| Действия | Требования к результатам | Комментарии к действиям | Срок | Ответственный исполнитель |
| Определение вида и формата записей | Упорядоченность, однозначность и удобство восприятия информации; точность, достоверность и своевременность предоставления информации; исключение разобщенности и дублирования. В электронном или бумажном виде, в смешанном электронно-бумажном документообороте. | Определяется целевое назначение, формат записей. Для создания записей по качеству, как правило, используются шаблоны документов, что позволяет сократить время на создание документа и четко специфицировать состав данных по качеству. Записи выполняются в форматах, установленных нормативными документами внутреннего и внешнего происхождения или требованиями к содержанию, предъявляемыми владельцами процессов, определяющими форму и содержание записей, порядок их заполнения и ответственность. | До момента оформления и идентификации записей. | Владельцы процессов (руководители подразделений). |
| Оформление и идентификация записей | ДП «Управление записями» | Трансформация содержания выходных данных о результатах процессов в установленные и/или разработанные формы (шаблоны). Идентификация записей проводится путем присвоения журналам наименования, даты и идентификационного номера в соответствии с требованиями ДП «Управление записями». Идентификация других видов записей осуществляется по наименованию и даты. Перечень записей по качеству представлен в Приложении 2. В зависимости от целей и задач в области качества приведенный перечень может изменяться. | С установленной периодичностью. | Ответственный исполнитель процесса. |
| Защита и хранение записей | Условия хранения документов в подразделении должны обеспечивать их сохранность, отсутствие повреждений и предотвращение порчи в течение всего срока хранения. Доступность в местах пользования. | Сроки хранения бумажных версий документов определяются на основании номенклатуры дел ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в КЧР». Электронные версии документов хранятся на сервере. Доступ к конкретным записям имеют должностные лица, для которых установлены соответствующие права. Записи по качеству, выполненные в электронной форме, ежегодно архивируются и хранятся в течение года с момента их создания. | Документы постоянного и временного хранения хранятся в архиве ФБУЗ. Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях. | Ответственный исполнитель процесса. |
| Контроль и изъятие | Ведение записей в соответствии с требованиями к ведению электронных и бумажных записей. | Проводится в текущем режиме. | Контролируются записи руководителями подразделений один раз в месяц. По истечении срока хранения записи подлежат уничтожению | Владельцы процессов (руководители подразделений). |
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
| Должность | ФИО | Подпись | Дата |
| Зав. микробиологической лабораторией | В.И. Арапова | 09.01.2014 | |
| Зав. лаб. ИФА и ПЦР диагностики | Л.Н. Болатаева | 09.01.2014 | |
| Зав. санитарно-гигиенической лабораторией | Е.Г. Холодова | 09.01.2014 | |
| Зам. зав. санитарно-гигиенической лабораторией | Т.М. Куликова | 09.01.2014 | |
| Врач –паразитолог паразитологической лаборатории | Ф.К. Цекапибзева | 09.01.2014 | |
| Техник-дозиметрист радиологической лаборатории | А.А. Урусов | 09.01.2014 | |
| Химик-эксперт | Н.В. Пущина | 09.01.2014 | |
| Биолог | Е.В. Полянская | 09.01.2014 | |
| Фельдшер-лаборант микробиологической лаборатории | А.Б. Чомаева | 09.01.2014 | |
| Инженер по стандартизации | О.В. Смитюхова | 09.01.2014 | |
| Начальник отдела кадров | Е.С. Кумратова | 09.01.2014 | |
| Менеджер по качеству | И.Ю. Овчинникова | 09.01.2014 |
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
| Номер изменения | Номер листа | Дата внесения изменения | Дата введения изменения | Всего листов в документе | Подпись лица, внесшего изменение | ||
| измененного | нового | изъятого | |||||
| 16.05.2016г | 17.05.2016г | (О.В. Смитюхова) | |||||
ЛИСТ РАССЫЛКИ
| № п/п | Наименование подразделения | Должность | Количество экземпляров |
| Микробиологическая лаборатория | Зав. микробиологической лабораторией | ||
| Лаборатория ИФА и ПЦР диагностики | Зав. лаб. ИФА и ПЦР диагностики | ||
| Санитарно-гигиеническая лаборатория | Зав. санитарно-гигиенической лабораторией | ||
| Паразитологическая лаборатория | Врач –паразитолог паразитологической лаборатории | ||
| Радиологическая лаборатория | Техник-дозиметрист радиологической лаборатории | ||
| Санитарно-гигиеническая лаборатория филиал в г.Черкесск | Химик-эксперт | ||
| Бак. отделение в филиале Зеленчукского района | Биолог | ||
| Бак.группа в Карачаевском отделении | Фельдшер-лаборант микробиологической лаборатории | ||
| Инженер по стандартизации | Инженер по стандартизации | ||
| Начальник отдела кадров | Начальник отдела кадров | ||
| Менеджер по качеству | Менеджер по качеству |