Вступление
В отчете о прохождении практики, будут описаны основные задачи, которые были реализованные мной в рамках прохождения практики, а так же краткая информация об организации, месте прохождения практики.
В рамках прохождения практики я был направлен в АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» (далее – Оргкомитет), в одно из функциональных подразделений - Департамент Культуры (функция «Культура).
Департамент Культуры – является одной из функций Оргкомитета, занимающийся организацией и проведением одной из наиболее значимых программ, проводимых в преддверье Игр 2014 – «Культурной Олимпиадой «Сочи 2014» (далее – Культурная Олимпиада), основная цель которой отобразить культурный образ России путем интеграции значимых культурно-массовых мероприятий, проводимых по всей стране. По итогам Культурной Олимпиады будет сформирована Культурная программа Игр 2014, куда войдут лучшие проекты и мероприятия за 4 года проведения Культурной Олимпиады.
Основная часть.
АНО «Оргкомитет «Сочи 2014»:
Оргкомитет Сочи 2014 - автономная некоммерческая организация «Организационный комитет XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи», созданная 2 октября 2007 года для подготовки и организации проведения XXII зимних Олимпийских игр и XI зимних Паралимпийских игр 2014 года в городе Сочи.Его учредителями являются Олимпийский комитет России, Федеральное агентство по физической культуре и спорту (от лица Правительства РФ) и Администрация города Сочи. Председателем наблюдательного совета Оргкомитета избран Александр Жуков, Президентом Оргкомитета назначен Дмитрий Чернышенко.
Президент России и Председатель Правительства Российской Федерации лично контролирует ход подготовки к Играм, проводя регулярные встречи с вовлеченными сторонами и международными экспертами.
Контролирует работу федеральных органов исполнительной власти по вопросам подготовки к Играм Заместитель Председателя Правительства РФ Дмитрий Козак.
Принцип структурной деятельности:
Целевая организационная структура Оргкомитет Сочи 2014 включает 54 функции. Все функции Оргкомитета формируются по средствам типизированных активностей. И активируются в соответствии с планом подготовки и организации Игр.
Функции Оргкомитета группированы в 14 Блоков. Каждый Блок курирует Вице-президент Оргкомитета.
Ниже приведена таблица активностей (функции) Оргкомитета.
Таблица «Активности Оргкомитета «Сочи 2014»
Блок коммуникаций | Блок олимпийского огня и других проектов | Блок безопасности | Блок планирования и интеграции |
Коммуникации | Эстафета олимпийского огня | Безопасность | Планирование и координация; Интеграция о координация подготовки Паралимпийских Ирг; Управление знаниями; Устойчивое развитие; Управление и контроль коммуникациями; Управление тестовыми мероприятиями. |
Блок маркетинга и бренда | Блок технологий и медицины | Блок финансов и логистики | Блок протокола и взаимодействие с МОК/МПК |
Культура; Маркетинг; Управление брендом; Лицензирование; Интернет; Распространение билетов; Образование; Создание образа Игр. | Технологии; Медицинское обслуживание; Теле, радио вещание; Аккредитации; Работа с прессой. | Защита интеллектуальной собственности; Финансы; Правовое обеспечение; Снабжение; Логистика; Адм – хоз. деятельность; Тарифный справочник; Резерв на непредвиденные расходы. | Прибытие и отъезды; Взаимодействие с МОК/МПК; Протокол; Размещение; Лингвистические услуги; Взаимодействие с НОК/НПК. |
ФП по управлению персонала Игр | Персонал Президента | Блок церемоний | Представительство в городе Сочи |
Персонал; Волонтеры; Поставщики и подрядчики. | Взаимодействие с гос. органами; Аппарат Президента. | Церемонии | Деятельность города Организатора. |
Блок строительства и транспорта | Блок спорта и управление объектами | ||
Окружающая среда; Координация строительства и временные сооружения; Эксплуатация объектов; Транспорт; Уборка и удаление отходов; Услуги по организации питания; Вывески и указатели. |
Роль функции «Культуры» (Департамента Культуры)во время Игр:
Функция «Культура» (далее – Культура) отвечает за разработку и успешную реализацию следующих культурных программ: работа места городских празднований в Олимпийском парке, проведение Культурной Олимпиады и прочих культурных мероприятий в Олимпийской и Паралимпийской деревнях. Культура будет координировать реализацию других культурных программ, таких как места городских празднований в городе-организаторе, культурные программы для волонтеров и другие мероприятия в Олимпийском парке. Кроме того, будет отвечать за освещение и предоставление общей информации о своей деятельности на специальном веб-сайте (Международный портал Культурной Олимпиады).
В подготовительный период отвечает за организацию и проведения программы «Культурная Олимпиада «Сочи 2014» на всей территории России.
Численность функции составляет – 8 человек.
Функция «Культура» является одной из продуктовых ФНД. Оно координирует формирование и реализацию одного из пяти ключевых продуктов Игр — Культуры. Во время Игр этот продукт включает в себя следующие подпродукты:
· Места городских празднований в городе-организаторе;
· Место городских празднований в Олимпийском парке;
· Культурные мероприятия в Олимпийской и Паралимпийской деревнях;
· Культурная Олимпиада;
· Культурная программа для волонтеров;
· Другие мероприятия в Олимпийском парке;
· Интерактивная Культурная Олимпиада.
Обязанности и отчетность в рамках практики.
Постановка задач, связанных с реализацией программы «Культурная Олимпиады «Сочи 2014»:
1 блок. – Взаимодействие с регионами РФ по вопросу формирования перечня мероприятий от субъекта РФ (культурно-массовых) для интеграции в программу Культурной Олимпиады «Сочи 2014», Год Театра. А так же формирование «Единой матрицы событий – Год Театра» на основании полученной информации от регионов РФ.
2 блок. – Учет и отбор «факелоносцев» и интегрирование информации относительно городов,в которых они участвуют.
3 блок – Взаимодействие с регионами России по вопросу интеграции творческих коллективов в Культурную программу Зимней Олимпиады «Сочи 2014».
4 блок – Формирование, согласование официальных писем Оргкомитета в адрес регионов РФ.
5 блок – Координация участников – творческих коллективов.
Отчет о выполнении поставленных задач:
В рамках взаимодействия с регионами РФ была получена информация (перечень мероприятий для интеграции в Культурную Олимпиаду, Год Театра) от 63 регионов России (охват все Федеральные Округа).
Направлены письма для интеграции Дней городов в программу Культурной Олимпиады.
Формирование «Единой Матрицы Событий – 2013».
По итогам формирования Матрицы были получены следующие показатели
Общее количество событий (если суммировать все события + мероприятия) | |
Общее количество вовлеченных регионов (приславших программу мероприятий) в Год Театра | |
Общее количество зрителей (предполагаемы показатель) |
Блок.
Эстафета Олимпийского огня начнется – 7 октября 2013 года и за четыре месяца побывает в столицах всех 83 субъектах РФ.
В каждом городе назначенный факелоносец будет преодолевать дистанцию в 200 метров, передавая огонь следующему.
Города были разбиты между разными функциями ОКОИ, для назначения факелоносцев.
Были получены сведения о городах, в которых факелоносцев назначает Департамент Культуры. Нами были отобраны кандидаты из звезд отечественного шоу-бизнеса, деятелей культуры субъектов РФ, заслуженных артистов и спортсменов.
Далее в установленном порядке полученная информация заносилась в матрицу. После чего заверялась Директором Департамента и утвержденные анкеты с печатью отправлялись Директору ОКОИ.
Блок.
В рамках взаимодействия с регионами России по вопросу интеграции творческих коллективов в Культурную программу Зимней Олимпиады «Сочи 2014», были интегрированы в полном объеме в соответствии с регламентов интеграцииколлективы от каждого субъекта.
Блок.
В рамках данного блока были сформированы, оформлены, и согласованны, в соответствии с установленным регламентом Оргкомитета по Системе Электронного Документооборота 83 официальных письма адресованные руководителям департаментов Культуры субъектов РФ.
Блок.
В рамках координации участников – творческих коллективов была налажена обратная связь с руководителями данных коллективов. Вся информация координировалась в базах данных.
В следствии живого общения была получена необходимая информация, улажены организационные вопросы, получены бытовые и технические райдеры, появилось представление о деятельности коллектива (что улучшило дальнейшую интеграцию их в Культурной программе и помогло определиться с выбором наиболее подходящей площадки и времени).
Вывод
В рамках прохождения практики в Департаменте Культуры «Оргкомитета «Сочи 2014» я получил огромный опыт в организации и реализации одной из наиболее значимых проектов в период подготовки к Зимним Олимпийским Играм - Культурной Олимпиаде «Сочи 2014»
На практике ознакомился с основными положениями регламента взаимодействия с органами исполнительной власти, в рамках реализации масштабных культурно-массовых, социальных проектов, правилами документооборота, ведения официальной переписки, согласования основных элементов проекта.
Получил представления о формировании таблиц отчетности, эффективных рабочих презентации, ходе реализации мероприятий, на практике познакомился с основными элементами управления проектами, рисками, а также координации на удаленном доступе основных участников проектов по вопросам интеграции региональных культурно-массовых мероприятий в план программыКультурной Олимпиады«Сочи 2014».
Список литературы.
1. Олимпийская хартия ред. 2011г.;
2. Заявочная книга «Сочи 2014»;
3. Функциональный операционный план функции «Культура»