Начало анализа - перегруппировка

Эти два способа удобны на начальном этапе, когда важно понять, что Вы делаете в течение дня, куда уходит Ваше время. Вести табличку достаточно 5-7 дней, в зависимости от того, насколько разнообразен Ваш график.

Потом полученную информацию нужно обработать и проанализировать.

Вы берете заполненные таблички и выписываете на отдельный лист все, что делали в эти дни. Напротив каждой записи ставите расход времени. Какие-то действия неизбежно будут повторяться, тогда вы просто плюсуете время к соответствующей записи.

Рисунок 1 «Начало анализа: список действий и расход времени»

Если для учета вы пользовались символами, то начальная классификация у Вас уже есть. Если же Вы просто текстом достаточно подробно записывали все, что делаете, то при составлении списка Вы группируете однородные дела. Например, чтение книги Р.Баха и, например, Л.Толстого, объединяете в строку «Художественная литература», а чтение Н.Козлова – например, в строку «Литература по психологии». У Вас получится длинный список с грубой первоначальной группировкой.

Действия из списка имеет смысл объединить в направления деятельности, причем желательно, чтобы направлений было не более 7 ± 2. Например: «Домашние дела» (уборка, гоовка, стирка и т.д.), «Отдых, развлечения» (сон, прогулки, игры, телевизор, чтение просто так, для отдыха и т.д.), «Полезное чтение»T, «Работа» и т.д. Можно такое объединение провести прямо на предыдущем списке, просто выделяя разные направления цветом, а можно сделать новый.

Некоторые делят все дела на три группы:

«Полезное время» - то, что работает на мои цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».

«Техническое время» - время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.

«Бесполезное время», «Поглотитель» - пустые развлечения, бесполезный треп – тоже время с «нулевым» сухим остатком.

В зависимости от результатов перегруппировки изменится внешний вид Вашей таблички Учета времени.

Учет времени – второй этап

На этом этапе удобно вести примерно вот такую табличку:

Таблица 3 «Учет времени – хронокарта»

В первую колонку Вы заносите перегруппированный список действий, остальную таблицу разбиваете на выбранные интервалы времени (в нашем примере – 30 минут). Последний столбец – «Итого» - заполняется в конце дня.

В течение дня вы заполняете табличку при каждом переключении внимания, удобнее всего закрашивать интервал времени, занятый той или иной деятельностью. Например, Ваша табличка может выглядеть вот так:

Таблица 4 «Пример заполнения хронокарты»

Важно, что в каждом столбце должна быть закрашена как минимум одна клеточка, показывающая, что Вы делали в этот период времени. Вы можете использовать символы с предыдущего этапа, например, ими очень удобно обозначать мелкие отвлечения от основного дела. В нашем примере в последней строке «Помехи» отмечен входящий телефонный звонок в 9:15, ответ на который занял 3 минуты.

Табличка удобна своей наглядностью и быстротой использования, так как Вы не тратите время на запись действия.

Вечером можно заполнять еще такую сводную табличку: