СУБД Access.
Общие сведения.
На сегодняшний день MS Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки настольных баз данных (БД). Богатый набор мастеров и построителей позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания законченного приложения. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) — также большой плюс Access. Встроенный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет выполнять нестандартные задачи.
База данных в Access состоит из таблиц и связей между ними (если они есть), а также отчетов, запросов, фильтров, форм и макросов.
| · Таблицы.В базах данных Access информация хранится в виде двумерных таблиц. · Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. · Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. | 
|
· Страницы. Создание Web страницы доступа к данным/
· Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащиеся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.
· Макросы. Использование макросов в приложениях Access позволяет автоматизировать повторяющиеся операции.
· Модули. Модули содержат Access VBA код, используемый для написания процедур обработки событий.
Проектирование базы данных
В Microsoft Access прежде, чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Этапы проектирования базы данных
1. Определение цели создания базы данных. Нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте
· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
3. Определение необходимых в таблице полей. Каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
· · Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
· · В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
· · Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
4. Задание индивидуального значения каждому полю.Такое поле или набор полей называют основным ключом.
5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
6. Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты.
7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
1. Создание таблицы в базе данных.
| · Может выполняться как на стадии первичного создания БД, так и при добавлении новых таблиц в уже существующую БД. Создание таблиц включает следующие операции: · Определение полей таблицы; · Определение типа данных для каждого поля; · Определение размера полей (текстовых и числовых | 
|
· Установка ключевого поля;
· Присвоение имени таблице и ее сохранение.
При работе в режиме конструктора работа ведется по правилам, рассмотренным в FoxPro.
Для выбора ключевого поля необходимо установить на него курсор и выбрать пиктограмму ключа в панели инструментов (либо воспользоваться услугами контекстного меню).
При работе в режиме мастера таблиц следует выбрать поля из предлагаемых образцов таблиц
Создание связей.
Между таблицами, составляющими проект, можно установить связь, необходимую для построения ссылок и поиска справочных данных. При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена, но они должны иметь одинаковый тип данных (поле первичного ключа может иметь тип «счетчик» и связываться с числовым полем).
Порядок работы:
1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.
2. Нажмите кнопку Схема данных  на панели инструментов.
| 
|
| 3. Если в базе данных еще не определены связи, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицы для создания связей | 
|
4. Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.
 Флажок «Обеспечить целостность данных» будет отслеживать правильность набора полей, связанных с соответствующими ключевыми полями).
| 
|
| Общая схема имеет вид: (связи 1 (справка) ко многим (исходные данные). Схема сохраняется и является принадлежностью проекта. | 
|
После установления связей таблицы, имеющие первичные ключи, примут вид:
| Здесь знак «+» рядом с каждым значением ключевого поля означает возможность показа информации для соответствующего значения в связанной таблице. Так в данном примере каждому товару из таблицы «Цена» соответствует неограниченное количество записей в таблице «Продажи». | 
|
Коррктировка информации
Для ввода новых записей в таблицу ее следует открыть (открыть базу, выбрать вкладку Таблица и в ней выбрать нужную таблицу, нажать кнопку Открыть). Добавление новых записей ведется так же, как и добавление строк в Word или Excel., Однако, при работе со связанными таблицами нельзя добавить запись, информация из которой связана отношением многие к одному с другой таблицей, в которой подобная информация в ключевом поле (нельзя добавить сведения о продаже товара, цены которого нет в Price листе).
Удаление записей происходит в меню Правка – Удалить запись, в контекстном меню или через панель инструментов. Нельзя удалить запись, информация из которой связана отношением один ко многим с другими таблицами (нельзя удалить сведения о цене на товар в Price листе, если этот товар продавался).
Нельзя восстановить удаленную запись.