Все финансово-хозяйственные операции ОАО «Зарница», в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются. Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом (оплаты труда) и формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1. Первичный учет численности персонала ОАО «Зарница» осуществляется на основании следующих документов:
1) приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1), который является основанием для приема на работу.
Учетом личного состава персонала занимается кадровая служба и табельщики. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется во всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы.
Лицо, ответственное за учет личного состава работников ОАО «Зарница», в соответствии с этим приказом заполняет на каждого вновь принятого работника личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии на него открывается лицевой счет;
2) личной карточки (форма №Т-2), которая заполняется на каждого работника ОАО «Зарница». В ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения.
3) приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма №Т-6), который применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков;
4) приказа (распоряжения) о прекращении (распоряжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8), который применяется при оформлении увольнения работников ОАО «Зарница». На его основании бухгалтерия ОАО «Зарница» производит расчет с работником.
Для учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяется унифицированная форма первичной документации - табель учета рабочего времени (форма №-13), в котором фиксируется использование рабочего времени всех работающих в ОАО «Зарница» ответственным на каждом подразделении. Табель составляется в одном экземпляре. Данная форма позволяет не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табеля рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду. Учет использования рабочего времени ведется в табеле сплошным (каждодневным) методом регистрации явок и неявок на работу. Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы вносятся в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки).
Для расчета и выплаты заработной платы в ОАО «Зарница» применяются следующие формы документов:
а) расчетно-платежная ведомость (форма №Т - 49) – при составлении этой формы допустимо не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.
Расчетная ведомость формы Т-49 необходима для расчета заработных выплат работникам организации. Составляется бланк раз в месяц (на момент выплат зарплаты сотрудникам), в бухгалтерии в одном экземпляре.
Заполнение расчетно-платежной ведомости осуществляется следующим образом:
На первом листе в графе «Наименование организации» указывается полное или сокращенное название фирмы. При наличии прописываются названия структурных организации в соответствующей строке или ставится прочерк при их отсутствии. Заполняют строку «Код по ОКПО».
Далее, в строку «В кассу для оплаты в срок с..» вносят период выплаты денежных средств. В строке «Сумма» с заглавной буквы заносится сумма выплат прописью и цифрами.
В строке «Руководитель организации» прописывается занимаемая им должность, расшифровка подписи и сама подпись после заполнения бланка. Также заполняется строка «Главный бухгалтер», внизу которой указывается такая же дата, что и в строке «Дата составления ведомости». «Номер документа» для удобства ставят порядковый. «Отчетный период» заполняется датами с первого по последнее число текущего календарного месяца.
В табличной части расчетно-платежной ведомости указываются следующие данные.
Строчка 1 – порядковые номера, последний из которых равен числу работников в штате. Строки 2-4 заполняют по аналогии с личными карточками сотрудников, а графы 5- 7 – в соответствии с «Табелем учета использования рабочего времени». В строке 22 прописывается весь состав сотрудников организации, с которыми заключены трудовые договора.
Остальные поля таблицы заполняются в соответствии с бухгалтерской документацией. Итоговая сумма из графы 21 дублируется в строку «Сумма».
При условии правильно оформления, бухгалтер приступает к выдаче работникам организации денежных средств. Он же оформляет расходный кассовый орден. Если кому-то из сотрудников выплаты не были произведены, в строке 23 прописывается «Депонировано».
В графу «По настоящей платежной ведомости выплачена сумма» проставляется итоговая сумма выплат работникам прописью и цифрами, а также депонированная сумма в строках 23 и 5 с отметкой «Депонировано». Расчетная ведомость заверяется подписью бухгалтера, а также главного бухгалтера.
б) лицевой счет (форма №Т-54) - заполняется бухгалтером ОАО «Зарница» на каждого работника на основании первичных документов о приеме на работу и в котором указывается информация: фамилия, имя, отчество; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения вычетов при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу.
Лицевой счет заполняется в течение года. В данном документе помесячно отражаются все виды производственных начислений и удержаний. Информация, содержащаяся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листам. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.
Для учета рабочего времени и расчета заработной платы разных категории работников так же ведутся следующие документы:
1) наряд на сдельную работу - форма используется для учета выполненных работ группой работников (бригадой, звеном и т.п.). Наряд является основным документом на сдельную работу. Применяется Унифицированная форма № 414-АПК.
Документ выписывается перед началом работ сроком до одного месяца. На лицевой стороне ежедневно или на определенный период записывается задание, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ. Здесь же после выполнения задания отражается количество принятых годных изделий или выполненных работ, указывается отработанное время, общая сумма оплаты труда и процент доплаты.
На оборотной стороне документа заполняется табель, в котором учитывается время, отработанное каждым работником. Заработок каждого определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам.
Наряд утверждается руководителем подразделения и используется в бухгалтерии для записей в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.
На лицевой и оборотной стороне наряда ежедневно записывается задание работнику. Здесь же фиксируется количество принятой работы (изделий), затраченное время (норматив и фактически), начисленная сумма основной оплаты, процент доплаты.
Выдачу задания в наряде подписывает заведующий мастерской, приемку работ - руководитель соответствующего подразделения, для которого выполнялись работы. Правильность расчетов в наряде удостоверяет нормировщик.
Наряд утверждает руководитель подразделения, после чего он поступает в бухгалтерию для записи сумм в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.
2) путевой лист трактора (форма - №412) - предназначен для учета выполненных работ трактором на рабочем объекте. По всем нормативным правилам выпускать трактор на работу без путевого листа категорически запрещается.
Лицевая часть листа, предназначена для того, чтобы отразить в ней задание, которое будет выполнять тракторист на рабочем объекте. На этой странице присутствуют следующие строки: фамилия, имя, отчество тракториста, откуда поступает груз и куда доставляется.
Также в документе указывается расстояние, количество перевозок, класс и название груза. На этой странице ставится заключения механика по состоянию спецмашины. Только после его разрешения трактор может выехать в маршрут. Кроме механика свою подпись должен поставить человек, который будет управлять трактором, он должен подтвердить, что машина принятая им, находится в исправном состоянии.
Оборотная сторона листа, предназначена для того, чтобы фиксировать на ней все результаты работы. Сюда входят следующие строки:
¾ куда и откуда был доставлен груз,
¾ название, время отправления и прибытия,
¾ название груза,
¾ заказчик,
¾ единица измерения, шифр аналитического, синтетического учета работы и шифр основной.
Кроме этого, водитель делает отметку о штрафах, количестве часов, количество груза, тоннаж и километраж. Также оплата, смены, пробег транспорта и расход топлива. Все это вносится в процессе выполнения работы.
После работы в лист вносится вся необходимая информация о машине, а именно, остаток горючего при выезде с гаража, сколько было заправлено и сколько осталось при въезде в гараж. Также сюда вносится информация о техническом состоянии трактора. Это необходимо для того, чтобы выявить неисправности.
После этого данные из путевого листа заносятся в накопительную ведомость, которая необходима для учета затрат организации.
Путевой лист трактора выдается бухгалтером, заполняется бригадиром.
3) Путевой лист грузового автомобиля - необходим для отражения работы подвижного состава и водителя грузового автомобиля. А также на основании данного листа и товарно-транспортной накладной производится начисление зарплаты водителю грузового автомобиля и осуществляются расчеты по перевозке грузов. Данный путевой лист грузового автомобиля является первичным документом, перевозка груза при условии оплаты по сдельным расценкам труда учитывается в путевом листе формы N 4-с.
Заполняется путевой лист грузового автомобиля уполномоченным на это лицом организации, в нашем случае – бухгалтером, в следующей последовательности. Сначала заполняются серия, номер и дата выдачи путевого листа. Затем указываются код режима работы и номера колонны и бригады. Далее оформляются все реквизиты по транспорту и сведения о водителе. После заполняются реквизиты лицензионной карточки и прицепа. В строке «Сопровождающие лица» прописываются фамилии и инициалы экспедиторов, грузчиков и других лиц, участвующих в задании. Все сведения о выезде автомобиля и его возвращении указываются в графе «Работа водителя и автомобиля» путевого листа грузового автомобиля. В задании водителю указываются наименование заказчика (в его распоряжении должен прибыть грузовой автомобиль на задание), время прибытия к заказчику, адреса погрузки и разгрузки (согласно заявке), наименование перевозимого груза, число поездок с грузом, расстояние перевозок груза и необходимое для заказчика количество перевозимого груза. Количество горючего, которое необходимо для выполнения задания, прописью указывается в строке «Выдать горючее». Если данные верны, диспетчер расписывается на путевом листе грузового автомобиля. Далее все реквизиты технических данных заполняет механик, после чего расписывается, тем самым, передавая грузовой автомобиль в распоряжении водителя (технически исправен). Водитель своей подписью подтверждает техническую исправность автомобиля и получение ему задания.
4) Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства. Форма 413-АПК – документ, предназначенный для произведения расчетов полагающейся заработной платы всем работникам животноводства, на работы которых установлены сдельные расценки. Документ имеет унифицированную форму, утвержденную законодательством Российской Федерации. Данный документ заполняется за месяц.
При заполнении данного документа необходимо корректно указать должность конкретного работника, его фамилию и инициалы, табельный номер, суммарное время им отработанное, а так же объем выполненной работы, определяющий конкретные результаты (получено продукции). Далее, исходя из установленных в организации расценок, осуществляется начисление оплаты труда.
Следует иметь в виду, что в документе формы 413-АПК одновременно ведется учет в целом по ферме, отдельно по бригаде, а так же по различным видам полученной продукции (выполняемых работ). Для этого в бланке унифицированной формы предусмотрены соответствующие графы. Последняя графа предполагает внесение данных об итоговом времени, которое было отработано конкретным работником, а так же начисленная ему заработная плата. На оборотной стороне документа производится расчет общего количества отработанных часов гужевого транспорта.
Форма 413-АПК подписывается бригадиром, зоотехником, а так же бухгалтером, который принимает документ для обработки. Данные формы после переносятся в накопительную ведомость учета затрат, а так же в расчетно-платежную ведомость.
Составляется документ на основании журнала учета надоя молока и акта на оприходование приплода.
5) Учетный лист труда и выполненных работ (форма N 410-АПК).
Форма используется для учета ручных работ и выполненных группой работников (звено, бригада).
Документ рассчитан на ведение в течение одного дня или нескольких дней при ограниченном количестве выполняемых работ.
В документе записывается каждый работник, участвовавший в выполнении тех или иных работ в течение рабочего дня, его табельный номер, наименование работы и под какую культуру, отработано часов, объем выполненной работы, начислено основной и дополнительной оплаты.
В случае если в течение одного рабочего дня работающий выполнял несколько видов работ и под разные культуры, то это фиксируется в отдельных графах, расположенных рядом. В конце документа (с правой стороны) по каждому работнику выводится общее отработанное время и общая сумма начисленной оплаты труда. Внизу выводятся общие итоги по всей группе работников, принимавших участие в работах.
Сведения об объемах выполненных работ записываются в учетный лист только на основании данных обмера обработанных площадей, подсчета или взвешивания продукции. Работа, выполненная недоброкачественно и подлежащая переделке, не принимается и в учетный лист не записывается. Учетный лист подписывают агроном и бригадир.
Для учета работ, выполненных ручным способом, используют учетный лист труда и выполненных работ (индивидуальный). Лист предназначен для учета труда, проведенных работ и начисленной заработной платы отдельным работникам бригады, выполняющим одноименные работы в течение нескольких дней. В учетном листе указывают выполненные работы, вид оплаты, расценку, количество отработанных часов, процент доплаты и т. д. Подписывают учетный лист агроном и бригадир.
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполняются, то в соответствующем месте делается прочерк.
Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво, вовремя утверждаться руководителем.
В бухгалтерии первичные документы должны подвергаться обязательной проверке – прежде всего по форме, на наличие арифметических ошибок, а так же документы проверяют по существу, т.е. устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, которые влияют на сумму численной заработной платы.
Бланки документов должны соответствовать утвержденным к применению в сельском хозяйстве формам бухгалтерского учета.
Нельзя забывать и о проставлении корреспондентских счетов в первичных документах. Ведь ее отсутствие существенно затрудняет учет, а так же может привести к неверному отнесению на счета сумм, а значит и к несоответствию положений к выдаче сумм заработной платы.