Создание и совершенствование научно-справочного аппарата
Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата (НСА) должна начинаться с общего ознакомления с системой НСА архива (информационными справочниками), с планом его усовершенствования и со списком фондов по категориям учреждений (фондообразователей).
По усмотрению руководства архива студенты могут заниматься переработкой или усовершенствованием описей, составлением каталогов, заполнением справочников по учету, индексацией карточек для топографических указателей и другими видами работ. Для переработки описей могут быть выделены небольшие фонды для каждого студента или более крупные фонды для их обработки несколькими студентами.
При составлении каталогов студентам желательно выполнить комплекс по каталогизации документов: познакомиться с классификационной схемой каталогов, изучить описи фондов, предназначенных для каталогизации, провести выбор структурных частей, выявить сведения из них и описать их на каталожных карточках, заиндексировать карточки и вшить их в каталог.
Принять участие составлении других видов справочников, если данный период в архиве ведутся работы по их подготовке.
Организация использования документов
Знакомство студентов с организацией работы отдела научной информации и публикации документов. Цели и формы использования архивных документов. Задачи, стоящие перед архивом по использованию документов. План работы отдела, система учета выполненной работы и эффективности использования документов архива.
Составление информационных документов (справки-ориентировки, информационного письма, тематических перечней). Выполнение тематических запросов учреждений на хозрасчетных началах.
Участие в организации выставок, подготовке тематических подборок (комплексов, альбомов и др.), статей для периодической печати, радиопередач, докладов, лекций, встреч с общественностью и т.д.
Работа в читальном зале архива
Знакомство со всем комплексом работ читального зала архива, с обязанностями заведующего читальным залом, организация учета тематики исследований, проводимых в нем. Работа в качестве сотрудника читального зала архива: прием исследователей (пользователей архивной информации), их оформление для работы в читальном зале архива, выдача дел, заполнение карточек для тематической и именной картотек и т.д.
Наведение и выдача биографических справок, социально-правовых запросов
Знакомство с правилами выдачи наведения и выдачи справок, имеющимся вспомогательным аппаратом стола справок. Порядок регистрации поступивших заявлений и их дальнейшее исполнение. Наведение справок биографического и социально-правового характера (о трудовом стаже, об образовании, имущественных правах граждан и др.), оформление, выдача и их учет
Публикация документов
Знакомство со сборниками документов и материалов, изданных архивом. Планы научно-издательской деятельности архива.
Участие в подготовке документальных публикаций архива. Выявление и отбор документов: просмотр описей и каталогов, периодических изданий, опубликованных источников. Составление карточек на невыявленные документы.
Комплектование архивов документами, экспертиза их ценности, контроль за состоянием ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий
Знакомство студентов с работой отдела комплектования архива. Его задачи, функции, взаимосвязь в работе, план комплектования. Списки государственных и муниципальных учреждений, организаций, религиозных и общественных объединений, частных лиц, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в (государственный, муниципальный) архив. Наблюдательные дела.
Формы работы с организациями – источниками комплектования. Нормативно-методические документы, обеспечивающие преемственность работы государственных, муниципальных архивов, архивов организаций. Работа студентов-практикантов в каком-либо конкретном учреждении, организации по проверке состояния документального фонда и архива организации (под руководством куратора). Изучение инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел данного учреждения, системы хранения и учета документов его архива. Составление обобщенного документа по итогам проверки. Изучение описей, подлежащих обсуждению на ЭПК. Участие в заседаниях ЭПК.