Предпроектная стадия
Диалог с заказчиком
Диалог с заказчиком происходит в кабинете его предприятия «Computer Master ». Время встречи 7 ноября, пятница, 11:00.
Разработчик (Р): Здравствуйте! мне бы увидится с вашим начальником!
Секретарша (С): Здравствуйте! Вам, назначена встреча!?
Р: Да, мы созванивались насчет встречи!
С: Подождите немного, я уведомлю, что вы пришли! Проходите, он вас ждет!
Заказчик (З): доброе утро, меня зовут Виктор Иванович. Пожалуйста, проходите, садитесь.
Р: Здравствуйте меня зовут Иощенко Иван.
З: Очень приятно. Наша проблема состоит в том, что мне бы хотелось автоматизировать учет товаров и денежных средств, получаемых от реализации товаров и услуг в нашем магазине. В данный момент у нас отсутствует система учета. Я считаю, что из-за этого мы работаем не так эффективно, как того бы хотелось.
Р: Понимаю. Это возможно. В данное время существует множество систем автоматизации, и эти системы широко распространены и успешно функционируют на многих предприятиях. Думаю, разберемся, что вам лучше будет использовать.
З: Замечательно. Что вам для этого потребуется?
Р: Обычно процесс изучения предприятия и внедрения информационных систем занимает от 3 до 6 месяцев, в зависимости от структуры и особенностей предприятия. Но я думаю, что в вашем случае система будет готова к полной эксплуатации примерно к середине марта. Для эксплуатации и обслуживания системы Вам понадобятся специалисты. Нужно будет нанят одного – двух что будут заниматься обслуживанием системы.
З: Это приемлемо. Думаю, мы сможем решить этот вопрос. Что вас еще интересует?
Р: Для начала мне нужно хотя бы в общих чертах ознакомится с основной деятельностью вашего предприятия, его структурой, документооборотом, информационными потоками….
З: Наше предприятие занимается продажей, ремонтом и обслуживанием компьютерной техники. Мы имеем достаточно много клиентов, часть из которых постоянные. У нас довольно высокая прибыль каждый месяц и в принципе дела идут неплохо.
Р: По вашему мнению, на сколько эффективна работа вашего магазина?
З: Я считаю, мы на сегодняшний день работаем достаточно эффективно. Но как каждый руководитель я желаю повышения эффективности работы управляемого мной объекта.
Р: Каким образом обслуживаются клиенты в вашем магазине?
З: Клиенты обращаются к продавцу-консультанту, спрашивают у него необходимую информацию относительно того или иного товара, а тот в свою очередь старается представить ее и выдать желаемый товар. Затем происходит оплата за товар, если это товар который не требует установки или комплектации и имеется в наличии. Если же его нет, товар заказывается у поставщиков и предоставляется клиентам через определённое время. При покупке ПК, продавец-консультант составляет конфигурацию, которая удовлетворяет желанию клиента, и если комплектующие есть в магазине, компьютер собирается в течение 1–3 часов, если же нет то они заказываются у поставщиков, затем ПК комплектуются. Клиент расплачивается после получения товара.
Р: Ясно. Сколько человек и техники работает в вашем магазине?
З: В нашем магазине работают два продавца-консультанта, 1 кассир, 3 специалиста, осуществляющих сборку новых ПК на заказ, а так же ремонт оргтехники, заправку картриджей и т.д.; а также я как директор. А также сейчас у нас используются 3 ПК.
Р: Каким образом ваши продавцы-консультанты получают информацию о наличии товара на складе, его характеристики?
З: Каждый наш продавец-консультант владеет определённой информацией о товаре, доступом у нас на складе или у поставщиков. Также они пользуются информацией из журналов, каталогов какие содержатся на их рабочих компьютерах и распечатках.
Р: Как я уже понял, Вы занимаетесь продажей компьютеров, комплектующих, оргтехники и у вас проблемы с организацией учета, документооборота в магазине?
З: Да, это так.
Р: Каким образом у вас осуществляется подбор ассортимента?
З: Мы всегда старались предоставить в своем магазине широкий ассортимент ПК и их комплектующих, новинки рынка информационных технологий. Также у нас широко используется услуга «индивидуального заказа» т.е. клиент может заказать у нас то, что его интересует. Мы тесно работаем с нашими поставщиками.
Р: Пару слов о поставщиках?
З: У нас не так уж много поставщиков, их можно разделить на несколько групп:
- мелкие и крупные,
- постоянные и периодические.
Всего обычно не более 5–6.
Р: как часто у вас в магазине происходят закупки нового товара?
З: Обычно мы закупаем новый товар 1 раз в 2 недели. Перед этим связываемся с поставщиком, заказываем у него определённое количество товара. Учет поставок веду я сам на своем компьютере при помощи Exsel, но меня не устраивает ограниченность его функций для данной деятельности. Мне необходим четко сформированная и надежная система, обеспечивающая быстрый доступ к нужной мне информации, удобные средства для создания отчетов и т.д. Вы понимаете, что я имею ввиду?!
Р: Да, конечно. Это все, что меня интересовало. Я еще более подробно ознакомлюсь с копиями документов, которые Вы мне предоставили, и мы с вами приступим к работе.
З: Хорошо.
Р: Спасибо, Я позвоню вам через 2 дня, мы встретимся и уже детально рассмотрим проект нашей системы.
З: Договорились. До свидания.
Р: До встречи.
В результате встречи можно сделать такие выводы:
1. продавцы-консультанты при обслуживании клиентов иногда не могут быстро представить всю информацию, о каком либо товаре (технические характеристики) и клиента приходится ожидать некоторое время для получения необходимой информации.
2. ввиду того, что прайс-листы на товар обновляются редко, возникают сбои в поставке той или иной продукции, т. к. к тому времени, как мы её заказываем, её просто уже может не быть на складе у поставщиков.
3. руководителю магазина, ввиду наличия в магазине весьма большого ассортимента продукции, приходится тратить много времени для определения необходимых размеров закупок той или иной продукции.
4. в магазине отсутствует автоматизированная система учета продаж продукции.
5. руководителю приходится тратить много времени для анализа продаж, а также составления отчетности.
Описание объекта
Предприятие «Computer Master » работает в сфере информационных технологий, а в частности, это продажа компьютеров и периферии. Торговая деятельность осуществляется в сфере розничной торговли. Для занятия торговой деятельностью хозяйствующий субъект в сфере розничной торговли имеет магазин, складское помещение, функциональные площади, в которые входят торговые и складские площади закрытых помещений для хранения и продажи товаров. Также имеется помещение, в котором проходит комплектация и обслуживание компьютеров и их комплектующих.
Магазин – стационарный пункт розничной торговли, занимает отдельное помещение и имеет торговый зал для покупателей. В функции склада входят создание необходимого ассортимента для выполнения заказов покупателей. Накопление и сохранение позволяет осуществлять непрерывное возобновление и поставку на базе созданных товарных запасов. Склад используется как промежуточное звено в цепочке производитель-покупатель.
Документооборот на предприятии
На предприятии существуют следующие виды документов:
1. приходные накладные
2. расходные накладные
3. налоговая накладная
4. договор
5. всевозможные отчетности
6. гарантийные талоны и др.