей, подрядчиков) через проведение процедур для заключения с ними государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд института.
2.2. Задачи отдела:
2.2.1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
2.2.2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.
2.2.3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
2.2.4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
2.2.5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.
2.2.6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:
• Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.
• Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.
• Сертификация.
• Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.
Внутренняя структура
3.1. Общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник, назначаемый на эту должность приказом директора. Начальник Отдела действует в соответствии с должностными обязанностями и должностными инструкциями, утверждаемыми в установленном порядке. Начальник Отдела подчиняется непосредственно заместителю директора по административной работе.
Начальник Отдела в пределах своей компетенции может издавать распоряжения, выполнение которых является обязательным для всех сотрудников Отдела.
3.2. Сотрудники Отдела назначаются на должность приказом директора по представлению начальника Отдела. Должностные обязанности сотрудников Отдела определяются должностными инструкциями, утверждаемыми в установленном порядке.
3.3. Структура Отдела, функциональные обязанности сотрудников Отдела, штатное расписание Отдела могут определяться и изменяться в установленном в НХТИ порядке без изменения настоящего Положения.
| Обязанности | Права | Ответственность |
| 1. Руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы. 2. Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками. 3. Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам. 4. Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов. 5. Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа. 6. Принимает решения о необходимых Компании изменениях условий работы с конкретными Поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с Коммерческим директором. 7. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента Компании 8. Рассматривает и, исходя из экономических интересов Предприятия, утверждает предложения менеджеров Отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций. 9. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и Поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации 10.Следит за предоставлением Предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате. 11.Совместно с Финансовой службой организует взаиморасчеты с Поставщиками, следит за состоянием кредиторской задолженности Предприятия, возникшей в связи с закупками товара. 12.Разрабатывает совместно с Финансовой службой еженедельный график выплат Поставщикам Предприятия. | Для выполнения возложенных на отдел закупок функций, он имеет право: - запрашивать и получать от структурных подразделений фирмы сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления функций отдела закупок; - представлять в установленном порядке фирмы в органах государственной власти, органах местного самоуправления, иных учреждениях и организациях по вопросам, входящим в компетенцию отдела закупок; - принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к деятельности отдела закупок; - осуществлять связь с федеральными и региональными органами государственной власти и управления, органами власти муниципального образования, учреждениями, общественными и иными организациями по вопросам компетенции отдела закупок, определенным настоящим Положением; - разрабатывать документы, необходимые для размещения государственных заказов соответствующими способами, а также проекты государственных контрактов. При взаимоотношениях с другими структурными подразделениями отдел государственных закупок для выполнения своих функций вправе: - запрашивать у других структурных подразделений института документы, необходимые для размещения государственных заказов; - запрашивать у структурного подразделения института, которым была направлена заявка на заключение государственного контракта, предоставления необходимой документации для разработки проекта государственного контракта; - запрашивать и получать от юриста института завизированные проекты государственных контрактов, отвечающие всем требованиям действующего законодательства РФ; - обращаться к другим структурным подразделениям института за консультацией по вопросам, связанным с компетенцией отдела закупок; - выступать с инициативой перед директором института, Ученым советом института, юристом института о разработке и принятии локальных правовых актов, необходимых для обеспечения деятельности отдела закупок. - При возникновении необходимости отдел закупок вправе выступать с инициативой проведения совещания с участием сотрудников института по вопросам, касающимся его компетенции. | Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела. Степень ответственности других работников отдела государственных закупок устанавливается соответствующими должностными инструкциями и распоряжениями начальника отдела закупок. |
Смена положения, сроки дополнения, прекращения должности или работы отдела, его реорганизация.
При реорганизации возможны изменения штатного расписания, в результате которых одни должности могут быть исключены, а другие введены. Если работники попали под сокращение, уведомление их об этом персонально под роспись происходит не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Такие сотрудники в соответствии со статьей 178 Трудового кодекса имеют право на выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Также за ними сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не более двух месяцев со дня увольнения.
С инструкцией ознакомлен ______________(подпись)