В перечисленном выше виде компоненты общения, а следовательно и коммуникативные умения, предстают как рядоположные, равноценные и независимые друг от друга.
На наш взгляд, компоненты общения можно представить в виде определенной структуры, элементы которой зависят друг от друга. Таким структурообразующим фактором должна стать цель общения (или основная направленность) (см. рис. 8). В зависимости от основной направленности в процессе общения решаются разные задачи. Они в свою очередь определяют предмет общения и сред-
Глава 3. Коммуникация как деятельность
ства для решения поставленных задач в соответствии с общей направленностью беседы.
Возьмем, например, следующую ситуацию: рабочий цеха в последнее время часто прогуливает. Вы хотите, чтобы это прекратилось. Направленность вашей с ним беседы будет инструментальной, поскольку основная ваша цель социально значима: это нужно производству, обществу в конечном счете, а не вам лично. Ваша подцель, или задача, — побудительная, так как вы хотите добиться того, чтобы рабочий больше не прогуливал. Предметом вашего разговора с ним, по всей видимости, и будет проблема прогулов вашего рабочего. Исходя из цели, задачи вашей беседы, а также в соответствии с ситуацией и особенностями рабочего вы выберете уровень общения: будете говорить как начальник с подчиненным, прибегая к формальным предписаниям, или предпочтете неформальные: уровень разговора на равных и уменьшение психологической дистанции между вами. В разговоре вы будете пользоваться как вербальными (словесными, речевыми), так и невербальными (эмоциональными, поведенческими) средствами общения.
Цель общения может быть и более сложной, например, решить проблему, разрешить конфликт и др. В данном случае направленность воздействия может быть как инструментальной, социально значимой, так и личностной (проблема может быть производственной или личной). А для достижения основной цели беседы следует реализовать все четыре подцели, или задачи: социальную, информативную, экспрессивную, побудительную: нужно установить и поддерживать хорошие отношения с собеседником; получить и передать информацию о проблеме; в процессе беседы каждый выразит свои чувства, мнения; а к концу беседы нужно побудить что-то сделать, предпринять для осуществления решения относительно проблемы или конфликта.
Вот в такой наиболее сложной ситуации, включающей в себя практически все компоненты общения, мы и будем рассматривать средства достижения цели беседы. А какие именно средства общения целесообразнее всего использовать в той или иной конкретной ситуации, каждому придется решать самому. Мы же предлагаем лишь рекомендации, которые носят достаточно общий характер.
Итак, речь в дальнейшем пойдет о деловой беседе руководителя с целью решения проблемы: о ее динамике; средствах достижения сопутствующих целей беседы; о факторах, влияющих на ход беседы.
Раздел 2. Теоретико-методологические основы..
Рис. 8. Структура взаимодействия
Динамика деловой беседы
Любая беседа имеет свою динамику, то есть имеет свое начало, середину и конец. Беседа может быть короткой или длительной по времени (содержание беседы мы пока не затрагиваем — это отдель-
Глава 3. Коммуникация как деятельность
ный аспект). Но тем не менее все разнообразие бесед определенным образом упорядочивается. Процесс любой беседы можно разбить на этапы или фазы. Полноценная беседа в своем развитии должна пройти все четыре этапа (или фазы). На каждой фазе решаются свои задачи. Хотя деление целостной беседы на этапы достаточно условно, эти фазы реально существуют, и даже в некоторой степени независимо от других фаз. Но так же как, скажем, в развитии ребенка, если те или иные этапы пропущены или пройдены поверхностно, через какое-то время человек к ним возвращается, поскольку неразвитые функции, процессы и способности тормозят дальнейшее развитие. Аналогичная ситуация и в беседе: происходит возврат к той фазе, задачи которой не решены до конца. В этом проявляется зависимость фаз друг от друга, их взаимная обусловленность. Итак, в беседе выделяют четыре фазы (рис. 9):
1. Контакт. Цель — создание благоприятных для беседы отношений, общего эмоционального фона.
2. Ориентация. Цель — выяснение сути проблемы, интересов, позиций, точек зрения собеседников.
3. Решение, оценка. Цель — поиск вариантов решений проблемы, их оценка.
4. Результат. Цель — достижение согласованного с собеседником решения, побуждение к действиям.
На каждой фазе для достижения основной цели беседы решаются свои задачи, которые будут рассмотрены ниже.
Таким образом, предложенная структура деловой беседы позволяет описать процесс развития беседы. Однако, как уже отмечалось выше, если задачи какой-то фазы не решаются до конца, то собеседники возвращаются к ним. Например, можно установить контакт с собеседником в начале беседы, но потерять его на второй или третьей фазе при обсуждении проблемы. В таком случае нужно снова устанавливать контакт и стараться поддерживать его в процессе всей беседы. В этом смысле фаза контакта сквозная, то есть она проходит по всем фазам беседы, только уже не стоит на
Раздел 2. Теоретико-методологические основы...
первом месте по значению. То же самое можно сказать о фазе ориентации. Обращать внимание, собирать информацию о собеседнике и проблеме приходится с самого начала беседы и вплоть до ее завершения. Но это наша как бы внутренняя работа, в основном же суть проблемы выясняется на второй фазе беседы.
В следующем разделе, придерживаясь схемы развития любой деловой беседы или переговоров, мы подробно рассматриваем основные коммуникативные навыки, необходимые менеджерам для продвижения к более сложным ситуациям, задачам управления персоналом.
Раздел 3
ТРЕНИНГ ОСНОВНЫХ
КОММУНИКАТИВНЫХ
НАВЫКОВ МЕНЕДЖЕРОВ
Глава 1