Руководство - брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.




Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке - следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем - это во многом и есть значение и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Приведем несколько устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотивировку написания письма:

"В порядке оказания технической помощи...";

"В соответствии с протоколом...";

"В подтверждение нашей договоренности...";

"В связи со сложной экономической ситуацией..." и т.д.

Предлагаем несколько вариантов типичного, стандартного, начала письма-извещения:

"Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов "Нива" прежней конструкции...";

"Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий...";

"В ответ на Ваш запрос ставим Вас в известность...";

"В соответствии с протоколом о взаимных поставках...".

А вот примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожелание:

"Убедительно просим Вас...";

"Обращаемся к Вам с просьбой...";

"Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств...";

"Категорически настаиваем на выполнении...";

"Выражаем уверенность том, что...";

"Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на...".

Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах, являются, например, такие:

"При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам...";

"Согласно прилагаемому списку высылаем в ваш адрес..." и т.д.

Приведем несколько выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

"К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...";

"Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на...".

В качестве заключительных могут выступать следующие фразы:

"Просим Вас не задерживать ответ...";

"Просим извинить нас за задержку с ответом...";

"Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...";

"По получении письма просим сообщить телексом подтверждение...";

"Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа";

"Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу...";

"Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)...";

"Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения".

Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают так же в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме:

"Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...";

"Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...".

Или в письме-претензии:

"...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции".

В заключение следует сказать, что приведенный в качестве примера набор языковых формул, клише, мог быть дан в значительно большем объеме, однако заменить профессионализм, внутренний такт и объективность составителя в оценке конкретной управленческой ситуации он все не сможет. Нужны практика, опыт, которые приходят со временем.

Деловой этикет вообще - порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в просьбах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в деловых письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) (с указанием фамилии); Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т.д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения "я", "он", вместо них применяются местоимения "мы", "Вы". Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено" и т.д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т.д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адресату об этом, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: "Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам".

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: "Благодарю Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом на...".

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под названием "отписка".

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа "будьте так любезны...", "Не откажите в любезности сообщить..." и т.д.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: "Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2002 N 25/42 истекает...". В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: "Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...".

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита "Адресат". Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо - отвечайте на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: "С уважением..."; в отдельных случаях - "Ваш...", "Искренне Ваш...".

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, чем в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки форматов А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7 - 8 строк.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатают на чистом листе бумаги и подшивают в дело как свидетельство выполненной работы.

Из всего ранее сказанного вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, где не было бы неудачных выражений, фраз и даже ошибок, но и того полезного, что может пригодиться в дальнейшей работе.

 

4.3. Классификация деловых писем

 

Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкая классификация носит в основном теоретический характер. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные т.д. Ниже приводится прежде всего краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач, и носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг.

Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предъявляется в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительное письмо составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов "На Ваш запрос сообщаем", "Извещаем Вас".

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу. Предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняют от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документов (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в данном пособии.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую).

По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующим правовым актом, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается только один вопрос, а в сложных рассматриваются несколько вопросов. По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По степени обязательства письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

Информационное письмо

 

Информационное письмо - деловое письмо, содержащее сведения официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассматриваются органами власти и управления различных уровней подведомственности организаций или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определенных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма - письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название "циркулярное письмо" не используется.

 

Письмо-сообщение

 

Письмо-сообщение - деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть послано по инициативе автора или являться ответом на соответствующие деловые письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:

"Доводим до Вашего сведения, что...";

"Сообщаем Вам, что...";

"Считаем необходимым поставить Вас в известность...".

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они конкретны в языковом отношении.

 

Письмо-приглашение

 

Письмо-приглашение - деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие.

Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату:

"Уважаемый..!" и ключевым глаголом является глагол "приглашаем":

"...Приглашаем Вас принять участие в...";

"Приглашаем Вас посетить выставку...".

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и т.п.).

В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: "Оргкомитет" или "Оргкомитет конференции" и т.п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом - руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.

 

Письмо-извещение

 

Письмо-извещение - служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т.п.).

Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извещения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.

Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма "Адресат" оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: "Руководителям...", "Главным бухгалтерам..." и т.п.) или не оформляется вообще.

Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия. При проведении совместного мероприятия несколькими организациями письма-извещения могут одновременно подписываться их руководителями.

Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафаретным текстом.

Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являются письма-уведомления.

Письма-уведомления.

Письмо-уведомление - деловое письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.

Уведомления могут публиковаться в средствах массовой информации для оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Чаще всего в письмах-уведомлениях используется ключевая фраза "Уведомляем Вас о...", "Уведомляем, что..." и т.п.

Для составления уведомлений возможно использование унифицированных текстов писем.

 

Письмо-предложение

 

Письмо-предложение обычно содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг и т.п. В коммерческой деятельности предложение (оферта) - письмо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если письмо-предложение направляется корреспонденту впервые, то в нем может содержаться информация об организации-авторе.

В письме-предложении (а оно может быть направлено как одному адресату, так и нескольким) может содержаться:

- детальная информация о предлагаемых конкретных товарах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;

- общая информация, фактически приглашающая к началу переговоров о дальнейшем сотрудничестве.

Для письма-предложения характерно использование одной из следующих ключевых фраз:

"В подтверждение нашей договоренности предлагаю Вам...";

"В связи с... предлагаю Вам...";

"На условиях... предлагаю Вам";

"Предлагаю Вам...".

Письмо-предложение может быть как инициативным, так и ответом на запрос заинтересованного покупателя или потребителя.

Коммерческие предложения (оферты) бывают двух видов: твердые и свободные.

Свободное предложение товаров и услуг направляется многим потенциальным покупателям и не содержит обязательства автора по продаже товаров и оказанию услуг.

Твердое предложение направляется конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки товаров или оказания услуг по количественным, качественным и ценовым характеристикам, льготам, скидкам и т.п. Твердое предложение связывает продавца обязательством продать товар или оказать услугу тому, кому они предложены, поэтому его необходимым компонентом является указание срока действия предложения, например: "Предложение действительно до...". Неполучение положительного ответа в указанный срок равносильно отказу принять предложение.

Ключевой фразой, используемой в твердом предложении, может быть:

"В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...";

"Предлагаю Вам...";

"Предлагаю Вам твердо...".

В случае согласия покупателя товара или потребителя услуг со всеми условиями предложения он сообщает продавцу о своем безусловном согласии с предложением (т.е. о принятии предложения без оговорок), что означает совершение сделки. При этом предварительно возможно достижение согласия по поводу необходимости оформления сделки договором (заключать его или нет). Договор можно не заключать, если объем сделки невелик или она не имеет разового характера.

 

Рекламное письмо

 

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

- письма с предложением товаров или услуг;

- письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:

Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы, скорее всего, прочитан не будет.

Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предполагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.

Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т.п.).

Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самому руководителю или одному из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимание от существа письма.

 

Письмо-просьба

 

Письма-просьбы - деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации.

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.

В первом случае оно начинается глаголом: "Просим..." или "Просим Вас...".

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:

"В связи с...";

"Для...";

"В соответствии с...";

а изложение просьбы с фраз:

"Обращаемся к Вам с просьбой о...";

"Просим Вас предоставить данные о...";

"Просим Вас провести...";

"Просим Вас сообщить информацию о..." и т.д.

Просьба может формулироваться и без использования глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...";

"Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

"Одновременно просим Вас...";

"Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...".

Просьба как составная часть письма может присутствовать и в других видах деловых писем, например в сопроводительных, гарантийных и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

 

Письмо-заявка

 

Письмо-заявка - это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на это письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п.

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.д. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

"Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме...";

"Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля...";

"Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции...".

Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

 

Гарантийное письмо

 

Гарантийные письма - это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.д. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица.

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких языковых оборотов, как "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др.

В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо - и удостоверяют печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.

В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих ситуаций.

 

Письмо-запрос

 

Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое для получения каких-либо сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг), которое используется на стадии, предшествующей заключению контрактов.

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются:

- наименование товаров, работ, услуг;

- условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, условия поставки и т.д.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений:

"Просим Вас сообщить о возможности поставки...";

"Просим Вас сообщить пробную информацию...";

"Просим сделать предложение на поставку...".

В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причины, побудившие запросить требуемую информацию.

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).

 

Письмо-заказ

 

Письмо-заказ - коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу, с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий.

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, условия платежа и т.д.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок.

Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.

 

Письмо-согласие

 

Письмо-согласие - это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять также языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

"Готовы принять Ваши условия на...";

"Доводим до Вашего сведения, что...";

"Извещаем Вас о...";

"Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...";

"Сообщаем Вам, что...".

 

Письмо-отказ

 

Письмо-отказ - это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:

"В связи с тем что...";

"В соответствии с тем, что...".

В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.

 

Письмо-подтверждение

 

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писе



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-12-29 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: