Вопросы к экзамену
1. Понятие и принципы организации документооборота с ИОД (1.1, 3.2)
2. Сущность и особенности документооборота ИОД
3. Определение состава документов с ИОД
4. Порядок отнесения сведений к ИОД (3.1 – полное, 1.2 - кратко)
5. Структура защищенного документооборота (3-4)
6. Определение состава документов с ИОД (3.середина)
7. Документопотоки, состав технологических этапов и операций с ИОД (3.2(6.2))
8. Подготовка и издание документов с ИОД (7.1)
9. Учет и оформление бумажных носителей ИОД (7.2)
10. Учет документов ИОД (6.1)
11. Принципы включения различных типов автоматизированных систем в документооборот с ИОД (6.2)
12. Порядок работы с носителями ИОД информации (5.1(7.1))
13. Требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) ИОД. (5.2)
14. Основные реквизиты на документах с ИОД на 1 и последней странице
15. Написать обязанности служащих Организации, имеющих доступ к ИОД. (4.2)
16. Описать порядок доступа работников организации к ИОД (4.1)
17. Порядок ввода и вывода пользователей в систему обрабатывающий ИОД
(8.1, 8.3)
18. Изменение прав доступа пользователей системы (8.2)
19. Порядок контроля сетей, обрабатывающих документы ИОД от воздействия вредоносного кода (10.2)
20. Написать принципы организации делопроизводство ИОД (1)
21. Написать порядок ограничения на доступ к ИОД
22. Понятие и сфера действия ИОД
23. Описать этап оформления и учета носителей ИОД на бумажных носителях
24. Описать этап выдача документов ИОД на бумажных носителях (5см)
25. Описать этап приема от исполнителей документов ИОД в службе документооборота ИОД на бумажных носителях (5см)
26. Описать этап оформления и учета носителей ИОД на электронных носителях
27. Описать этап приема от исполнителей документов ИОД в службе документооборота ИОД на электронных носителях (5см)
28. Описать этап выдача документов ИОД на электронных носителях (5см)
29. Написать основные работы исполнителя и делопроизводителя документов ИОД при регистрации документов. (4см)
30. Написать порядок доступа в помещение, где обрабатывается ИОД (5.3)
31. Этапы оформления и учета носителей ИОД, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей (3.середина)
32. Порядок предоставления доступа к коммуникационным портам и устройствам ввода-вывода информации пользователей в системе, обрабатывающий ИОД(9)
33. Написать обязанности служащих Организации, имеющих доступ к ИОД
(4.2)
34. Написать порядок уничтожения носителей ИОД с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" (7.конец)
35. Написатьпорядок изменения прав доступа пользователей системы (8.2)
36. Написать порядок вывод пользователей из системы (8.3)
37. Написать порядок контроля за актуальным состоянием состава пользователей в автоматизированной системе, обрабатывающей ИОД (8.4)
38. Написать порядок контроля сетей, обрабатывающих документы с ИОД (10.1)
Общие положения
На носителях ИОД сведений проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». Запрещается использовать другие ограничительные пометки ("Банковская тайна", "Коммерческая тайна" и иные), за исключением носителей ИОД сведений, направляемых иностранным корреспондентам, когда вместо ограничительной пометки "Для служебного пользования" проставляется пометка "ИОД". Регистрация таких носителей сведений осуществляется в порядке, установленном нормативными актами для исходящей международной корреспонденции.
На отдельных видах документов (документы подразделений по работе с персоналом, медицинские книжки, регистры налогового учета, расчетные документы, кассовые документы, мемориальные ордера и иные), которые учитываются порядком, отличным от установленного для документационного обеспечения управления, ограничительная пометка "Для служебного пользования" не проставляется.
Финансирование мероприятий по защите ИОД сведений осуществляется за счет средств организации.
Передача ИОД сведений органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, а также юридическим лицам, осуществляющим аудиторские проверки деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Рассмотрим основные термины и определения:
информация ограниченного доступа – сведения (сообщения, данные), доступ к которым ограничен федеральными законами;
режим защиты – совокупность правовых, организационных, технических и иных мер, принимаемых обладателем информации ограниченного доступа для исключения неправомерного ознакомления с ними;
Перечень информации ограниченного доступа (далее – Перечень сведений) - документ, содержащий информацию, образующуюся в деятельности Организации, в отношении которой принимаются меры по защите и устанавливаются сроки действия ограничения на доступ к ней;
носители информации ограниченного доступа – бумажные носители, фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации, другие технические носители сведений;
ограничительная пометка – реквизит носителя информации ограниченного доступа, свидетельствующий об установлении режима защиты;
инвентарный учет – запись учетных данных о носителе информации ограниченного доступа, который в силу необходимости длительного использования и частого обращения к нему, не приобщается в дело, предусмотренное номенклатурой дел;
разглашение сведений – несанкционированное распространение информации ограниченного доступ служащим Организации, которому они были доверены в связи с выполнением своих должностных обязанностей.
Основными задачами учета носителей ИОД являются:
- закрепление факта присвоения носителю (например, обычным листам бумаги, дискете и др.) категории «Информации ограниченного доступа»;
- присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
- документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
- контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.
Все типы носителей ИОД должны быть учтены до начала составления проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа.
При этом соблюдаются следующие условия защиты информации:
- формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя. Повышенного внимания к нему;
- предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
- формирование грифа «конфиденциальности» будущего документа;
- предупреждение возможности тайной подмены носителя. Изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
- предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
- включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.
В службах обеспечения безопасности коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов ИОД ведется на носителях, не учитываемых предварительно.
Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для которых любые угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителей.
Этап оформления и учета носителей ИОД, выдача их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе документооборота ИОД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:
- первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;
- традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт его включения в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
- окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
- выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
- выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;
- прием от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу документооборота ИОД;
- ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.
При работе с исполнителями работник службы документооборота ИОД педантично решает следующие задачи защиты информации:
- предотвращение выдачи носителя информации лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
- выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;
- предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя информации и фиксируемой в нем информации;
- обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
- обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания ит.п.);
- предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;
- предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя.
Следовательно, до начала составления черновика документа с ИОД должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимальному риску утрату ценной информации, документирование которой пока только предполагается.
4 Порядок отнесения сведений к ИОД
Перечень сведений обеспечивает единый подход к отнесению сведений в системе Банка России к информации ограниченного доступа (ИОД). Он формируется на основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации с учетом реализации возложенных на Организацию функций и не носит исчерпывающего характера.
Организация подготавливают предложения о сведениях, которые, по их мнению, необходимо включить в Перечень сведений и защищать в качестве ИОД, и направляют их в вышестоящий орган. После систематизации поступивших предложений и их проверки на соответствие структуре и терминологии Перечня сведений разрабатывается проект Перечня сведений, который направляется на согласование в структурные подразделения. По результатам согласования подготавливается указание вышестоящей организации о введении Перечня сведений в действие. Изменения и дополнения в Перечень сведений осуществляются аналогичным порядком.
Отнесение используемых в тексте документа сведений к ИОД производится исполнителем документа и руководителем структурного подразделения Организации, уполномоченным на подписание или утверждение данного документа, в соответствии с Перечнем сведений.
Если сведения не предусмотрены Перечнем сведений, но по мнению исполнителя документа и руководителя структурного подразделения Организации, подписывающего или утверждающего документ, свободный доступ к ним может воспрепятствовать, либо иным образом отрицательно сказаться на реализации полномочий, предоставленных Организации федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, они могут отнести их к ИОД сведениям на срок не более одного месяца. За этот период либо принимается решение о дополнении Перечня сведений, либо ограничения на доступ к указанным сведениям снимаются.
Носитель сведений, поступающий в учреждение Организации от юридического или физического лица и имеющий ограничительную пометку ("Для служебного пользования", «ИОД», «Коммерческая тайна» или иную) регистрируется в учреждении Банка России с добавлением аббревиатуры «ДСП» к регистрационному номеру.
В случае отсутствия ограничительной пометки на поступившем от юридического или физического лица носителе сведений и при наличии в тексте (сопроводительном письме) указания на необходимость защиты представленных сведений, служащий учреждения Организации, получивший данный носитель сведений для работы, принимает меры по его учету в качестве носителя ИОД. В частности, в соответствии с требованиями к документационному обеспечению управления, производится изменение грифа доступа в системе автоматизированного доступа к документу или в Журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации и проставление ограничительной пометки "Для служебного пользования" на носителе сведений.
Дальнейшая работа с указанным носителем сведений осуществляется в режиме, обеспечивающем его защиту как носителя ИОД.
Ограничение на доступ к ИОД, возникающим в процессе выполнения Организации договорных отношений со сторонними организациями, контрагентами и клиентами, должно быть оговорено в соответствующем договоре (соглашении).
Ограничение на доступ к ИОД прекращается после окончания срока действия ограничения на доступ к указанным сведениям, установленного Перечнем сведений. При изменении Перечня сведений остается в силе срок действия ограничения на доступ к указанным сведениям, примененный к конкретному документу.
Кроме того, ограничения на доступ к ИОД должны быть сняты при наличии следующих оснований:
наличие вступившего в законную силу судебного решения, содержащего предписание о снятии ограничений на доступ к ИОД;
решение вышестоящего органа Организации о нецелесообразности дальнейшего ограничения на доступ к конкретным сведениям, отнесенным к ИОД.
Срок действия ограничения на доступ к ИОД не должен превышать 10 лет, если иной срок не установлен федеральными законами. Срок действия ограничения на доступ к ИОД, содержащимся в документе, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
По окончании срока действия ограничения на доступ к ИОД, в формах учетной документации носителей сведений, а также в системе автоматизированного доступа к документу, отметки о прекращении срока действия ограничения не производятся. При необходимости последующего обращения к указанным документам, у которых срок действия ограничения на доступ к содержащимся в них сведениям истек, ограничительная пометка "Для служебного пользования" на них зачеркивается. Право зачеркивания ограничительной пометки предоставляется лицам, ответственным за делопроизводство (секретарям). Зачеркивание заверяется подписью лица, которое произвело данное действие, с указанием фамилии, инициалов и даты.
Действие ограничения на доступ к носителям ИОД, предоставленных Организации сторонними организациями, прекращается по истечении срока, установленного собственником сведений (если он указан на документе или сопроводительном письме к нему), либо по письменному согласованию с лицом, предоставившим эти сведения. Указанное действие не распространяется на ИОД.
6 Этап составления текста документа ИОД методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.
Однако каждый исполнитель должен понять, что информация ИОД документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.
Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает.
Передача ИОД по заранее установленной нормами права или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.
Информация всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми документами ИОД. Передача ИОД в устной форме не разрешается.
Объединение документов ИОД, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.
Делопроизводство ИОД в целом базируется на тех же принципах, что и открытое (обычное) делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью ИОД. Эти отличия касаются как сферы делопроизводства ИОД, так и видов и содержания работ с документами.
Делопроизводство ИОД отличается от открытого, является самостоятельным видом деятельности, мотивируя это тем, что оно:
- распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;
- включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками и др.;
- решает две задачи: документационное обеспечение всех видов деятельности с ИОД и защиту информации при работе с документами ИОД.
Делопроизводство ИОД определяется как деятельность, охватывающая документирование информации ИОД, организацию работы с документами ИОД и защиту содержащейся в них информации.
Из сферы действия делопроизводства ИОД вытекают и его задачи:
1) документационное обеспечение всех видов деятельности при работе с ИОД;
2) защита документированной информации, образующейся в процессе работы с ИОД.
Первая задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование при работе с документами ИОД в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд деятельности с ИОД полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.
Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности организации информации.
Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.
Своевременность документной информации означает, что во время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.
Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.
Организации использования документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного использования документной информации.
Вторая часть делопроизводства ИОД регулирует обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Это достигается путем организации специального режима хранения документов ИОД и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к документам ИОД, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки документов ИОД и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации.
7 Следовательно, до начала составления черновика документа ИОД должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.
Этап составления текста документа ИОД методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.
Однако исполнитель должен помнить, что информация ИОД документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника формы.
Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает.
Передача ИОД информации по заранее установленной нормами права или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.
Информация всегда передается в письменном виде за подписью уполномоченного руководителя фирмы с соблюдением порядка с отправляемыми ИОД документами. Передача ИОД сведений в устной форме не разрешается.
Составление текстов особо ценных ИОД документов обычно относится к компетенции руководства фирмы. Менее значимые ИОД документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализовано руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами).
Объединение ИОД документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.
Если технология секретного и различных типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель документов ИОД с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в ней информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком общего и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 №1233.
Поскольку введение делопроизводства по служебным документам ограниченного распространения указанным постановлением Правительства возложено на подразделения открытого делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих предприятиях осуществляют секретари, в журнале планируется опубликовать серию статей, посвященных организации и технологии ИОД делопроизводства.
Делопроизводство ИОД в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.
Делопроизводство ИОД отличается от открытого, является самостоятельным видом деятельности, мотивируя это тем, что оно:
- распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;
- включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками и др.;
- решает две задачи: документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности и защиту информации при работе с ИОД документами.
Делопроизводство ИОД определяется как деятельность, охватывающая документирование информации ИОД, организацию работы с документами ИОД и защиту содержащейся в ней информации.
Из сферы действия делопроизводства ИОД вытекают и его задачи:
1. Документационное обеспечение всех видов деятельности при работе с документами ИОД.
2. Защита документированной информации, образующейся в процессе деятельности с документами ИОД.
Первая задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование деятельности при работе с документами ИОД в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд деятельности при работе с документами ИОД полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.
9 Организация приема, регистрации (учета), выдачи, рассылки, оформления, хранения и экспедирования носителей сведений с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" осуществляется ответственными за ведение делопроизводства (секретарями), в соответствии с нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение Организации.
Носители ИОД, кроме реквизитов, установленных нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение, должны иметь следующие реквизиты:
ограничительную пометку "Для служебного пользования";
номер экземпляра документа (для документов на бумажном носителе);
ссылку на пункт Перечня сведений, в соответствии с которым на носителе сведений проставлена ограничительная пометка "Для служебного пользования";
срок действия ограничения на доступ к конфиденциальным сведениям (согласно соответствующему пункту Перечня сведений).
Ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к носителю конфиденциальных сведений.
Для служебного пользования
Экз. № 1
№ 003-5-40
Журнал приема-передачи пеналов, ключей и дискет
Начато: _______________________
Окончено: _____________________
Срок хранения: 3 года
Статья 629
Реквизиты "ссылка на пункт Перечня сведений" и "срок действия ограничения на доступ к сведениям" проставляются только на документах, исполненных на бумажном носителе. Данные реквизиты проставляются на всех экземплярах, на оборотной стороне последнего листа документа ниже реквизита "отметка об исполнителе". Например:
Инициалы Фамилия
телефон
п. 2.11 ПС[1]; 5 лет
Указанные реквизиты не проставляются на нормативных и распорядительных документах Организации, распорядительных документах подразделений Организации, экземпляре документа, направляемого иностранному корреспонденту или в стороннюю организацию.
Машинные и другие технические носители сведений, предназначенные для обработки ИОД, кроме ограничительной пометки "Для служебного пользования", содержат реквизит "инвентарный номер носителя конфиденциальных сведений", проставляемый в соответствии с пунктом 5.4 настоящего Положения. Ограничительная пометка и инвентарный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя ИОД.
Пример:
USB-Flash 2 GB ДСП
Для переноса Базы данных
№ ОД-004-5-21/201
От 20.01.2010г
На проекте документа, содержащего ИОД, также проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
На оборотной стороне последнего листа проекта документа указывается количество подготовленных экземпляров проекта документа, фамилия исполнителя и номер его телефона.
Пример:
Отп. в 2-х экз.
Экз. № 1 – в дела;
Экз. № 2- в адрес …..
Исп. Иванов А.А. т.20-22
28.02.2012
Заказчики программного обеспечения автоматизированной обработки ИОД на средствах вычислительной техники должны предусматривать автоматическое формирование ограничительной пометки «Для служебного пользования» на выходных распечатках формализованных видов документов, в том числе формах банковской отчетности, в которых содержатся ИОД. Это требование должно быть отражено в техническом задании на разработку программного обеспечения.
В существующих электронных технологиях, в которых автоматическое отображение ограничительной пометки не реализовано, проставление ограничительной пометки и других реквизитов осуществляется пользователем.
Рабочие тетради, методическая и справочная литература, документы длительного пользования (тиражированные копии нормативных, распорядительных документов, технические, технологические документы и иные), содержащие ИОД, которые не приобщаются в дела, предусмотренные номенклатурой дел, а также машинные носители информации, используемые для обработки ИОД и, в силу служебной необходимости, находящиеся в длительном пользовании у служащего Организации, подлежат инвентарному учету.
Необходимость постановки на инвентарный учет отдельных документов на бумажных носителях определяется руководителем Организации.
Журнал инвентарного учета документов и машинных носителей информации ведется в структурных подразделениях Организации лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем) и включается в номенклатуру дел этого структурного подразделения. Передача документа, машинного носителя информации инвентарного учета в структурном подразделении Организации от одного служащего другому должна оформляться соответствующими записями в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.
Уничтожение носителей ИОД с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", учтенных по журналу инвентарного учета документов и машинных носителей информации, производится по акту. Указанные материалы уничтожаются по истечении практической надобности и с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Организации. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими Организации, назначенными руководителем структурного подразделения Организации. Акт утверждается вышеуказанным руководителем. Отметки об уничтожении носителей ИОД, включенных в акт, производятся в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.
Если срок действия ограничения на доступ к ИОД, содержащимся в документе или на машинном носителе информации, истек, а он продолжает использоваться в работе и уничтожению не подлежит, то ограничительная пометка на таком носителе ИОД зачеркивается.
Сроки хранения документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" должны определяться в соответствии с "Перечнем документов, образующихся в деятельности Организации, с указанием сроков хранения", который устанавливает сроки хранения документов независимо от вида носителя.
Документы и дела с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» хранятся в служебных помещениях структурных подразделений Организаций, в которых созданы условия, исключающие бесконтрольное проникновение посторонних лиц и гарантирующие сохранность находящихся в них носителей ИОД.
Требования к организации хранения, использования и уничтожения завершенных делопроизводством документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", переданных на хранение в архивы учреждений Организации, устанавливаются нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение, в том числе организацию ведомственного хранения документов в архивах Организации.
Выдача дел, имеющих ограничительную пометку "Для служебного пользования", из архива оформляется заявкой на выдачу дел во временное пользование, согласованной с руководителем структурного подразделения Организации, передавшим эти дела на хранение, или руководителем структурного подразделения, являющегося преемником, а в случае отсутствия преемника – с разрешения руководителя службы ДОУ.
Документы и дела с не снятой ограничительной пометкой "Для служебного пользования" на постоянное хранение в государственные архивы не передаются.
10 Основными задачами учета носителей ИОД (или, как часто называют в научной литературе, документов предварительного учета) являются:
- закрепление факта присвоения носителя (например, обычным листам бумаги, дискете, и др.) категории информации ограниченного доступа;
- присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверкой наличия;
- документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
- контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя его частей, потерявших практическое значение.
Все типы носителей ИОД документированной информации должны быть учтены до начала составления проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа.
При этом соблюдаются следующие условия защиты информации:
- формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышающего внимание к нему;
- предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
- формирование грифа ИОД будущего документа;
- предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
- предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
- включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.
В подразделениях занимающими ИОД коммерческих