РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ,

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

Сведения из теории

ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные об организации,

А также ограничительные отметки для реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов – адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. Текст печатается на А4, 1,5-2 интервала.

Адресат размещают в правой верхней части первого листа документа над текстом письма. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Предлоги «для» и «от» не пишутся.

При рассылке документа нескольким адресатам прямое обращение к определенному лицу перед текстом следует опустить.

«Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем? О ком?». Например «Об оказании научно-технической помощи»

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его короткая история.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, не вызывать сомнений в правильности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экз., а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и краткость текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (таблица 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

Таблица 1

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ,