Исполнители аналитической работы на предприятии
Анализом охватываются все стороны деятельности предприятия: техническая, технологическая, организационная, финансовая и т. д. Провести такой анализ в полном объеме одному специалисту или даже отделу заводоуправления практически невозможно. В связи с этим к аналитической работе должны привлекаться все отделы заводоуправления: производственно-технический, технологический, снабжения и сбыта, планово-экономический, труда и заработной платы, финансовый и др.
Каждый отдел занимается анализом тех вопросов и сторон деятельности предприятия, за которые он отвечает. Например, анализ организационно-технического уровня и развития предприятия проводит производственно-технический отдел, анализ организации и соблюдения технологического процесса - технологический отдел (лаборатория), анализ выполнения плана по прибыли и финансового состояния - бухгалтерия и финансовый отдел. Работники отдела материально-технического снабжения выявляют резервы экономии материалов, возможности ликвидации сверхнормативных запасов материальных ценностей и сокращения затрат, связанных с перевозкой и хранением материалов и т. д.
Многие смежные вопросы деятельности предприятия исследуются несколькими отделами заводоуправления. Например, организацию труда и использование рабочей силы анализируют производственно-технический и планово-экономический отделы, отдел кадров; уровень себестоимости - бухгалтерия, планово-экономический и технологический отделы и т. д. В условиях рынка особо возрастает роль маркетинговой службы, которая изучает внешнюю среду функционирования предприятия, рынков сырья и сбыта готовой продукции, ее конкурентоспособности, спроса и предложения, формирования ценовой политики и т. д. Поэтому маркетинговая служба должна участвовать практически в анализе всех вопросов деятельности предприятия.
Возглавляет аналитическую работу на предприятии экономическая служба, которая вместе с остальными отделами заводоуправления составляет программу и график анализа деятельности предприятия.
В программе необходимо четко определить круг анализируемых вопросов каждым отделом заводоуправления, указать ответственных лиц и сроки исполнения. Круг анализируемых вопросов должен охватить все стороны деятельности предприятия. Эта программа может использоваться длительное время (годы). Она должна постоянно совершенствоваться и дополняться с учетом конкретных условий работы предприятия. Программу и график утверждает руководитель предприятия.
Все отделы заводоуправления в установленные сроки предоставляют экономической службе справки по результатам анализа. Она обобщает их в сводной справке и передает на рассмотрение руководству предприятия. Результаты анализа деятельности предприятия обсуждаются на заседании Совета предприятия и отражаются в приказе по предприятию. В констатирующей части приказа делаются выводы по результатам анализа деятельности, а в постановляющей - намечаются мероприятия по устранению выявленных недостатков и использованию вскрытых резервов. По каждому мероприятию указывают также конкретных исполнителей и сроки его выполнения. Контроль за исполнением приказа возлагается на экономическую службу. Результаты анализа деятельности предприятия должны доводиться до сведения коллектива предприятия, т. е. обсуждаться на общих собраниях работников предприятия или акционеров, что поможет успешнее внедрять рекомендуемые мероприятия, более полно выявлять имеющиеся резервы и недостатки в работе предприятия.
Кроме открытого анализа в условиях рыночной экономики проводится анализ хозяйственно-финансовой деятельности предприятия с использованием закрытых для широкой общественности источников информации. Этот анализ проводится для внутреннего использования высшим руководством предприятия и носит засекреченный характер.
Виды и этапы анализа деятельности предприятия
По кругу исследуемых вопросов анализ хозяйственно-финансовой деятельности подразделяют на полный и тематический. При полном анализе исследуются все стороны деятельности предприятия без исключения. При тематическом анализе изучаются только отдельные стороны или показатели работы предприятия: использование оборудования или рабочей силы, расходование фонда заработной платы или уровень себестоимости вырабатываемой продукции, использование электроэнергии или материалов, финансовое состояние предприятия или размер получаемой прибыли и т.д.
По времени проведения и используемой информации различают единовременный и периодический анализ деятельности предприятия.
Единовременный анализ носит разовый характер и осуществляется отдельными отделами заводоуправления для собственного использования или по специальным распоряжениям руководства предприятия.
Периодический анализ проводят за определенные промежутки времени. По кругу анализируемых показателей он относится к постоянно повторяемому и служит целям контроля за выполнением плана, оценки результатов хозяйственной деятельности, рационального использования основных и оборотных фондов и т. д.
Единовременный анализ выполняют по разовым, а периодический - по стабильным программам.
Периодический анализ в свою очередь подразделяют на оперативный (текущий) и последующий.
При оперативном анализе изучают только отдельные вопросы деятельности предприятия, по которым можно получать ежедневную информацию: выпуск и реализация продукции, расход сырья, заработной платы, состояние расчетов с поставщиками и покупателями и т. д. Его производят за смену, сутки, пятидневку, декаду. Он органически включается в процесс оперативного управления, осуществляется не только руководителями тех или иных подразделений, но и самими исполнителями отдельных производственных операций и обеспечивает оперативность в выявлении резервов и недостатков в работе предприятия.
Совершенствование способов получения и обработки информации посредством математических методов и ЭВМ позволяет расширить круг вопросов, подвергаемых оперативному анализу. Кроме того, применение математических методов и ЭВМ помогает не только быстро оценить достигнутые результаты, но и прогнозировать ход хозяйственных операций на ближайшие дни и декады.
Оперативный анализ выполняют по данным текущего учета и отчетности, показаниям контрольно-измерительных приборов.
Последующий анализ проводят за прошлый отчетный период (месяц, квартал, год, пятилетие). Его цель - дать оценку деятельности предприятия за истекший период по всем основным показателям, выявить недостатки в работе и неиспользуемые резервы, а также те или иные закономерности и тенденции в развитии предприятия для прогнозирования (планирования) его деятельности на будущий период (год, пятилетие). Последующий анализ базируется в основном на данных планов, всех видов учета и отчетности, а также источниках внеучетного характера.
Аналитическую работу на предприятии подразделяют на несколько этапов. На первом этапе составляют план работы, в котором указывают цель и программу анализа, сроки проведения, исполнителей, источники. Заранее разрабатывают формы аналитических таблиц и графиков. Определяют технические средства обобщения и использования материалов анализа.
На втором этапе подбирают исходные материалы (данные), проверяют их достоверность и проводят аналитическую обработку (приведение в сопоставимое состояние и т. д.).
Наиболее важный этап - третий, в котором выявляют причины, вызвавшие отклонения от плана, уровня предшествующего периода. Для этого определяют круг взаимодействующих факторов и производят их группировку. На основе измерения положительного или отрицательного воздействия отдельных факторов устанавливают неиспользованные возможности (резервы) улучшения анализируемых показателей деятельности предприятия на определенном участке его работы.
Далее обобщают результаты анализа: делают выводы, производят сводный подсчет резервов повышения эффективности работы предприятия, вносят предложения по мобилизации и использованию внутрихозяйственных резервов, устранению выявленных недостатков и закреплению достигнутых успехов.
На последнем этапе осуществляют контроль за реализацией результатов анализа и внедрением рекомендованных мероприятий.
Результаты анализа оформляют по-разному. Оперативный анализ обычно завершают принятием срочных мер по устранению выявленных недостатков и использованию вскрытых резервов. На не которых предприятиях ведут специальные журналы для регистрации принятых и внедренных предложений для накопления информационного материала.
По результатам последующего анализа составляются справки, порядок рассмотрения и использования которых изложен в разделе 1.4 данной главы.