Введение
Архивариус занимается ведением архива организации: все документы, сданные на хранение, он регистрирует и размещает на соответствующих полках в нужных папках согласно указанному в каталоге номеру. Прежде чем принять документы, архивариус должен проверить правильность их заполнения. По запросу сотрудников архивариус обязан предоставлять документы к выдаче. Для удобства поиска уже принятых документов архивариусы создают справочные аппараты, каталоги, реестры.
Работать архивариусами могут люди, получившие начальное профессиональное образование или прошедшие обучение на специальных курсах. В крупных организациях, например, таких как министерства, архивы огромны. В их штате числятся несколько архивариусов. Как правило, это люди с профильным высшим образованием.
Создание современной и эффективной информационной системы (ИС) позволит повысить продуктивность работы всей сферы социальной защиты.
Таким образом, целями данного курсового проекта, выполненного в соответствии с заданием на курсовое проектирование, является разработка и проектирование информационной системы «Архив СПО».
Задачами данной курсовой работы будут описание предметной области, создание базы данных (БД), заполнение информацией БД, разработка функциональной модели системы управления базы данных (СУБД), создание обеспечение связей между таблицами БД, разработка удобного и простого интерфейса приложения.
Объект исследования: средства проектирования и разработки программного обеспечения информационных систем.
Программное обеспечение: операционная система (ОС) – Windows 8.1; база данных - Microsoft Visual Studio 2012. Более подробно о выборе методов и средств проектирования и разработки информационной системы речь пойдет в главе «Проектная часть».
Аналитическая часть
Исследование предметной области
Прежде чем начать разрабатывать информационную систему необходимо обозначить ряд требований, которые она должна выполнять. Этого невозможно сделать без исследования предметной области и без формирования обязанностей работника архива.
Обязанности работника архива в первую очередь состоят в том, чтобы организовать хранение и обеспечить сохранность документов, поступивших в архив.
Помимо этого существует еще один ряд обязанностей архивариуса.
1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
2. Создание справочного аппарата к ним.
3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
Формирование требований к информационной системе
Исходя из перечисленных в предыдущем пункте задач социального работника, можно выделить следующие требования к содержанию информационной системы и ее функциям.
Требования к содержанию:
1. Информационная система должна содержать данные о социальных работниках, служащих в данной организации, об их квалификации, опыте, навыках, образовании и так далее;
2. Информационная система должна содержать данные о нуждающихся в помощи людях. Записи об их медицинских показателях, необходимой помощи, пожеланиях, требованиях и так далее;
3. Информационная система должна содержать сведения о заключенных договорах, об оказании услуг, между нуждающимися в помощи гражданами и конкретным сотрудником социальной службы. В эти сведения должны быть включены вид услуги, дата ее выполнения, отметка о выполнении, фамилии и личные коды сотрудника и пользователя.
Требования к функционированию ИС:
1. Информационная система должна иметь широкую базу данных, позволяющую вводить многочисленные данные о работниках, обращающихся людях и прочее;
2. ИС должна быть надежной, необходимо предотвратить возможную утечку информации или несанкционированный доступ;
3. ИС должна обладать высокой производительностью и обеспечивать быстрый доступ к данным о пользователях;
4. Интерфейс информационной системы должен быть прост и понятен.
Описание программного продукта
Основываясь на требованиях к информационной системе, я решил создать четыре таблицы в базе данных:
1. Библиотека – данная база важна в работе архивного отдела техникума. С её помощью можно следить за учетом литературы, инвентарных книг, выписками из номенклатуры дел и карточками формуляров.
1 Индексы дел - это условное обозначение конкретного дела.
2 Наименование документов - краткое содержание (заголовок ктексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текстнебольшого объема
3 Количество дел.
4 Сроки хранения.
5 Примечания - служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел
6 Код.
Ниже представлена таблица «Библиотека-04».
Таблица 1
Библиотека-04
| Библиотека-04 | |||||
| Индексы дел | Наименование документов | Кол-во дел | Сроки хранения | Примечания | Код |
| 04.01.2015 | Инвентарные книги учета материалов библиотеки | До ликвидации библиотеки ст. 189 | Перечень 1989 г. | ||
| 04.02.2015 | Карточки формуляров выданных книг | До ликвидации библиотеки ст. 826 | Перечень 1989 г. | ||
| 04.03.2015 | Книга учета литературы, утерянной читателями и принятой взамен | 3 года ст. 827 | Перечень 1989 г. | ||
| 04.04.2015 | Выписка из номенклатуры дел | 3 года ст. 200-а |
Таб2.
Бухгалтерия-03
| Бухгалтерия-03 | |||||
| Индексы дел | Наименование документа | Кол-во дел | Сроки хранения | Примечания | Код |
| 03.02.2015 | Квартальные бухгалтерские отчеты по основной деятельности | 5 лет ст. 351-в | При отсутствии годовых-пост. | ||
| 03.05.2015 | Оборотные ведомости | 5 лет ст. 361 | При условии проведения проверки | ||
| 03.08.2015 | Приходно-расходные кассовые документы | 5 лет ст. 459-з | При условии проведения проверки | ||
| 03.04.2015 | Тарифакционные списки преподавателей техникума | 75 лет ст. 593 | |||
| 03.06.2015 | Ведомости по начислению и выплате зароботной платы работникам техникума | 75 лет ЭПК ст. 412 | При отсутствии лицевых счетов 75 лет | ||
| 03.07.2015 | Лицевые счета работников техникума | 75 лет ЭПК ст. 413 | |||
| 03.01.2015 | Годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности | Пост. Ст. 351-б | |||
| 03.03.2015 | Годовые отчеты по перечислению денежных сумм | Пост. Ст. 391 |
Бухгалтерия – мы указываем отчеты, ведомости, документы, списки преподавателей, количество дел, примечания и коды. Эта база нужна для того чтобы вести бухгалтерский учет. В таблице будут следующие поля:
1Индексы дел.
2 Наименование документов.
3 Количество дел.
4 Сроки хранения.
5 Примечания.
6 Код.
Вид таблицы «Руководство» представлен ниже:
Таб3.
Руководство-01
| Индексы дел | Наименование документов | Кол-во дел | Сроки хранения | Примечания |
| 01.10.2015 | Должностные инструкции сотрудников | Пост. Ст. 77-а | ||
| 01.03.2015 | Лицензии на право образовательной деятельности | Пост. Ст. 98 | ||
| 13.01.2015 | Личные дела работников | 75 лет ЭПК. Ст. 656-б | ||
| 01.06.2015 | Приказы №№ директора техникума по основной деятельности | Пост. Ст. 19-а | ||
| 01.07.2015 | Приказы директора техникума по личному составу работников техникума | 75 лет ст. 19-б | ||
| 01.08.2015 | Приказы директора техникума по личному составу студентов | 75 лет ст. 19-б | ||
| 01.09.2015 | Приказы директора техникума по личному составу(о предоставлении отпусков) | 5 лет ст. 19-б | ||
| 01.01.2015 | Приказы, распоряжения Комитета образования | ДМН Ст.1-б | Относящиеся к деятельности техникума | |
| 01.11.2015 | Протоколы заседаний совета техникума | Пост. Ст. 71-а | ||
| 01.04.2015 | Свидетельство о государственной аккредитации | Пост. Ст. 105 | ||
| 01.02.2015 | Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе | Пост. Ст. 105 | ||
| 01.05.2015 | Устав техникума | Пост. Ст. 50-а | ||
| 01.12.2015 | Штатное расписание | Пост. Ст. 71-а |
Руководство - Мы указываем индексы дел, должностные инструкции сотрудников, лицензии, личные дела, приказы и количество дел. База нужна чтобы руководствовать приказами, должностными инструкциями сотрудников лицензиями и личными делами.
1 Индексы дел.
2 Наименование документов.
3 Количество дел.
4 Сроки хранения.
5 Примечания.
Таб4.
Учебная часть-02
| Учебная часть-02 | |||||
| Индексы дел | Наименование документов | Кол-во дел | Сроки хранения | Примечания | Код |
| 02-01 | Протоколы заседаний педсовета техникума | Пост. Ст. 571 | Перечень 1989 г. | ||
| 02-02 | Протоколы заседаний государственной аттестации | 75 лет ст. 592 | Перечень 1989 г. | ||
| 02-03 | Протоколы заседаний приемной комиссии | Пост. Ст. 18-д | |||
| 02-04 | Протоколы заседаний методического совета техникума | Пост. Ст. 571 | Перечень 1989 г. | ||
| 02-05 | Годовой план и отчет убебно-воспитательной работы техникума | Пост. Ст. 258-а ст. 464-б | |||
| 02-06 | Годовые статические отчеты о подготовке специалистов(форма СПО-1) | Пост. Ст. 467-б | |||
| 02-07 | Рабочие учебные программы дисциплин, курсов, предметов модулей | ДМН ст. 711 | |||
| 02-08 | Годовые отчеты о работе государственной экзаменационной комиссии | Пост. Ст. 594 | Перечень 1989 г. | ||
| 02-09 | Документы о работе предметных (цикловых) комиссий техникума | Пост. Ст. 578 | Перечень 1989 г. |
Учебная часть - Мы указываем протоколы, перечни. Внешнее оформление такое же, как и у предыдущей части.
1 Индексы дел.
2 Наименование документов.
3 Количество дел.
4 Сроки хранения.
5 Примечания.
6 Код.