Прием считается официальным, если приглашенными являются исключительно официальные должностные лица. Мужчины присутствуют на приеме без жен, а приглашенные женщины в силу занимаемого ими официального положения – без мужей. Завтрак, на который мужчины приглашаются с женами, считается неофициальным независимо от числа приглашенных. Однако следует заметить, что обеды, на которые приглашаются жены глав дипломатических представительств, могут рассматриваться как официальные, так как жены разделяют со своими супругами официальное положение.
Официальное приглашение отличается по форме от неофициального. На приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма «имеет честь пригласить».
В дипломатических представительствах могут устраиваться завтраки, дневные приемы, обеды, балы и послеобеденные приемы.
Дневные приемы устраиваются по случаю национального праздника, визита в столицу высокопоставленного лица, международного конгресса и т.д.
Официальные обеды даются в честь главы государства, членов правительства или членов дипломатического корпуса. Другие приемы, как правило, имеют менее официальный характер.
Так как глава дипломатического представительства является официальным лицом высокого ранга, устраиваемый им прием должен носить достойный и торжественный характер.
На официальных приемах внимание всех присутствующих должно быть обращено на следующее:
1) всем официальным должностным липам должно быть оказано соответствующее внимание;
2) некоторым знатным особам, не относящимся к числу официальных представителей, должно быть также оказано особое внимание (представители церкви) или традиционное уважение (представители знати);
3) к каждому из присутствующих следует обращаться, называя его звание или титул.
По случаю национального праздника посольства устраивают обычно большие дневные приемы. В каждой столице имеется своя установленная практика и посольства имеют свой список приглашенных, в котором указаны официальные должностные лица, главы дипломатических представительств (включая членов их персонала), высокопоставленные лица, с которыми посольство поддерживает постоянный контакт, лица, оказавшие ему ту или иную услугу в истекшем году.
Гостям направляются приглашения. Каждое представительство имеет свою форму приглашения, гости отвечают на приглашение в соответствии с тем, как указывается в приглашении. Ответ должен быть направлен обязательно, если он требуется. Такая просьба об ответе часто сокращенно обозначается инициалами: R.S.V.P.
От места, где проводится прием, зависит характер встречи гостей. В любом случае следует проконсультироваться с полицией об общем распорядке, путях подъезда и выезда автомашин, их стоянке, установке громкоговорителей для вызова шоферов при отъезде гостей. Если погода неустойчива, необходимо позаботиться, чтобы гости при выходе из автомашины или при отъезде находились под прикрытием.
При проведении приемов подобного рода хозяин и хозяйка стоят у входа в салон, где они встречают гостей. Персонал посольства должен помогать проведению приема на должном уровне, поскольку его успех отвечает государственным интересам.
Советники, секретари и их жены собираются до начала приема и помогают гостям познакомиться с присутствующими и сопровождают их, прежде всего женщин, к буфету. Однако хозяин и хозяйка не должны оставаться одни. Один из старших дипломатов представительства — его могут сменять другие — должен постоянно находиться с ними на случай, если он понадобится послу. Он помогает принимать прибывающих важных гостей и, если необходимо, сопровождает их, если они захотят встретиться с кем-либо из присутствующих.
Должен быть предусмотрен второй выход, чтобы гости, которым необходимо уйти раньше, могли уехать, не попрощавшись с хозяином и хозяйкой, если последние все еще продолжают встречать прибывающих гостей.
Когда большинство гостей собрались, хозяин и хозяйка оставляют свое место и направляются в салон к гостям. В это время один из старших дипломатов становится во главе группы встречающих членов персонала посольства. Он должен вовремя заметить прибывшего с опозданием важного гостя, проводить его к хозяину и хозяйке и затем вернуться и занять свое место во главе группы дипломатов, встречающих гостей. Когда число уходящих с приема гостей заметно увеличивается, хозяин и хозяйка возвращаются на свое прежнее место, где они прощаются с гостями.
Составляя список гостей для приглашения на официальный завтрак или обед, посол должен прежде всего помнить о гостях, которым следует оказать особые знаки внимания и отвести соответствующие места за столом. Готовятся два списка в порядке протокольного старшинства: один для мужчин и другой для женщин.
Приглашения на обед или на обед с участием особо важных гостей должны быть разосланы как минимум за неделю до приема.
Поскольку приглашения на завтрак или обед рассылаются каждому персонально и старшинство гостей определяется соответственно рангу каждого, направлять на официальный завтрак или обед вместо себя другое лицо не разрешается. Приглашаемый на завтрак или обед должен немедленно ответить, принимает он приглашение или отклоняет его, если он не может присутствовать. Если приглашенный не уверен в том, что он сможет присутствовать, то ему лучше отклонить приглашение, чем отказаться в последний момент. Задержка ответа на приглашение ставит хозяина в затруднительное положение, поскольку он не может принять решение о приготовлении обеда и организации рассадки за столом, а также лишает его возможности воспользоваться этим обстоятельством для приглашения другого лица. Это также вынуждает его напомнить о необходимости ответ. Вообще не ответить на приглашение — серьезная ошибка.
В странах, где обычай принимать угощение стоя довольно распространен, в приглашении желательно указывать: «обед с рассадкой», чтобы гости знали о необходимости прибыть в назначенное время.
В странах, где распространена полигамия, на завтрак, обед или официальный прием приглашается только одна жена. Муж сам решает, какая из жен будет его сопровождать.
Более правильно ответить на приглашение письмом или открыткой, чем послать визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении. В некоторых странах существует также обычай направлять ответ на приглашение непосредственно хозяйке.
Иногда на приглашениях указывается номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону. Однако, если это приглашение на официальный завтрак или обед, более правильно ответить письмом.