Тема 5. Документация и инвентаризация
Документация. Понятие первичного документа. Реквизиты документа
Классификация документов. Документирование хозяйственных операций
И документооборот.
Инвентаризация, ее сущность. Порядок оформления и отражения в учете
Результатов инвентаризации
Документация. Понятие первичного документа. Реквизиты документа
Документ — это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Первичный учетный документ составляется в момент совершения или непосредственно после совершени я хозяйственной операции и предназначен для отражения ее результата на счетах бухгалтерского учета.
Бухгалтерские документы являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводительные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между организациями и лицами.
Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты ( реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение):
- название (наименование) и номер документа;
- дата и место составления документа;
- наименование организации, где и от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
- измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;
- подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.
При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи). Машинные носители информации должны содержать отличительный знак для идентификации лиц, оформивших эти подписи.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером.
Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.
Для регистрации хозяйственных операций необходимо применять установленные типовые формы документов. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация самостоятельно разрабатывает и утверждает первичные учетные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.
Классификация документов. Документирование хозяйственных операций
И документооборот.
Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по различным признакам:
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода накопительные и группировочные ведомости, расчеты себестоимости продукции, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки и др.
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные).
В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.
По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные.
Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции.
Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.
По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.
В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.
По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях или организациях. Основная часть первичных документов – специализированные.
По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК.
По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.
Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается ее руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
Примерная форма графика документооборота приведена в таблице 1.
Таблица 1 – План-график документооборота
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи | |
| Приходный кассовый ордер | бухгал- тер | бухгал- тер | кассир | ежедневно | бухгал- тер | кассир | при отчете | ежед невно | бухгал- тер | ежед- невно | бухгал- тер | ежеквартально | |
| И т.д. |
Поступившие в бухгалтерию документы обрабатываются с трех позиций:
- по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.
- по существу, т.е. выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность.
- арифметическая проверка, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.
Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке.
Внедрение в практику учетной работы организаций персональных компьютеров вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Компьютерная технология формирования, обработки и передачи учетной информации позволяет обеспечить на каждом этапе документооборота не только текущий и последующий ее контроль, но и что очень важно, — предварительный. Документооборот в условиях применения ПК позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.
После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.
Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).
В случаях реорганизации или ликвидации организации государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет — документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.
Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.
Инвентаризация, ее сущность. Порядок оформления и отражения в учете